Ist doch nur ein Klischee…

… und das tut doch nicht wirklich weh, sagte neulich jemand in einer Diskussion zu mir, nachdem ich moniert hatte, dass ihm Stereotypen über verschiedene Nationalitäten locker-flockig über die Lippen gingen. Und: an jedem Klischee sei etwas Wahres dran, egal, ob es jetzt um Länder, Kontinente oder Geschlechter gehe.

So ein Schubladenschrank voll mit Klischees, Stereotypen und Vorurteilen ist nicht ungewöhnlich. Wir Menschen neigen ja dazu, Dinge und Situationen zu klassifizieren, und man kann das auch wunderbar erklären, was das Hirn und der Bauch dabei tun und vielleicht sogar, warum sie das tun.

Aber so ganz ungefährlich ist das nicht, und auch nicht so harmlos, wie mancher das darstellt. Der Weg vom Klischee über das Vorurteil hin zu Diskriminierung, Sexismus und Rassismus ist ziemlich glatt, und die Grenzen sind fließend. Manchen Kommentar steckt man noch achselzuckend ein oder lacht darüber und ärgert sich im Stillen, doch im Grunde müsste man viel öfter laut „Stopp!“ rufen. Nicht alles, was witzig klingt, ist es auch.

Gerade als Personalerinnen und Personaler tun wir meiner Meinung nach gut daran, uns mit dem Thema Diskriminierung zu beschäftigen und das nicht als reines Nice-to-have oder Machen-wir-mal-wenn-wir-Zeit-haben-Thema anzusehen, sondern immer wieder im Alltag genau zu schauen, was um uns herum passiert.

Ich habe diesen Blogbeitrag heute geschrieben, weil mehrere Dinge zusammengekommen sind und gerade alles gut passt. Vor ein paar Tagen las ich das Buch von Alice Hasters über ihre Rassismuserfahrungen. Irgendwo im Netz schrieb jemand darüber, es sei viel zu persönlich, aber genau das fand ich dabei sehr lesenswert. Es ist kein leichtes Buch. Es (ver-)stört an einigen Stellen, es kratzt, es piekt, und das macht es wichtig. Wir haben alle unsere blinden Flecken und unseren „unconscious bias“ und es ist notwenig, immer wieder darüber nachzudenken und unser Verhalten bei Bedarf auch tatsächlich zu ändern.

Dann sprach ich heute morgen mit einem Freund über sexistische Beschreibungen von Menschen (hauptsächlich trifft das wohl Frauen) und ob das im Jahr 2020 denn wirklich immer noch sein muss (tja…) und wie man dagegen angehen kann und was der und die Einzelne tun kann.

Und dann war die neueste Ausgabe des Human Resources Manager im Briefkasten mit dem Schwerpunkt: Diskriminierung. Ich habe noch nicht alle Artikel dazu gelesen, aber was ich gelesen habe, war sehr interessant und relevant und wie gesagt, nicht nur für Personalerinnen und Personaler ist das einfach ein unglaublich wichtiges Thema.

Wir Menschen sind nicht perfekt. Wir machen Fehler. Auch gute Führungspersonen machen nicht immer alles richtig. Aber das ist kein Grund, sich zurückzulehnen und zu sagen, dass man ja eh nix ändern kann und dass die Welt halt nun einmal so ist, wie sie ist.

1993 machte ich Abitur und danach ein Freiwilliges Soziales Jahr in einem Kindergarten. Damals war ein Lied gerade in Mode, über viele kleine Leute, die an vielen kleinen Orten viele kleine Dinge tun und damit das Gesicht der Welt verändern können. Ich erinnere mich vor allem an ein Mädchen, das tagelang durch den Kindergarten spazierte und immer wieder sang „können das Sicht verändern, können das Sicht verändern.“ Als gute FSJ-lerin versuchte ich ihr natürlich beizubringen, dass es „das Gesicht verändern“ heißt. Aber heute denke ich manchmal, irgendwie hatte das Mädchen auch recht (ohne es zu wissen): denn wir können unsere Sicht auf die Welt ja tatsächlich verändern, wir können unseren Standpunkt hinterfragen, und wenn wir das tun, verändern wir am Ende womöglich ja doch auch die Welt. Hoffentlich zum Guten!

In diesem Sinne wünsche ich allen Leserinnen und Lesern eine gute und möglichst geruhsame Zeit und den ein oder anderen Impuls zum Nachdenken und „Sich(t) verändern.“

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Aller Anfang ist…

… schwer, sagt das Sprichwort. Das gilt auch für den Berufseinstieg. Und es gilt auch für „frische“ Personaler:innen. Egal, ob man jetzt „was mit HR“ studiert hat oder eine entsprechende Berufsausbildung gemacht hat, oder als Quereinsteiger:in in die Personalarbeit kommt, und egal, wie gut die Ausbildung war oder was man bisher so gemacht hat, ein paar Stolpersteine gibt es immer. Das ist aber überhaupt nicht schlimm, finde ich. Vor allem dann nicht, wenn man damit nicht alleine ist.

Ich möchte heute ein paar Dinge vorstellen, die mir früher geholfen haben bzw. von denen ich heute weiß, dass sie mir geholfen hätten, wäre mir das damals schon bewusst gewesen.

Lerne, lerne, lerne

Fertig mit der Ausbildung und jetzt am Arbeitsplatz heißt keinesfalls, die Füße hochzulegen und den grauen Zellen nun eine lange Pause zu gönnen. Die Grundhaltung sollte sein, immer neugierig zu bleiben und weiterlernen zu wollen und das dann auch zu tun. Es gibt immer wieder etwas Neues, sei es irgendeine Managementheorie, eine Änderung in der Sozialversicherung, ein cooles Tool, ein bahnbrechendes Gerichtsurteil…

Fachliteratur

Es gibt Bücher, die man besitzen (und kennen) sollte. Vor allem in Bezug auf arbeitsrechtliche Fragen sollte man die Grundlagen gut beherrschen und für weitere Themen wissen, wo man nachschauen kann. Die einschlägigen Gesetze gibt es im Netz und es kann hilfreich sein, sich den dicken Sammelband zu besorgen. Für mich gehörte das Buch von Anfang an zur Grundausstattung und das ist eine Anschaffung, die ich nie bereut habe.

Schnell recherchieren

Man muss nicht alles wissen. Kann man auch gar nicht. Übrigens auch später nicht 😉 Aber eine aus meiner Sicht unverzichtbare Fähigkeit ist es, schnell recherchieren zu können. In einer halben Stunde kommt jemand, um sich zur Beantragung von Elternzeit beraten zu lassen? Kein Problem, die Infos, die ich noch nicht habe, lese ich mir an. Was fällt unter personenbedingte Kündigung? Hm, nicht alles im Kopf, aber ich kann nachlesen (und merke es mir auch!). Das lässt sich alles lernen und üben, keine Sorge. Und im Alltag hilft es ungemein.

Gute Quellen sind übrigens Haufe, die Personalwirtschaft, das HRM Magazin, Online-Handbuch Arbeitsrecht und wer sich näher mit dem Thema Lohnabrechnung befassen möchte, wird hier fündig.

Netzwerke

Als ich vor Jahren zum ersten Mal mit der betrieblichen Personalarbeit in Berührung kam, gab es den BPM noch nicht. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich mit anderen Personaler:innen zu vernetzen. Das kann in einem Verein oder Verband sein oder auch in einer losen Gemeinschaft. Auch und gerade dann, wenn man als Einzelperson im Unternehmen für HR zuständig ist, ist ein Netzwerk sehr wichtig. Als langjähriges BPM-Mitglied und Regionalgruppenleiterin empfehle ich den BPM natürlich sehr gerne, aber anderswo ist das Gras auch grün. Sagt man. 😉

Führungskräfte sind nicht allwissend

Geschäftsführer:innen sollen für alles die Verantwortung tragen. Irgendwie. Manche bearbeiten jedes Thema alleine, andere delegieren bestimmte Themen an Mitarbeiter:innen und Expert:innen (intern oder extern). Ebenso wie wir Personaler:innen nicht alles wissen (können), wissen Führungskräfte nicht alles. Es ist nicht meine Aufgabe als Personalerin, zu jeder Idee und zu jedem Arbeitsauftrag sofort „Ja, klar doch!“ zu sagen und mit der Umsetzung zu beginnen. Klingt nach Rebellion? Nein, ist Teil der Arbeit. Ich gebe ein Beispiel: die Führungskraft kommt und sagt: „Wir müssen dem Hanspeterfritz kündigen. Bereite schon mal alles vor.“

Wäre es meine Aufgabe, die Vorlage eines Kündigungsschreibens mit den Daten von Hanspeterfritz zu füllen und der Führungskraft zur Unterschrift vorzulegen (sofern diese überhaupt unterschriftsberechtig ist)? Oder wäre es nicht vielmehr meine Aufgabe, zur Vorbereitung dieses Vorgangs erst einmal die Fakten zu sammeln und zusammenzutragen und dann mit der Führungskraft zu besprechen, was der sinnvolle nächste Schritt sein könnte?

Wir dürfen auch mal nein sagen. Wir können beraten, diskutieren, Alternativen aufzeigen. Das ist manchmal unbequem. Doch oft ist es nötig.

Offene Tür

Gelegentlich muss man sich den Vorwurf anhören, HR säße ja nur im stillen Kämmerlein oder im Elfenbeinturm und hätte weder Ahnung von noch Interesse an der wirklichen Welt. Mal ehrlich, manchmal ist da sogar etwas dran. Ich habe sehr gute Erfahrungen gemacht mit einer geöffneten Bürotür bzw. mit drei Arten der offenen Tür: weit offen heißt, jede:r kann jederzeit hereinkommen und mich ansprechen. Angelehnte Tür heißt, bitte klopfen. Vielleicht sprechen wir gleich, vielleicht später. Geschlossene Tür heißt, jetzt bitte nicht. Keine Frage, dass die Tür so oft wie möglich weit offen sein sollte. Und nicht nur das. Im Unternehmen präsent sein, mit anderen mal die Mittagspause verbringen, sie an ihrem Arbeitsplatz besuchen, und vieles mehr, trägt dazu bei, nicht als Elfenbeinturmsitzer:in bezeichnet zu werden. Auch „remote“ gibt es Möglichkeiten. Das wäre dann aber fast einen eigenen Blogbeitrag wert.

Fragen?

Ich freue mich über Kommentare, Hinweise, Fragen, Kritik… denn auch ich bin weder allwissend noch unfehlbar und lerne sehr gerne dazu. Wir lesen uns!

Personalmanagementkongress 2020

Vor einer Woche um diese Uhrzeit saß ich im Zug nach Berlin. Ausgestattet mit Mund-Nasen-Schutz, einem Buch und sehr gespannt darauf, was mich beim diesjährigen Personalmanagementkongress erwarten würde.

Eigentlich findet der Kongress ja im Juni statt, aber es war schnell klar, dass das dieses Jahr anders werden würde.
Viele Kongresse und Konferenzen und MeetUps und BarCamps wurden abgesagt oder komplett in den virtuellen Raum verlegt.

Für den PMK gab es eine andere Lösung. Unter dem Motto „Der PMK expandiert in Raum und Zeit“ gab es ein „Hybrid-Event“. Um die 200 Personen kamen nach Berlin ins bcc, und dazu gab es die Möglichkeit, virtuell (also online) am Kongress teilzunehmen und sich die Sessions am Rechner zuhause oder im Büro anzuschauen und auch Fragen an die Referent:innen zu stellen. Auch manche Sessions in Berlin fanden virtuell statt – die Referent:innen wurden auf der Leinwand zugeschaltet, und es gab sozusagen „Fernsehen live“.

Es war mein zehnter PMK und der erste, bei dem ich nicht zu allen Sessionslots anwesend war. Aber ich habe dennoch eine Menge mitgenommen und bin froh, dass ich mich entschieden hatte, in Berlin dabei zu sein.

Natürlich habe ich auch wieder fleißig getwittert (Hashtag #pmk2020) und kam mir dabei vor wie „damals“, als es unter HR-ler:innen nur wenige gab, die Twitter überhaupt nutzten. Dieses Jahr waren die Tweets mit #pmk2020 sehr überschaubar, aber ich habe mir sagen lassen, bei LinkedIn sei das ein oder andere live vom Kongress gepostet worden. Mag sein, dass Twitter schon wieder „out“ ist. Für mich ist es nach wie vor ein prima Tool zum Informationsaustausch und auch zum Netzwerken.

Apropos Netzwerken, das kam dieses Jahr (für mich) leider ein wenig zu kurz. Denn ein offenes, ungezwungenes gemeinsames Rumstehen mit der Kaffeetasse in der Hand gab es (verständlicherweise) nicht. Es wurde durch das bcc-Personal genau darauf geachtet, dass Mund-Nasen-Schutz getragen und genügend Abstand gehalten wurde. Und in guter PMK-Tradition der Wetterkapriolen war es draußen vor dem bcc vor Hitze nicht gerade angenehm. 30 Grad Mitte September, das wird hoffentlich keine Gewohnheit…

Besonders beeindruckt haben mich die Sessions von/mit

• Hanna Völkle und Tannaz Falaknaz zum Thema „Unconscious Bias“
  • Manches kannte ich schon, da ich mich schon länger mit dem Thema beschäftige, aber es war gut, das noch einmal kompakt zu hören.
  • Sehr schön war das Bild von Homer Simpson (unser Bauchgefühl) und Mr Spock (die Logik), auch wenn das Twittern darüber dann gleich einen Donut-Bot auf den Plan rief 😉
• Margret Rasfeld mit ihrem sehr engagierten Vortrag über die Schule und warum Schule, wie wir sie kennen, kaum auf die Herausforderungen der modernen Welt vorbereitet.
• Prof. Dr. Anja Lüthy, die in einer unglaublichen Geschwindigkeit über digitales Recruiting und Employer Branding sprach und dabei nicht nur mit enormem Fachwissen glänzte, sondern auch viel Humor einbrachte.

Was mich weniger beeindruckte, war, dass es auch im Jahr 2020 immer noch Usus zu sein scheint, Powerpoint-Folien mit Texten und Textboxen etc. völlig zu überfrachten und dass die vorsichtigen Versuche, mit Flipchart zu präsentieren, einen schalen Beigeschmack hinterließen, weil man die Schrift kaum lesen konnte und die Blätter irgendwie lieblos aussahen.

Aber vielleicht gibt es ja irgendwann mal eine Referent:innen-Schulung zum Thema „Wie mache ich ordentliche Visuals, die mich unterstützen und die keine Broschüre sind“. Ich würde mich da als Kritikerin Teilgeberin/Trainerin durchaus einbringen. 🙂

Auf ein neues beim vielleicht wieder hybriden PMK 2021! Wer meine Tweets nachlesen mag, findet mein Profil hier.

Reisende soll man nicht aufhalten… oder?

Wann hatten Sie das letzte Mal eine Kündigung auf dem Tisch, liebe Leser:innen? Oder wann haben Sie das letzte Mal gekündigt?

Wie ging es Ihnen damit?

Kündigungen machen etwas mit uns. Wenn wir selbst kündigen, und wenn wir als Führungskraft oder Personaler:in eine Kündigung erhalten.

Ich möchte heute nicht über Eigenkündigungen schreiben, sondern ein paar Worte darüber verlieren, wie Führungspersonen mit Kündigungen von Mitarbeiter:innen umgehen könnten, da ich regelmäßig mitbekomme, dass es in der Praxis nicht immer reibungslos abläuft.

Deshalb habe ich zwei Vorschläge.

1. Nehmen Sie es nicht persönlich.

Wenn Sie die Kündigung auf dem Tisch haben, verzichten Sie darauf, irgendwelche Gardinenpredigten zu halten und Ihrem Gegenüber vorzuwerfen, den besten aller möglichen Jobs hingeworfen zu haben und ja nicht zu wissen, was gut für sie/ihn ist.

Bleiben Sie fair! Das Kind ist eh im Brunnen, wie es so schön heißt, und wenn Sie bis zum Zeitpunkt der Kündigung nichts von Abwanderungsgedanken mitbekommen haben, liegt das nicht in der alleinigen Verantwortung Ihres Gegenübers.

Gehen Sie professionell mit der Angelegenheit um. Sorgen Sie dafür, dass die noch ausstehenden Urlaubstage ordentlich berechnet werden, dass etwaige Plus- oder Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto bekannt und korrekt sind und vielleicht kommt sogar eine bezahlte Freistellung in Betracht. Reden Sie offen darüber, aber versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können.

Verabschieden Sie sich am letzten Tag anständig von Ihrem (dann ehemaligen) Teammitglied. Selbst wenn’s in Ihrem Ego ein bisserl zwickt, dass die Person gekündigt hat, denken Sie daran, dass man sich im Leben oft zweimal oder öfter begegnet und sagen Sie „Auf Wiedersehen“.

2. Nehmen Sie es persönlich.

Wie jetzt, Frau Hartenfeller, ist das Ihr Ernst?, denken Sie vielleicht. Ich soll das mit der Kündigung nicht persönlich nehmen, und dann doch?

Die Medaille hat drei Seiten. Sie können eine Kündigung durchaus persönlich nehmen, wenn Sie die Situation als Möglichkeit zum Lernen und zur Weiterentwicklung nutzen.

Gibt es Veränderungen (z.B. in der Organisationsstruktur, aber auch bei Ihnen selbst), die sinnvoll sein könnten? Was können Sie aus dem Exit Interview (das Sie oder ein:e Kolleg:in vielleicht geführt hat) mitnehmen?

Wenn Sie künftig eine Art „Frühwarnsystem“ etablieren wollen, um von Kündigungen nicht mehr so überrascht zu werden, wie könnte das aussehen?

Was könnten Sie tun, damit Mitarbeiter:innen, die nicht mehr so ganz zufrieden sind, zeitnah zu Ihnen kommen, um mit Ihnen darüber zu sprechen?

Ein paar Ideen

Etablieren Sie einen Offboarding-Prozess, bei dem Sie stets die Möglichkeit einer Rückkehr der Mitarbeiter:innen im Auge behalten (wie gesagt, nehmen Sie’s nicht persönlich, wenn jemand geht). Es mag sein, dass die Zahl derer, die später tatsächlich noch einmal zurückkommen und wieder bei Ihnen arbeiten, klein ist. Aber es ist immer sinnvoll, die Tür nicht ins Schloss zu werfen und schon gar nicht abzuschließen und den Schlüssel zu verstecken. Gerade in enger werdenden Märkten kann ein „Boomerang Hiring“ eine wertvolle Option sein. Und wer sich nach der Kündigung gut behandelt fühlt, wird eher auch zum Tippgeber und könnte Kontakte zu andern potentiellen Kandidat:innen herstellen. Alumniarbeit kennen die meisten von Hochschulen und Universitäten. Aber darauf muss sich das nicht beschränken. Auch für Unternehmen kann das eine spannende Sache sein.

Erwarten Sie keine Wunder. Manche Veränderungen brauchen Zeit.

Versetzen Sie Ihre Mitarbeiter:innen in die Lage, dass diese jederzeit gehen könnten und für andere Arbeitgeber wertvoll sind (z.B. durch regelmäßige Fortbildungen o.ä.), und versuchen Sie gleichzeitig einen Rahmen zu schaffen, damit die Mitarbeiter:innen bleiben wollen.

Able to go, willing to stay.

Wenn Sie Fragen, Anmerkungen, Kritik haben, melden Sie sich gerne. Und wenn Sie mehr zum Thema Offboarding oder zu anderen Themen wissen wollen, sprechen Sie mich einfach an.

Intensiv, interessant, innovativ: das EX Design Bootcamp

Wow. Einfach nur wow.

Das war mein Eindruck schon am ersten Abend des von der hkp Group in Frankfurt veranstalteten EX Design Bootcamp Mitte Oktober.

Und so ging es auch weiter. Drei Tage voll gepackt mit Methoden, Spielen, Informationen, Ideen, Impulsen und keiner Minute Langeweile.
Wer einen Workshop sucht, in dem er sich ab und zu zurücklehnen kann und ein bisserl auf dem Smartphone daddeln, der ist beim Bootcamp falsch. Ja, wir hatten zwischendurch Pausen. Aber es gab nie Leerlauf und für mich auch keinen Grund, mich aus dem Geschehen herauszuziehen und etwas anderes zu tun. Zu spannend war, was passierte, zu aktivierend waren die Methoden, zu mitreißend die Moderation durch Hanna Hesse und Leon Jacob.

Drei Tage raus aus dem Arbeitsalltag. Ist es das wert? Für mich auf jeden Fall. Ich habe so viel aus diesen drei Tagen mitgenommen, dass mein Hirn immer noch dabei ist, alles zu sortieren. Und ich werde einiges umsetzen, in meinen nächsten Workshops und Seminaren und natürlich auch in der Personalarbeit. Denn darum geht es beim EX Design: Employee Experience. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen und schauen, was sie bewegt und was sie brauchen. Aber es ist mehr als das. Die Tools und Methoden, die wir im Bootcamp kennengelernt und ausprobiert haben, lassen sich auch im HR-Team einsetzen. Bevor wir uns eine neue Software ins Haus holen, die unser HR-Leben besser machen wird, weil der Vertrieb der Softwareschmiede das verspricht, könnten wir eine kleine EX Design Runde machen und erst einmal überlegen und herausfinden, was wir tatsächlich brauchen und wie eine Lösung aussehen könnte.

Beim EX Design geht es nicht nur darum, bunte Zettelchen zu kleben (aber es ist Teil des Vergnügens), sondern eben auch darum, am Ende des Prozesses etwas Konkretes, etwas Greifbares zu haben, mit dem wir weiterarbeiten können. Greifbar im wahrsten Sinne des Wortes: beim Prototyping wächst so manches Team über sich hinaus und erschafft ganz tolle 3D-Modelle seiner Idee.

Wenn Sie das auch einmal ausprobieren wollen, liebe Leserinnen und Leser, dann schauen Sie zum Beispiel mal beim BPM vorbei, der in Zusammenarbeit mit hkp regelmäßig EX Design Veranstaltungen anbietet. Oder melden Sie sich fürs nächste Bootcamp an (und blocken sich die drei Tage komplett im Kalender. Sie werden zwischendurch keine schnelle Telko führen können. Sie werden das auch nicht vermissen). Oder Sie schreiben mir und ich erzähle Ihnen gerne mehr von dem, was ich schon ausprobiert habe und was ich noch vorhabe.

Montagsimpuls: HR Trends und Diversity

Nun ist das „neue“ Jahr auch schon ein paar Tage alt und 2019 zu schreiben fühlt sich nicht mehr ganz so ungewohnt an.

Auch dieses Jahr hat der BPM wieder 10 HR Trends veröffentlicht. Nummer 6:

Diversity wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor

Dabei geht es nicht nur um Männer und Frauen, sondern um ein breites Verständnis von Vielfalt.

So weit, so gut. Dennoch muss ich heute unter dem Stichwort Diversity eine Männer-und-Frauen-Geschichte aus einem Unternehmen erzählen und mir ein paar Gedanken dazu machen.

Das Unternehmen ist die Tochter eines großen Unternehmens aus einem unserer Nachbarländer. Auch in Deutschland ist die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vierstellig. Mir war immer mal aufgefallen, dass es für die zentrale Niederlassung in Deutschland regelmäßige Ausschreibungen für HR Business Partner gab. Hm, dachte ich, ist die Fluktuation dort so hoch, oder wächst die Personalabteilung und bekommt mehr Aufgaben?

Dann lernte ich einen Mitarbeiter dieses Unternehmens kennen. Er ist nicht in HR und fragte mich im Verlauf unseres Gesprächs, wie lange es denn üblicherweise dauern würde, bis eine an HR gemeldete Änderung auch auf der Lohnabrechnung oder in der Akte sichtbar würde. Ich gab ihm meine Einschätzung und er erwiderte, es wäre ja schön, wenn die Kolleginnen in seiner HR-Abteilung auch professionell arbeiten würde. Das traue er ihnen jedoch nicht zu.

Das machte mich neugierig, und er erzählte mir dann, dass das Unternehmen vor einer Weile einen neuen Personalchef eingestellt hätte. Dieser hätte dann begonnen, seine Abteilung neu aufzustellen. Ältere, erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seien nun nicht mehr da; dafür bestünde die Abteilung nun aus Berufsanfängerinnen. Sein Eindruck sei, dass man diese fragen könne was man wolle, eine Antwort hätten sie nicht.

Ob es tatsächlich so schwarz-weiß ist wie es in unserem Gespräch rüberkam, weiß ich natürlich nicht. Ob die Kolleginnen wirklich keine Ahnung haben, kann ich nicht beurteilen, und glaube auch nicht, dass es so ist. Was aber klar ist: jemand, der relativ neu im Job ist, verfügt noch nicht über entsprechende Erfahrung und konnte sich auch noch kein „intuitives Wissen“ aufbauen, was über das reine Theoriewissen hinaus geht. In einem solchen Umfeld kann es schwierig sein, schnelle oder fundierte Antworten auf Fragen zu geben.

Berufsanfängerinnen und Berufsanfänger einzustellen ist wichtig. Ich arbeite sehr gerne in gemischten Teams aus „alten Hasen“ und „jungen Hüpfern“. Die Mischung macht’s. Man braucht Zeit, um sich Erfahrungswissen anzueignen. Nicht alles steht in schlauen Büchern oder ist bei eloquenten Bloggerinnen und Bloggern nachzulesen.

Wie wohl andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen aus der Geschichte über die Veränderungen denken? Ich werde es kaum erfahren. Für mich wirft die Geschichte jedenfalls Fragen auf. Kann ein solch junges Team auf Dauer funktionieren? Können sie gemeinsam wachsen und irgendwie voneinander lernen? Wäre es nicht auch eine Möglichkeit gewesen, nicht das komplette Team zu ersetzen, sondern z.B. die erfahreneren Kolleginnen und Kollegen als Mentoren für die Jüngeren zu nutzen? Was ist wohl mit dem impliziten Wissen passiert? In HR weiß man, wenn man eine Weile dabei ist, ja oft mehr über die Strukturen und Besonderheiten im Unternehmen als das, was in den Akten steht. Selten wird dieses Wissen beim Weggang von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgefragt.

Viele Fragen, die offen bleiben werden. Aber es lohnt sich, immer neu darüber nachzudenken, wie wir Diversity im Arbeitsalltag definieren und leben. Nicht nur für HR-lerinnen und HR-ler.

Kommen Sie gut in die neue Woche!

AIDA in der Personalabteilung

AIDA. Wer denkt da nicht an Opernhäuser, Schiffsreisen, Attention-Interest-etc. oder auch Asteroid Impact Deflection Assessment. Ein wunderbares kleines Wort, das viele Bedeutungen hat.

Gestern las ich einen Artikel der t3n, in dessen Teaser es hieß, 39% der Arbeitszeit der Personaler bestünde aus Administration und für andere Dinge bliebe keine Zeit. Im Artikel selbst ging es dann um diese anderen Dinge, für die all diejenigen wenig Zeit haben, die sich an zwei von fünf Tagen mit Administration beschäftigen.

Also machen wir heute mal AIDA in der Personalabteilung: Abspecken in der Administration.

Die eleganteste Lösung ist die Anschaffung und Nutzung einer ordentlichen Software. Eine Software mit Schnittstellen für die Lohnabrechnung (und Zeiterfassung, wo nötig), die auf hiesige Bedürfnisse zugeschnitten ist. Es gibt da auch für kleine Unternehmen tolle Varianten. Noch besser ist es, wenn die Software neben den genannten Schnittstellen auch den Self-Service durch Mitarbeiterinnen und Führungskräfte zulässt. Es sollte Standard sein, dass Mitarbeiterinnen ihre persönlichen Daten (z.B. Adressänderung nach Umzug) selbst aktualisieren können und dass Urlaubsanträge nicht mehr in Papierform mit dreifachem Durchschlag in die Genehmigungsschleifen gehen müssen. Viele Prozesse der Personalarbeit lassen sich digital abbilden. Dazu gehört aber auch, dass diese Prozesse im Unternehmen definiert sind, sonst gilt leider das GIGO-Prinzip („garbage in, garbage out“, meist scherzhaft gemeint, doch mit einem Körnchen Wahrheit).

Wer keine Software anschaffen kann, muss sich anders helfen. Auch da gibt es Möglichkeiten.

Personalakte:
Weg vom Prinzip des „viel hilft viel“. Überlegen Sie, was Sie wirklich brauchen und in welcher Form. Nicht alles muss in Papierform in die Akte. Es gibt digitale Speichermöglichkeiten, die Sie nutzen können (aber bitte Regeln und Best Practices zur Informationssicherheit beachten). Entscheiden Sie, ob Sie mit einer Akte arbeiten wollen oder ob es Haupt- und Nebenakten geben soll. Entsprechend sortieren Sie die bestehenden Akten und vernichten alles, was nicht gebraucht wird. Auch wenn Sie auf Aufbewahrungsfristen achten, werden Sie vermutlich feststellen, dass Sie die Aktenberge kleiner machen können.

Laufwerke:
Hand aufs Herz, wie viele HR-relevante Ordner und Unterordner haben Sie auf Ihrem Rechner und auf den Netzlaufwerken? Wie viele davon nutzen Sie regelmäßig? Wie viele haben Sie schon vergessen (weil „irgendwo“ abgelegt oder selten gebraucht)? Schaffen Sie eine schlanke, logische Struktur, die zu Ihrem Unternehmen passt. Löschen Sie alte Versionen von Dokumenten oder stellen Sie anderweitig sicher, dass diese nicht mehr genutzt werden. Geben Sie den Dokumenten verständliche Namen und halten Sie sich an die Nomenklatur. Auch die Sucherei nach „Vertragszusatz_2018_Müller_M“ oder „M_Müller_Zusatzvertrag“ kostet Zeit und ist unnötig.

Formblätter, Dokumente, Anleitungen:
Personalarbeit beinhaltet Papierkram, ob wir wollen oder nicht. Auch hier können wir uns und den Kolleginnen die Arbeit erleichtern. Halten Sie Formulare (intern wie extern) griffbereit und stellen Sie so viele wie möglich auf allgemein zugänglichen Laufwerken zur Verfügung. Schreiben Sie verständliche Anleitungen und Nutzungshinweise, wo nötig. Wenn es im Unternehmen ein Intranet gibt, nutzen Sie dieses.

Vorbereitende Lohnabrechnung:
In vielen Unternehmen wird die monatliche Lohnabrechnung nicht inhouse erledigt, sondern durch einen Dienstleister, z.B. das Büro des Steuerberaters. Gewöhnen Sie sich an, Änderungen zu dokumentieren, wenn diese passieren. So vermeiden Sie die Hektik kurz vor dem Abrechnungszeitraum, wenn der Dienstleister „plötzlich“ alle Informationen haben möchte und Sie dann suchen müssen und am Ende auch noch etwas vergessen. Meine Erfahrung ist, dass Sie locker einen Tag Arbeit sparen, wenn Sie täglich (oder wöchentlich) Ihre Änderungsliste pflegen und nicht nur einmal im Monat. Natürlich wäre das mit einer entsprechenden Software noch einfacher, aber das sagte ich ja bereits.

Apps & Co.:
Auch wenn Sie keine HR-Software haben, nutzen Sie Onlineangebote und Apps, so oft es geht. Wenn Sie z.B. Mitarbeiterbefragungen durchführen wollen, tun Sie das nicht papierhaft. Schauen Sie sich um, was es auf dem Markt gibt und probieren Sie auch mal etwas aus.

Ich bin ein sehr strukturiert arbeitender Mensch. Administration macht mir Spaß und geht mir schnell und leicht von der Hand. Trotzdem darf das niemals Selbstzweck sein! Überlegen Sie immer, welchen Papiertiger Sie tatsächlich reiten müssen und ob es nicht auch anders geht. Wenn Sie keine Idee haben, fragen Sie ruhig auch mal die Kolleginnen. Denn die schauen nicht mit der HR-Brille und können wertvolle Anregungen geben. Sagen Sie bitte auch nicht sofort, dass etwas nicht erlaubt ist. Nicht alles, was wir noch nicht ausprobiert haben, ist verboten. Wir müssen eine ordentliche, korrekte Administration sicherstellen, gar keine Frage. Aber wir müssen unseren Tagesablauf als Personalerinnen nicht von der Administration diktieren lassen.

Mein persönlicher Zeitfresser in Unternehmen ohne entsprechende Software ist übrigens das Recruiting, genauer gesagt die Verwaltung der Bewerbungen. Wenn Sie dafür nur eine Excel-Liste haben, ist das zwar besser als nichts, Sie kommen damit aber nie so richtig in Schwung.

Wenn Sie also 2019 endlich eine Software anschaffen wollen, nehmen Sie eine, die nicht nur Administration kann, sondern auch ein gutes Recruitingmodul hat. Am Anfang braucht es etwas Zeit, bis alles läuft und die eigenen Prozesse entsprechend abgebildet sind, aber es lohnt sich.

Für Fragen, weitere Anregungen und Unterstützung beim Aufräumen kontaktieren Sie mich gerne!

Montagsimpuls: HR Manager oder doch eher Facilitator?

HR ist ein Gebiet, in dem sich viel bewegt. Das ist einer der Gründe, warum ich so gerne in diesem Bereich arbeite. Es gibt so viel zu entdecken und die Herausforderung, gleichzeitig Altbewährtes zu bewahren und Neues auszuprobieren und einzuführen, ist immer wieder spannend.

Wofür steht HR? Traditionell meint HR Human Resources, seit einiger Zeit aber auch Human Relations. Weil es um Menschen geht und darum, wie sie gut und sinnvoll miteinander arbeiten können, weil Netzwerke eine wichtige Rolle spielen, und vielleicht auch, weil „Ressourcen“ recht mechanistisch klingt.

HR soll nicht die Kuschelecke des Unternehmens sein, und Kritiker des „Human Relations“-Ansatzes werfen diesem gerne vor, die ebenfalls wichtige zahlen- und faktenbasierte HR-Arbeit zu stark in den Hintergrund zu drängen.

Aus meiner Sicht müssen sich Human Resources und Human Relations nicht ausschließen. Und da, wo Fakten regieren und Entscheidungen ausschließlich auf der Grundlage von Kennzahlen getroffen werden, täte eine stärkere Konzentration auf die Menschen, auf das H von HR, durchaus gut.

Wenn wir aber von HR als Human Relations sprechen, sollten wir uns fragen, ob die Bezeichnung HR Manager weiterhin passt. Denn Netzwerke und Arbeitsbeziehungen lassen sich nicht so einfach „managen“.

Ich möchte in Bezug auf Human Relations eher von HR Facilitation als von HR Management reden.

Es geht um

• ermöglichen statt erzeugen
• ermutigen statt erkämpfen
• entdecken statt erobern
• entwickeln statt erzwingen

Das Bild vom Gärtner kommt in den Sinn. Wir ziehen nicht am Gras, damit es schneller wächst, sondern wir unterstützen dabei, ein passendes Umfeld zu schaffen, in dem Wachstum möglich ist.

Aber ebenso wie mein Kollege Dirk Ollmann möchte ich davor warnen, in die Nanny-Falle zu tappen. HR Facilitation bedeutet nicht, alle einfach an die Hand zu nehmen und Sorgen, Nöte und Probleme fernzuhalten oder sich aufs weiche Sofa zu setzen und sich nicht (mehr) um die Themen zu kümmern, die das Business voranbringen. Aber diese Sichtweise einzunehmen und sich die Rolle als Ermöglicher wahrzunehmen und auch anderen Führungskräften und vor allem den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei zu helfen, sich auf den Weg zur Arbeit 4.0 oder 5.0 oder 5.1 zu machen, hat für mich eine Menge Charme und trägt mit dazu bei, HR weiterzuentwickeln und voranzubringen.

Was meinen Sie? Ich freue mich über Kommentare!

Administration vs. HR

Vor einiger Zeit entwickelte sich bei Twitter eine kleine Diskussion darüber, ob und was Administration eigentlich (noch) in moderner Personalarbeit zu suchen hat.

Wer schon ein bisschen was von mir gelesen hat, weiß, dass ich mich vor administrativen Aufgaben und dem Schaffen von Strukturen nicht scheue.

Gestalten statt verwalten sollen wir modernen Personalerinnen und Personaler, das scheint allgemeiner Konsens. Und ich muss in Zeiten von Tools, digitalen Akten etc. auch nicht mehr stundenlang Papier wälzen, um Personalprozesse zu administrieren. Da bliebe also theoretisch genügend Zeit zur Gestaltung. Nur brauche ich dazu auch das passende Umfeld. Personalerinnen und Personaler arbeiten ja nicht alleine, auch wenn ihr Standing vielleicht nicht das Beste ist. Aber wir werden von der Organisation beeinflusst, in der wir uns bewegen. Haben wir Unterstützung, die Administration zu digitalisieren? Haben wir Kolleginnen und Kollegen, oder sind wir, wie so viele, in kleinen und mittleren Unternehmen als Einzelkämpferin oder Einzelkämpfer unterwegs? Welche Rolle wird uns seitens der Unternehmensführung zugedacht? Wie viel Spielraum haben wir, wie viel Spielraum können wir uns schaffen?

Es ist nicht jeder und jedem gegeben, gegen aktiven und passiven Widerstand anzuarbeiten. Ich habe es selbst schon erlebt, dass das Thema Personal seitens des Managements auf die reine Administration reduziert wurde und dass aufgrund der Personalstruktur kaum Freiraum war, andere Themen intensiv bearbeiten zu können.

Wenn man in einer solchen Situation ist, mag man nicht unbedingt noch hören, dass es an einem selbst liegt, dass es auf dem Weg zu HR 4.0 noch so furchtbar weit ist. 😉

Als Teil einer wie auch immer gearteten HR-Community bekomme ich natürlich am ehesten mit, was über unsere Arbeit und unseren Berufsstand gesagt wird, auch von außen. Aber gibt es eigentlich ebenso viele Bestrebungen, Buchhalter, Controller oder IT-ler abzuschaffen? Sind wir HR-ler tatsächlich entbehrlicher als die Kolleginnen und Kollegen aus anderen Bereichen?

In diesem Zusammenhang darf und soll man selbstverständlich auch darüber nachdenken, wer im Unternehmen für die Personaladministration zuständig sein sollte. Und da wird es auch gleich spannend, wie ich finde. Denn: was beinhaltet die Administration eigentlich? Wo wollen wir die Grenze ziehen? Wo sind Schnittstellen? Mit wem arbeiten wir wie zusammen?

Geht es um die Lohnabrechnung als solche, scheint die Sache klar. Das kann ein externer Dienstleister machen, ein Steuerberater, oder jemand aus der eigenen Buchhaltung (sollten wir demnach nicht abschaffen). Um die Abrechnung durchführen zu können, braucht es Daten. Die kann man z.B. in einem Personalbogen schön zusammenfassen. Hier wieder die Frage: wie kommt der/die neue Mitarbeiter/in an diesen Bogen? Eine digitale Lösung kommt dann in Betracht, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit haben, den Bogen am Rechner (oder Smartphone?) auszufüllen und über genügend sprachliche bzw. schriftliche Kompetenz verfügen.

Wer erstellt Arbeitsverträge und Änderungen dazu? Wer kümmert sich um Bescheinigungen? Wer schreibt Arbeitszeugnisse bzw. kümmert sich darum, dass alle Informationen ins entsprechende Tool geraten? Wer schaut nach der 42-Tage-Frist für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall? Wer löst ein BEM aus?

Wenn man entscheidet, all diese Themen aus der eigentlichen HR-Abteilung herauszulösen, weil die Admin separat laufen soll, benötigt man eine Schnittstellenfunktion. Der Austausch von Informationen scheint heutzutage trivial, ist es meiner Erfahrung nach aber nicht immer.

Nicht zuletzt aufgrund der nötigen Schnittstellen bin ich der Meinung, dass ein/e gute/r Personaler/in nicht umhin kommt, von den Adminthemen zumindest die Grundlagen zu kennen, um mit dafür Sorge zu tragen, dass die Basis stimmt. Habe ich ein ordentliches Fundament, dann kann ich mich wunderbar der vielen anderen Spielwiesen widmen und muss auch keine Sorge haben, dass ich einer Bewerberin im Auswahlprozess von unserem tollen Onboarding erzähle und diese dann wegen einer fehlerhaften ersten Abrechnung gefrustet ist, weil irgendwelche Informationen nicht korrekt waren.

Zum Abschluss noch ein Wort zu der gerne gehörten Forderung, wir müssten uns als Personalerinnen und Personaler einfach nur bewegen und „mal machen“ und neue Ideen ausprobieren und umsetzen: ja, viele wollen das. Und viele stoßen im eigenen Unternehmen immer wieder an Grenzen. Es kann ermüdend sein, und nicht immer sitzen die „Bremser“ nur in HR. Vermutlich kommt es auch nicht von ungefähr, dass engagierte Personalerinnen und Personaler immer wieder die Seiten wechseln und als Beraterinnen und Berater arbeiten, statt weiterhin ihre tollen Themen im Unternehmen voranzubringen. In einem gewachsenen System, dessen Teil man ist, Veränderungen herbeizuführen, kann herausfordernd sein.

Hut ab an all die, die das immer wieder angehen!

Zum Weiterlesen (auf Englisch): „Stockholm Syndrom“ in Bezug auf schlechtes Management? und Verlassen Mitarbeiter tatsächlich die Führungskraft, wenn sie gehen?

Freitagsgedanke: Rohdiamanten

Regelmäßig höre ich in Diskussionen über Personalauswahl, wir Personalerinnen und Personaler sollten nicht immer „so streng“ sein, sondern allen Menschen eine Chance geben, denn schließlich könnte sich hinter jeder Bewerbung ein Rohdiamant verbergen, den wir übersehen würden, wenn wir in der Auswahl zu enge Kriterien anwenden würden.

Nun ist es mit Rohdiamanten ja so, dass sie nicht so bleiben, wie sie sind, sondern geschliffen und somit verändert werden. Und aus manchen wird auch kein glitzernder Hingucker auf dem Verlobungsring, sondern sie landen als Industrieware auf einer Schleifscheibe. Die Vertreter der Rohdiamantenthese in der Personalauswahl legen allerdings meist großen Wert darauf, dass wir alle Individuen sind und als solche gesehen und behandelt werden sollen. Für mich passt da das Bild der Diamanten jedoch nicht so ganz – Schliff, Veränderung, ich schrieb es bereits.

Diamanten entstehen durch großen Druck und hohe Temperaturen. Bei Menschen funktioniert das indes nicht. Wird großer Druck auf uns ausgeübt, reagieren die wenigsten mit einer Verwandlung in einen glänzenden Kristall. Viel eher ziehen wir uns zurück, werden demotiviert und manchmal sogar krank. Starker, dauerhafter Druck ist im Umgang mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alles andere als zielführend. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, sollte man meinen, doch wird häufig gerade in Stresssituationen von Führungskräften Druck ausgeübt, in der Hoffnung, das Team würde dann besser funktionieren. Das mag ein Weilchen sogar gut gehen, ist aber kein sinnvolles Konzept für die Zukunft.

Ich suche in der Personalauswahl nicht nach Rohdiamanten oder anderen glitzernden Steinen. Ich bin Personalerin, keine Goldschürferin. Deshalb geht es mir um Menschen – wobei Sie, liebe Leserinnen und Leser, natürlich einwenden könnten, dass wir auch nichts weiter als „Kohlenstoffeinheiten“ seien und sich somit der Kreis zu den Diamanten wieder schließt. Aber das ist eine Diskussion, die an anderer Stelle besser aufgehoben wäre.

Wenn Sie Tipps zum Bewerben oder zum Finden der passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben möchten, kontaktieren Sie mich gerne.