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Administration vs. HR

Vor einiger Zeit entwickelte sich bei Twitter eine kleine Diskussion darüber, ob und was Administration eigentlich (noch) in moderner Personalarbeit zu suchen hat.

Wer schon ein bisschen was von mir gelesen hat, weiß, dass ich mich vor administrativen Aufgaben und dem Schaffen von Strukturen nicht scheue.

Gestalten statt verwalten sollen wir modernen Personalerinnen und Personaler, das scheint allgemeiner Konsens. Und ich muss in Zeiten von Tools, digitalen Akten etc. auch nicht mehr stundenlang Papier wälzen, um Personalprozesse zu administrieren. Da bliebe also theoretisch genügend Zeit zur Gestaltung. Nur brauche ich dazu auch das passende Umfeld. Personalerinnen und Personaler arbeiten ja nicht alleine, auch wenn ihr Standing vielleicht nicht das Beste ist. Aber wir werden von der Organisation beeinflusst, in der wir uns bewegen. Haben wir Unterstützung, die Administration zu digitalisieren? Haben wir Kolleginnen und Kollegen, oder sind wir, wie so viele, in kleinen und mittleren Unternehmen als Einzelkämpferin oder Einzelkämpfer unterwegs? Welche Rolle wird uns seitens der Unternehmensführung zugedacht? Wie viel Spielraum haben wir, wie viel Spielraum können wir uns schaffen?

Es ist nicht jeder und jedem gegeben, gegen aktiven und passiven Widerstand anzuarbeiten. Ich habe es selbst schon erlebt, dass das Thema Personal seitens des Managements auf die reine Administration reduziert wurde und dass aufgrund der Personalstruktur kaum Freiraum war, andere Themen intensiv bearbeiten zu können.

Wenn man in einer solchen Situation ist, mag man nicht unbedingt noch hören, dass es an einem selbst liegt, dass es auf dem Weg zu HR 4.0 noch so furchtbar weit ist. 😉

Als Teil einer wie auch immer gearteten HR-Community bekomme ich natürlich am ehesten mit, was über unsere Arbeit und unseren Berufsstand gesagt wird, auch von außen. Aber gibt es eigentlich ebenso viele Bestrebungen, Buchhalter, Controller oder IT-ler abzuschaffen? Sind wir HR-ler tatsächlich entbehrlicher als die Kolleginnen und Kollegen aus anderen Bereichen?

In diesem Zusammenhang darf und soll man selbstverständlich auch darüber nachdenken, wer im Unternehmen für die Personaladministration zuständig sein sollte. Und da wird es auch gleich spannend, wie ich finde. Denn: was beinhaltet die Administration eigentlich? Wo wollen wir die Grenze ziehen? Wo sind Schnittstellen? Mit wem arbeiten wir wie zusammen?

Geht es um die Lohnabrechnung als solche, scheint die Sache klar. Das kann ein externer Dienstleister machen, ein Steuerberater, oder jemand aus der eigenen Buchhaltung (sollten wir demnach nicht abschaffen). Um die Abrechnung durchführen zu können, braucht es Daten. Die kann man z.B. in einem Personalbogen schön zusammenfassen. Hier wieder die Frage: wie kommt der/die neue Mitarbeiter/in an diesen Bogen? Eine digitale Lösung kommt dann in Betracht, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit haben, den Bogen am Rechner (oder Smartphone?) auszufüllen und über genügend sprachliche bzw. schriftliche Kompetenz verfügen.

Wer erstellt Arbeitsverträge und Änderungen dazu? Wer kümmert sich um Bescheinigungen? Wer schreibt Arbeitszeugnisse bzw. kümmert sich darum, dass alle Informationen ins entsprechende Tool geraten? Wer schaut nach der 42-Tage-Frist für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall? Wer löst ein BEM aus?

Wenn man entscheidet, all diese Themen aus der eigentlichen HR-Abteilung herauszulösen, weil die Admin separat laufen soll, benötigt man eine Schnittstellenfunktion. Der Austausch von Informationen scheint heutzutage trivial, ist es meiner Erfahrung nach aber nicht immer.

Nicht zuletzt aufgrund der nötigen Schnittstellen bin ich der Meinung, dass ein/e gute/r Personaler/in nicht umhin kommt, von den Adminthemen zumindest die Grundlagen zu kennen, um mit dafür Sorge zu tragen, dass die Basis stimmt. Habe ich ein ordentliches Fundament, dann kann ich mich wunderbar der vielen anderen Spielwiesen widmen und muss auch keine Sorge haben, dass ich einer Bewerberin im Auswahlprozess von unserem tollen Onboarding erzähle und diese dann wegen einer fehlerhaften ersten Abrechnung gefrustet ist, weil irgendwelche Informationen nicht korrekt waren.

Zum Abschluss noch ein Wort zu der gerne gehörten Forderung, wir müssten uns als Personalerinnen und Personaler einfach nur bewegen und „mal machen“ und neue Ideen ausprobieren und umsetzen: ja, viele wollen das. Und viele stoßen im eigenen Unternehmen immer wieder an Grenzen. Es kann ermüdend sein, und nicht immer sitzen die „Bremser“ nur in HR. Vermutlich kommt es auch nicht von ungefähr, dass engagierte Personalerinnen und Personaler immer wieder die Seiten wechseln und als Beraterinnen und Berater arbeiten, statt weiterhin ihre tollen Themen im Unternehmen voranzubringen. In einem gewachsenen System, dessen Teil man ist, Veränderungen herbeizuführen, kann herausfordernd sein.

Hut ab an all die, die das immer wieder angehen!

Zum Weiterlesen (auf Englisch): „Stockholm Syndrom“ in Bezug auf schlechtes Management? und Verlassen Mitarbeiter tatsächlich die Führungskraft, wenn sie gehen?

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Freitagsgedanke: Rohdiamanten

Regelmäßig höre ich in Diskussionen über Personalauswahl, wir Personalerinnen und Personaler sollten nicht immer „so streng“ sein, sondern allen Menschen eine Chance geben, denn schließlich könnte sich hinter jeder Bewerbung ein Rohdiamant verbergen, den wir übersehen würden, wenn wir in der Auswahl zu enge Kriterien anwenden würden.

Nun ist es mit Rohdiamanten ja so, dass sie nicht so bleiben, wie sie sind, sondern geschliffen und somit verändert werden. Und aus manchen wird auch kein glitzernder Hingucker auf dem Verlobungsring, sondern sie landen als Industrieware auf einer Schleifscheibe. Die Vertreter der Rohdiamantenthese in der Personalauswahl legen allerdings meist großen Wert darauf, dass wir alle Individuen sind und als solche gesehen und behandelt werden sollen. Für mich passt da das Bild der Diamanten jedoch nicht so ganz – Schliff, Veränderung, ich schrieb es bereits.

Diamanten entstehen durch großen Druck und hohe Temperaturen. Bei Menschen funktioniert das indes nicht. Wird großer Druck auf uns ausgeübt, reagieren die wenigsten mit einer Verwandlung in einen glänzenden Kristall. Viel eher ziehen wir uns zurück, werden demotiviert und manchmal sogar krank. Starker, dauerhafter Druck ist im Umgang mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alles andere als zielführend. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, sollte man meinen, doch wird häufig gerade in Stresssituationen von Führungskräften Druck ausgeübt, in der Hoffnung, das Team würde dann besser funktionieren. Das mag ein Weilchen sogar gut gehen, ist aber kein sinnvolles Konzept für die Zukunft.

Ich suche in der Personalauswahl nicht nach Rohdiamanten oder anderen glitzernden Steinen. Ich bin Personalerin, keine Goldschürferin. Deshalb geht es mir um Menschen – wobei Sie, liebe Leserinnen und Leser, natürlich einwenden könnten, dass wir auch nichts weiter als „Kohlenstoffeinheiten“ seien und sich somit der Kreis zu den Diamanten wieder schließt. Aber das ist eine Diskussion, die an anderer Stelle besser aufgehoben wäre.

Wenn Sie Tipps zum Bewerben oder zum Finden der passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben möchten, kontaktieren Sie mich gerne.

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Freitagsgedanke: das Bild von HR

Ab und zu tummle ich mich in einem Forum zum Thema Fernstudium. Ich habe selbst vor vielen Jahren ein Fernstudium absolviert und interessiere mich immer noch für diese Art der Weiterbildung.

HR ist auch in diesem Forum immer mal ein Thema – vor allem dann, wenn darüber berichtet wird, wie schwierig es empfunden wird, sich als Fernstudent bzw. Absolvent zu bewerben, und wie diese Art von Abschluss oder Ausbildung von Personalern bewertet wird. Dazu lässt sich eine Menge sagen, und wie so oft kommt es auf den Einzelfall an. Ich halte wenig davon, Menschen in Bewerbungssituationen Angst zu machen und ihnen zu erklären, was alles schief gehen kann und pauschale Tipps zu geben, wie es auf jeden Fall klappt, sondern ich versuche aus meiner Praxis heraus zu erklären, wie ich Dinge angehe und was hilfreich sein könnte. Manchmal bekomme ich dann zu lesen, ich würde ja leicht reden haben, schließlich seien nicht alle Personalerinnen und Personaler so wie ich, und viele seien ja ganz blöd und überhaupt.

Neulich las ich dann, dass in der Personalabteilung oft fachfremdes Personal eingesetzt würde, und Leute, die es anderswo im Unternehmen zu nichts gebracht hätten. Da musste ich doch erst einmal schlucken und tief durchatmen. Ich habe ja in meinem Arbeitsleben schon viele unterschiedliche Bereiche kennen gelernt und habe mich ganz aktiv und ungezwungen für HR entschieden – ich könnte problemlos auch etwas anderes machen.

Woher kommt dieses Image von HR? Sind wir tatsächlich zu nichts nutze, bringen wir wirklich keinen Mehrwert? Sind wir einfach nicht in der Lage, unseren Beitrag so zu kommunizieren, dass andere sehen, was wir Sinnvolles zu tun vermögen? Ist es eine Mischung aus allem?

Ich bin in der glücklichen Lage, dass ich bei meinem derzeitigen Arbeitgeber Feedback von Kolleginnen und Kollegen bekomme, wie sie meine Arbeit wahrnehmen, und höre da durchaus auch Positives. Ich frage meinerseits auch aktiv nach, wo der Schuh drückt, damit ich nicht am Bedarf vorbei arbeite. Aber natürlich gibt es im Personalbereich auch Themen, die ich bearbeiten muss, selbst wenn (noch) keiner den Bedarf sieht.

Ich allein werde die Welt wohl nicht verändern, auch nicht die HR-Welt. Aber ich möchte dazu beitragen, dass HR-Themen sichtbar werden und werde mich deshalb immer wieder zu Wort melden. Hier im Blog, in Foren, bei Xing, bei LinkedIn… und auch beim Kneipengespräch, wenn es sich denn ergibt.

Wir brauchen gute HR, davon bin ich fest überzeugt – und dabei kommt es nicht so sehr darauf an, ob das R nun für Resources oder für Relations oder für Rebels steht. Sondern es kommt darauf an, was wir in unserem Arbeitsalltag bewegen und dass wir genau darüber sprechen.

Sprechen werde ich übrigens im Juni auf dem Personalmanagementkongress und freue mich schon sehr darauf. Wo Sie mich sonst noch treffen können, wenn Sie mögen, lesen Sie hier.

 

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HR-Trends 2018: neues BPM-Konzeptpapier

Listen. Überall Listen. Die 9/14/47 bestern/tollsten/bequemsten Vorsätze/Ratschläge/Tipps für das Jahr 2018. Kaum ein Tag, an dem man nicht über irgendwelche Listen stolpert. Ich bin davon kein so großer Fan. Deshalb gibt es bei mir auch keine Listen.

Wenn jedoch eine Liste mit Fragen und Thesen unterfüttert ist, wie das Konzeptpapier des BPM mit den 8 HR Trends 2018, dann finde ich das teilenswert.

Noch habe ich nicht zu jedem Punkt etwas zu sagen, aber das Jahr ist jung und ich werde zu gegebener Zeit etwas zur Diskussion beitragen.

Gespannt bin ich, wie sich die Hashtags #futureofwork und #HRtrends2018 verbreiten werden. Der Anfang ist zumindest gemacht.

 

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Mach doch mal Pause

Hand aufs Herz (oder auf den Bauch), wie halten Sie es mit der Mittagspause, liebe Leserinnen und Leser? Schnell ein Brötchen zwischendurch, oder weg vom Schreibtisch, irgendwo nett essen gehen?

In Zeiten, wo alles immer furchtbar schnell gehen muss, muss für viele auch die Pause schnell gehen. Oder das Pause machen fällt gleich ganz unter den Tisch. „Ich kann ja vielleicht früher gehen.“ (Pustekuchen, das funktioniert nicht. Zumindest bei den meisten Leuten.)

Wenn man sich als HR-ler das Thema Gesundheit mit auf die Fahnen geschrieben hat, gehören Pausen mit dazu. Allerdings scheint es auch bei denen, die es wissen müssten, nicht immer zu klappen. So stellte sich vor zwei Jahren in einer Umfrage im angelsächsischen Raum heraus, dass gut die Hälfte der HR-ler selbst gar keine Mittagspause machen. Auf Englisch hier nachzulesen.

Vor Jahren hatte ich in London eine französische Chefin, die sich furchtbar darüber aufregte, dass unser Arbeitgeber davon ausging, man könne mit einer halben Stunde Mittagspause auskommen. Sie erzählte dann gerne von zuhause, von mindestens zweistündigen Pausen, mit gutem Essen und dem ein oder anderen Gläschen Wein. Dass das nicht nur eine persönliche Anekdote ist, zeigt dieser (recht lange) Blogbeitrag der Wissenschaftsjournalistin Johanna Bayer, die sich des Themas Mittagspause pointiert und kenntnisreich annimmt.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine angenehme Pause, die Sie hoffentlich nicht am Arbeitsplatz verbringen, und ein schönes Wochenende!

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Leseempfehlung: „future-hr-blog“

Heute möchte ich Ihnen, liebe Leserinnen und Leser, frischen Lesestoff meines geschätzten HR-Kollegen Dirk Ollmann ans Herz legen.

Er schreibt in seinem ersten Blogbeitrag auf Englisch darüber, was künftige Herausforderungen in der Personalarbeit sein könnten, was Industrie 4.0 für HR bedeutet, und lädt ein, den Faktor Mensch in den Fokus zu rücken.

Ich hoffe natürlich, dass wir bald mehr von ihm lesen werden und wünsche allen jetzt schon ein schönes Wochenende!

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Einfach mal raus

Der Frühling ist da, und an vielen Orten lädt das Wetter dazu ein, das Haus zu verlassen und nach draußen zu gehen. Wenn Sie nicht gerade Pollenallergiker*in sind, ist das auch eine tolle Sache mit diesem „Draußen“.

Nun ist das hier bekanntlich kein Naturliebhaberinnenblog, auch wenn ich letzte Woche über Hirsche schrieb, und es geht mir, betriebliches Gesundheitsmanagement und Fitnessprogramme hin oder her auch gar nicht darum, Sie dazu zu bringen, dass Sie sich mehr bewegen. Ich kenne Sie ja nicht, vielleicht trainieren Sie eh schon für den nächsten Marathon und haben für meine Frühlingsspaziergänge nur ein müdes Lächeln übrig.

Wir Menschen sind schnell dabei, andere in Schubladen zu stecken. Gerade in Medien wie Twitter fällt mir das immer wieder auf, wie „einfach“ das doch zu sein scheint. Da steckt jeder in seiner Filterbubble, man folgt Menschen, die ähnlich schreiben (und denken?) wie man selbst, wer einem nicht in den Kram passt, ist fix entfolgt, und durch Retweets und Herzchen („Likes“) finden sich irgendwie immer wieder diejenigen zusammen, die einander zustimmen. Das ist gut und wichtig und hat seine Berechtigung. Gleichzeitig hören viele von uns, wir müssten kreativer sein, ach was, innovativer, wir müssen jetzt digital werden oder es am besten schon sein, wir müssen… Ja, was eigentlich? Und wie stelle ich das an, dass die Ideen sprudeln und ich als modern und agil wahrgenommen werde?

Es ist eine spannende Zeit. Wir können mit einem Mausklick oder Fingertipp Informationen aus jeder Ecke der Welt bekommen, uns inspirieren lassen, Neues entdecken. Aber tun wir das wirklich? Oder verstärken wir nur das, was wir kennen, was in unserer eigenen Bubble gerade passiert und „in“ ist?

Ich möchte Sie einladen, immer mal rauszugehen aus Ihrem Umfeld. Was bewegt andere? Was sind deren Themen? Ist tatsächlich alles schon „digital“? Oder kommt uns das nur so vor, wenn wir uns selbst für digitalaffin halten?

Es ist das Jahr 2017. Die meisten Menschen haben eine E-Mail-Adresse, viele haben ein Smartphone, es gibt an vielen Orten „schnelles“ Internet, da liegt es nahe, davon auszugehen, dass die Menschen „digital“ unterwegs sind. Eines meiner Hobbys ist der Betrieb eines Forums. Ja, das kann man auch im Jahr 2017 noch machen, das funktioniert. Das Forum besteht seit 2006 und die Nutzerzahlen steigen immer noch an. Das Thema ist ein eher „handfestes“, zum Finger schmutzig machen, es geht um LKW. Ich habe 2014 auf der Webcon in Aachen vom Forum erzählt und da für einige Lacher gesorgt. IT-affine Menschen amüsieren sich meist königlich über die Anfragen, die bei uns als Betreiber so auflaufen.

Wohlgemerkt, es ist das Jahr 2017. Das bedeutet aber nicht, dass alle Menschen auf dem gleichen Level sind, was den Umgang mit E-Mail, Internet und Co. angeht. So bekommen wir regelmäßig Anrufe von Nutzern, die bei der Registrierung an unserer Sicherheitsfrage (kein Captcha, das kein Schwein lesen kann, sondern eine simple Frage) scheitern und keine Vorstellung davon haben, was es heißt, einen Begriff „in Großbuchstaben“ einzugeben. Dann gibt es diejenigen, die sich per Mail benachrichtigen lassen, wenn ihnen jemand im Forum eine Nachricht geschrieben hat. In dieser Mail steht dann sinngemäß: „Du hast eine persönliche Nachricht von User X bekommen. Um die Nachricht zu lesen, klicke auf diesen Link.“ Was macht der Nutzer? Klickt in seinem Mailprogramm auf „antworten“ und schickt seine Nachricht an die Admins. Und so weiter. Geschichten dieser Art gibt es viele.
Nun sind das beileibe nicht alles Rentner über 65, und das sind auch nicht unbedingt dumme Menschen. Das sind einfach Menschen, die in ihrem Alltag ganz andere Themen haben. Die arbeiten nicht am Rechner, haben kein halbes Dutzend coole Apps auf dem Smartphone und denken beim Stichwort „agil“ eher an einen Sportler als an eine Arbeitsweise .
Mich erdet die Beschäftigung mit den Problemen meiner Nutzer immer wieder. Denn ich kann einfach nicht davon ausgehen, dass jeder auf dem gleichen Stand ist wie ich es bin.

Und so geht es mir auch mit dem ein oder anderen HR-Thema (apropos HR, nicht jeder weiß sofort, was damit gemeint ist. Auch das fällt einem in der eigenen Filterbubble nicht unbedingt auf. Wo ich wohne ist HR übrigens der Hessische Rundfunk und nicht das Personalmanagement): was bei meinem Arbeitgeber wichtig und aktuell ist, ist nicht überall wichtig und aktuell. Was im Konzern funktioniert oder funktionieren muss, lässt sich nicht eins zu eins auf ein kleines Unternehmen übertragen. Die einen sind über die Automatisierung von Prozessen schon hinaus und denken weiter, die anderen arbeiten noch mit Excel-Listen. Das eine ist nicht grundsätzlich besser als das andere. Es ist im jeweiligen Kontext zu betrachten. Nicht alle, die beim Thema Digitalisierung erst am Anfang stehen, sind Dinosaurier oder gar unflexibel oder doof. Nicht alle, die schon mittendrin stecken in der Digitalisierung, sind die großen Vorbilder. Wenn ich Menschen für digitale Themen begeistern will, mache ich das am besten nicht mit dem großen Hammer (auch Meinungsverstärker genannt) – ich hebe mir das grobe Werkzeug dann doch eher für meine Schrauberaktivitäten am Laster auf.

Eine gute Möglichkeit zum „rausgehen“ und „rausdenken“, ist, bei Twitter kuratierten Accounts zu folgen. Da schreibt wöchentlich jemand anderes, und so bekommt man nahezu automatisch Themen auf den Tisch bzw. aufs Display, an die man vorher noch nicht gedacht hat.

Was sind Ihre Tipps, aus Ihrer Filterbubble herauszukommen? Schreiben Sie mir gerne, hier als Kommentar, als E-Mail oder auch bei Twitter.

 

 

 

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