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AIDA in der Personalabteilung

AIDA. Wer denkt da nicht an Opernhäuser, Schiffsreisen, Attention-Interest-etc. oder auch Asteroid Impact Deflection Assessment. Ein wunderbares kleines Wort, das viele Bedeutungen hat.

Gestern las ich einen Artikel der t3n, in dessen Teaser es hieß, 39% der Arbeitszeit der Personaler bestünde aus Administration und für andere Dinge bliebe keine Zeit. Im Artikel selbst ging es dann um diese anderen Dinge, für die all diejenigen wenig Zeit haben, die sich an zwei von fünf Tagen mit Administration beschäftigen.

Also machen wir heute mal AIDA in der Personalabteilung: Abspecken in der Administration.

Die eleganteste Lösung ist die Anschaffung und Nutzung einer ordentlichen Software. Eine Software mit Schnittstellen für die Lohnabrechnung (und Zeiterfassung, wo nötig), die auf hiesige Bedürfnisse zugeschnitten ist. Es gibt da auch für kleine Unternehmen tolle Varianten. Noch besser ist es, wenn die Software neben den genannten Schnittstellen auch den Self-Service durch Mitarbeiterinnen und Führungskräfte zulässt. Es sollte Standard sein, dass Mitarbeiterinnen ihre persönlichen Daten (z.B. Adressänderung nach Umzug) selbst aktualisieren können und dass Urlaubsanträge nicht mehr in Papierform mit dreifachem Durchschlag in die Genehmigungsschleifen gehen müssen. Viele Prozesse der Personalarbeit lassen sich digital abbilden. Dazu gehört aber auch, dass diese Prozesse im Unternehmen definiert sind, sonst gilt leider das GIGO-Prinzip („garbage in, garbage out“, meist scherzhaft gemeint, doch mit einem Körnchen Wahrheit).

Wer keine Software anschaffen kann, muss sich anders helfen. Auch da gibt es Möglichkeiten.

Personalakte:
Weg vom Prinzip des „viel hilft viel“. Überlegen Sie, was Sie wirklich brauchen und in welcher Form. Nicht alles muss in Papierform in die Akte. Es gibt digitale Speichermöglichkeiten, die Sie nutzen können (aber bitte Regeln und Best Practices zur Informationssicherheit beachten). Entscheiden Sie, ob Sie mit einer Akte arbeiten wollen oder ob es Haupt- und Nebenakten geben soll. Entsprechend sortieren Sie die bestehenden Akten und vernichten alles, was nicht gebraucht wird. Auch wenn Sie auf Aufbewahrungsfristen achten, werden Sie vermutlich feststellen, dass Sie die Aktenberge kleiner machen können.

Laufwerke:
Hand aufs Herz, wie viele HR-relevante Ordner und Unterordner haben Sie auf Ihrem Rechner und auf den Netzlaufwerken? Wie viele davon nutzen Sie regelmäßig? Wie viele haben Sie schon vergessen (weil „irgendwo“ abgelegt oder selten gebraucht)? Schaffen Sie eine schlanke, logische Struktur, die zu Ihrem Unternehmen passt. Löschen Sie alte Versionen von Dokumenten oder stellen Sie anderweitig sicher, dass diese nicht mehr genutzt werden. Geben Sie den Dokumenten verständliche Namen und halten Sie sich an die Nomenklatur. Auch die Sucherei nach „Vertragszusatz_2018_Müller_M“ oder „M_Müller_Zusatzvertrag“ kostet Zeit und ist unnötig.

Formblätter, Dokumente, Anleitungen:
Personalarbeit beinhaltet Papierkram, ob wir wollen oder nicht. Auch hier können wir uns und den Kolleginnen die Arbeit erleichtern. Halten Sie Formulare (intern wie extern) griffbereit und stellen Sie so viele wie möglich auf allgemein zugänglichen Laufwerken zur Verfügung. Schreiben Sie verständliche Anleitungen und Nutzungshinweise, wo nötig. Wenn es im Unternehmen ein Intranet gibt, nutzen Sie dieses.

Vorbereitende Lohnabrechnung:
In vielen Unternehmen wird die monatliche Lohnabrechnung nicht inhouse erledigt, sondern durch einen Dienstleister, z.B. das Büro des Steuerberaters. Gewöhnen Sie sich an, Änderungen zu dokumentieren, wenn diese passieren. So vermeiden Sie die Hektik kurz vor dem Abrechnungszeitraum, wenn der Dienstleister „plötzlich“ alle Informationen haben möchte und Sie dann suchen müssen und am Ende auch noch etwas vergessen. Meine Erfahrung ist, dass Sie locker einen Tag Arbeit sparen, wenn Sie täglich (oder wöchentlich) Ihre Änderungsliste pflegen und nicht nur einmal im Monat. Natürlich wäre das mit einer entsprechenden Software noch einfacher, aber das sagte ich ja bereits.

Apps & Co.:
Auch wenn Sie keine HR-Software haben, nutzen Sie Onlineangebote und Apps, so oft es geht. Wenn Sie z.B. Mitarbeiterbefragungen durchführen wollen, tun Sie das nicht papierhaft. Schauen Sie sich um, was es auf dem Markt gibt und probieren Sie auch mal etwas aus.

Ich bin ein sehr strukturiert arbeitender Mensch. Administration macht mir Spaß und geht mir schnell und leicht von der Hand. Trotzdem darf das niemals Selbstzweck sein! Überlegen Sie immer, welchen Papiertiger Sie tatsächlich reiten müssen und ob es nicht auch anders geht. Wenn Sie keine Idee haben, fragen Sie ruhig auch mal die Kolleginnen. Denn die schauen nicht mit der HR-Brille und können wertvolle Anregungen geben. Sagen Sie bitte auch nicht sofort, dass etwas nicht erlaubt ist. Nicht alles, was wir noch nicht ausprobiert haben, ist verboten. Wir müssen eine ordentliche, korrekte Administration sicherstellen, gar keine Frage. Aber wir müssen unseren Tagesablauf als Personalerinnen nicht von der Administration diktieren lassen.

Mein persönlicher Zeitfresser in Unternehmen ohne entsprechende Software ist übrigens das Recruiting, genauer gesagt die Verwaltung der Bewerbungen. Wenn Sie dafür nur eine Excel-Liste haben, ist das zwar besser als nichts, Sie kommen damit aber nie so richtig in Schwung.

Wenn Sie also 2019 endlich eine Software anschaffen wollen, nehmen Sie eine, die nicht nur Administration kann, sondern auch ein gutes Recruitingmodul hat. Am Anfang braucht es etwas Zeit, bis alles läuft und die eigenen Prozesse entsprechend abgebildet sind, aber es lohnt sich.

Für Fragen, weitere Anregungen und Unterstützung beim Aufräumen kontaktieren Sie mich gerne!

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Montagsimpuls: Grundlagen schaffen

Hand aufs Herz, wenn Sie Personalerin/Personaler sind: wie gerne beschäftigen Sie sich mit Administration? Machen Sie das überhaupt (noch) selbst, haben Sie das ausgelagert, oder gehört es gar nicht zu Ihren Aufgaben, sondern ein/e Kollegin/Kollege kümmert sich darum?

Im Leipziger HRM-Blog von Peter M. Wald las ich vor einigen Tagen in der wirklich lesenswerten Interviewreihe „5+1“ etwas, das mich nachdenklich machte. Stefan Döring erzählt von seiner Arbeit und davon, dass Personalabteilungen vielfach als nicht wertschöpfend empfunden werden – was kein neuer Vorwurf ist, aber interessant fand ich in diesem Zusammenhang, dass es wohl regelmäßig schon bei den administrativen Grundlagen und der Lohnabrechnung hakt und dass Outsourcing betrieben wird „in der Hoffnung, dass Externe professioneller arbeiten.“

Irgendwie beißt sich die HR-Katze da mal wieder in den Schwanz (und die HR-Managerin in die Tischkante). Personalverwaltung ist irgendwie das ungeliebte Kind in der großen Familie der HR-Aufgaben. Oder vielleicht doch die Schwiegermutter? Jedenfalls werden adminstrative Aufgaben gerne mal ausgelagert und je nach Unternehmen ergibt das auch mehr oder weniger Sinn.

Aber! Ich finde, gute Personalarbeit braucht Grundlagen. Und mit einer ordentlichen Administration und sinnvollen, (schlanken) und immer wieder überarbeiteten Prozessen geht alles andere auch viel leichter. Wenn ich meine Verwaltung und Lohnabrechnung tatsächlich im Griff habe und meine Zeit nicht damit verbringen muss, Adressdaten zu korrigieren, Urlaubsansprüche neu zu berechnen und verärgerte Mitarbeiter zu beruhigen, dann kann ich ganz in Ruhe über weitere HR-Themen nachdenken und noch stärker dafür sorgen, dass meine internen Kunden meine Arbeit positiv wahrnehmen.

Es ist überhaupt nicht schlimm, Administration nicht zu mögen. Trotzdem sollte man das nicht schleifen lassen und hoffen, dass dort gemachte Fehler schon nicht auffallen werden.

Wer mich kennt, weiß, dass ich es liebe, Prozesse anzuschauen, zu verbessern und mit Leben zu füllen, und dass Adminstration und Abrechnung für mich keine roten Tücher sind. Wenn Sie Praxistipps dazu haben möchten, oder einfach nur ein bisserl Ermutigung, kontaktieren Sie mich gerne. Und es wäre doch gar kein so schlechter Start in die neue Arbeitswoche, wenn der Ablagestapel mal verkleinert würde – falls Sie das nicht schon am Freitag erledigt haben, um entspannt ins Wochenende zu gehen.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine tolle Woche und freue mich, wenn Sie den Beitrag teilen oder kommentieren.

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Quereinsteiger in der Personalabteilung (1)

Eine Frage, die mir immer wieder gestellt wird, lautet:
Wie komme ich als Quereinsteiger in die Personalabteilung?

Eignet sich das Thema Personal (oder HR, oder People Management, oder wie auch immer man es nennen will), für Quereinsteiger besonders, oder wird es einfach nur als sehr attraktiv wahrgenommen?

Bevor ich mich an einer Antwort auf diese Frage versuche, zunächst einmal einige Überlegungen zum Begriff Quereinsteiger.

Wer oder was ist ein Quereinsteiger im Personalbereich? Der Duden sagt, Quereinsteiger sei Jargon für Seiteneinsteiger, und ein Seiteneinsteiger sei jemand,

der, aus einem anderen [politischen] Bereich kommend, schnell Karriere macht

 
Nun muss man, um schnell Karriere machen zu können, ja erst einmal in den gewünschten Bereich reingekommen sein, und so schließt sich der Kreis fast schon wieder.

Wenn ich in diesem und in den folgenden Blogbeiträgen von Quereinsteigern im Personalbereich spreche, meine ich damit Menschen, die weder BWL (oder ein verwandtes Fach) mit Bezug zum Personalmanagement, noch Jura (mit oder ohne Schwerpunkt Arbeitsrecht) noch Psychologie (Schwerpunkt Arbeits-/Organisationspsychologie) studiert haben oder eine entsprechende Berufsausbildung absolviert haben. Die/der ein oder andere mag nun einwenden, dass der Personalbereich doch sowieso sehr bunt sei, und dass es ja gar nicht so viele Möglichkeiten gebe, sich dafür ausbilden zu lassen, aber wenn man sich einmal anschaut, wie viele Hochschulen inzwischen Studiengänge im Personalmanagement anbieten (http://www.bpm.de/hr-studiengaenge) und dass man auch in der Ausbildung der Kaufleute für Büromanagement den Schwerpunkt Personalwirtschaft wählen kann oder entsprechende Weiterbildungen machen, dann ist das ein Argument, das immer weniger „zieht“.

Es steht allerdings nun nicht jede/r, die/der mir die Eingangsfrage stellt, am Anfang der Ausbildung und kann sich für einen entsprechenden Weg entscheiden. Wer noch keine Ausbildung gemacht hat oder noch nicht studiert und sich für den Personalbereich interessiert, der/dem kann ich nur dazu raten, sich diese speziellen Studiengänge zumindest anzuschauen. Die Konkurrenz schläft nicht. In der 2014 vom BPM durchgeführten Berufsfeldstudie wurden Personaler u.a. nach ihrer Ausbildung gefragt. 25% der Befragten gaben an, einen auf Personalmanagement spezialisierten Studiengang absolviert zu haben. 2010 waren es 15% der Befragten. Fast die Hälfte, nämlich 46% haben Wirtschaftswissenschaften studiert, 8% Psychologie. 14% Juristen stehen 15% Geisteswissenschaftler gegenüber und dann gibt es noch die „Sonstigen“ mit 9%, zu denen es leider keine genaueren Informationen gibt.

Richtig ist, dass der Personalbereich eher bunt ist. Richtig ist aber auch, dass die Professionalisierung immer weiter geht und zu erfolgreicher Personalarbeit nicht nur gehört, gerne mit Menschen zu arbeiten. Auch wenn das natürlich nicht schadet.

Ich werde in den nächsten Tagen und Wochen rund um das Thema Quereinstieg in die Personalabteilung bloggen und freue mich auf Fragen, Antworten, Rückmeldung, Kritik… wie immer gerne hier in den Kommentaren, bei Twitter, bei Xing, wo Sie mögen.

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