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Administration vs. HR

Vor einiger Zeit entwickelte sich bei Twitter eine kleine Diskussion darüber, ob und was Administration eigentlich (noch) in moderner Personalarbeit zu suchen hat.

Wer schon ein bisschen was von mir gelesen hat, weiß, dass ich mich vor administrativen Aufgaben und dem Schaffen von Strukturen nicht scheue.

Gestalten statt verwalten sollen wir modernen Personalerinnen und Personaler, das scheint allgemeiner Konsens. Und ich muss in Zeiten von Tools, digitalen Akten etc. auch nicht mehr stundenlang Papier wälzen, um Personalprozesse zu administrieren. Da bliebe also theoretisch genügend Zeit zur Gestaltung. Nur brauche ich dazu auch das passende Umfeld. Personalerinnen und Personaler arbeiten ja nicht alleine, auch wenn ihr Standing vielleicht nicht das Beste ist. Aber wir werden von der Organisation beeinflusst, in der wir uns bewegen. Haben wir Unterstützung, die Administration zu digitalisieren? Haben wir Kolleginnen und Kollegen, oder sind wir, wie so viele, in kleinen und mittleren Unternehmen als Einzelkämpferin oder Einzelkämpfer unterwegs? Welche Rolle wird uns seitens der Unternehmensführung zugedacht? Wie viel Spielraum haben wir, wie viel Spielraum können wir uns schaffen?

Es ist nicht jeder und jedem gegeben, gegen aktiven und passiven Widerstand anzuarbeiten. Ich habe es selbst schon erlebt, dass das Thema Personal seitens des Managements auf die reine Administration reduziert wurde und dass aufgrund der Personalstruktur kaum Freiraum war, andere Themen intensiv bearbeiten zu können.

Wenn man in einer solchen Situation ist, mag man nicht unbedingt noch hören, dass es an einem selbst liegt, dass es auf dem Weg zu HR 4.0 noch so furchtbar weit ist. 😉

Als Teil einer wie auch immer gearteten HR-Community bekomme ich natürlich am ehesten mit, was über unsere Arbeit und unseren Berufsstand gesagt wird, auch von außen. Aber gibt es eigentlich ebenso viele Bestrebungen, Buchhalter, Controller oder IT-ler abzuschaffen? Sind wir HR-ler tatsächlich entbehrlicher als die Kolleginnen und Kollegen aus anderen Bereichen?

In diesem Zusammenhang darf und soll man selbstverständlich auch darüber nachdenken, wer im Unternehmen für die Personaladministration zuständig sein sollte. Und da wird es auch gleich spannend, wie ich finde. Denn: was beinhaltet die Administration eigentlich? Wo wollen wir die Grenze ziehen? Wo sind Schnittstellen? Mit wem arbeiten wir wie zusammen?

Geht es um die Lohnabrechnung als solche, scheint die Sache klar. Das kann ein externer Dienstleister machen, ein Steuerberater, oder jemand aus der eigenen Buchhaltung (sollten wir demnach nicht abschaffen). Um die Abrechnung durchführen zu können, braucht es Daten. Die kann man z.B. in einem Personalbogen schön zusammenfassen. Hier wieder die Frage: wie kommt der/die neue Mitarbeiter/in an diesen Bogen? Eine digitale Lösung kommt dann in Betracht, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit haben, den Bogen am Rechner (oder Smartphone?) auszufüllen und über genügend sprachliche bzw. schriftliche Kompetenz verfügen.

Wer erstellt Arbeitsverträge und Änderungen dazu? Wer kümmert sich um Bescheinigungen? Wer schreibt Arbeitszeugnisse bzw. kümmert sich darum, dass alle Informationen ins entsprechende Tool geraten? Wer schaut nach der 42-Tage-Frist für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall? Wer löst ein BEM aus?

Wenn man entscheidet, all diese Themen aus der eigentlichen HR-Abteilung herauszulösen, weil die Admin separat laufen soll, benötigt man eine Schnittstellenfunktion. Der Austausch von Informationen scheint heutzutage trivial, ist es meiner Erfahrung nach aber nicht immer.

Nicht zuletzt aufgrund der nötigen Schnittstellen bin ich der Meinung, dass ein/e gute/r Personaler/in nicht umhin kommt, von den Adminthemen zumindest die Grundlagen zu kennen, um mit dafür Sorge zu tragen, dass die Basis stimmt. Habe ich ein ordentliches Fundament, dann kann ich mich wunderbar der vielen anderen Spielwiesen widmen und muss auch keine Sorge haben, dass ich einer Bewerberin im Auswahlprozess von unserem tollen Onboarding erzähle und diese dann wegen einer fehlerhaften ersten Abrechnung gefrustet ist, weil irgendwelche Informationen nicht korrekt waren.

Zum Abschluss noch ein Wort zu der gerne gehörten Forderung, wir müssten uns als Personalerinnen und Personaler einfach nur bewegen und „mal machen“ und neue Ideen ausprobieren und umsetzen: ja, viele wollen das. Und viele stoßen im eigenen Unternehmen immer wieder an Grenzen. Es kann ermüdend sein, und nicht immer sitzen die „Bremser“ nur in HR. Vermutlich kommt es auch nicht von ungefähr, dass engagierte Personalerinnen und Personaler immer wieder die Seiten wechseln und als Beraterinnen und Berater arbeiten, statt weiterhin ihre tollen Themen im Unternehmen voranzubringen. In einem gewachsenen System, dessen Teil man ist, Veränderungen herbeizuführen, kann herausfordernd sein.

Hut ab an all die, die das immer wieder angehen!

Zum Weiterlesen (auf Englisch): „Stockholm Syndrom“ in Bezug auf schlechtes Management? und Verlassen Mitarbeiter tatsächlich die Führungskraft, wenn sie gehen?

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