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Delegating & sharing HR tasks

There are quite a lot of people who would love to get rid of the HR function – HR is perceived is being rather useless except maybe for payroll, but there are different opinions on whether payroll is part of HR at all. Most HR people I know love to see payroll as part of accounting, whereas my accounting colleagues tell me it should be part of HR. But that’s another topic.

What I want to talk about today is if and how we could delegate and share some of our HR tasks to others. I’m not an advocate for „zero HR“ because I think HR tasks and role remain, whether you have someone with „HR“ in their job title or not. And I strongly believe that we should open our doors and stop being protective of our tasks and expertise. If we want HR to be more than the internal payroll provider or compliance watchdog or even nanny department, we need to be transparent about what we do and why and how we do it.

It’s perfectly possible to involve team managers and leaders in recruiting, performance management, development and training. Bringing different viewpoints together can be very enlightening, and what good would a training concept do that has been written in the HR department without talking to people what they need? You might think it’s standard and good practice to talk to people before developing trainings and workshops, but that’s not the case everywhere.

So, make sure that you communicate with your internal customers and that you know what their challenges are. Ask them if and how they would like you to get involved. But don’t let them delegate things they don’t want to do upon you! Some leaders are eager to drop the ball and let HR pick it up when they don’t want to conduct difficult conversations with team members.

On the other hand, when it comes to delegation of HR tasks, only give away what you feel comfortable with. However, if you think you can’t delegate anything, leave your comfort zone for a while. It is worth it. Most of our colleagues trust us, so we can trust them to handle the tasks in a good way. And when I talk about delegating, I don’t mean to just give a task to someone without preparing them to deal with the task. Don’t fall into the trap of thinking that „everyone“ can do recruiting. Help leaders and team members to develop the necessary skills and to use the relevant tools. Come together and talk about and try out ways of moderating meetings, leading discussions, preparing a talk or a learning session. Help your colleagues bring in personal experiences and let them share their knowledge.

Think about what you could delegate, and then find a way to do this without putting too much additional work on someone’s desk. It doesn’t help to force a person to do overtime to work on an HR topic.

Maybe you can try and swap desks with someone for a few hours per week. While your colleague from the sales team uses 2 hours to conduct a workshop or train new team members, you could help them out by talking to clients or whatever it is that needs doing. This approach might not work everywhere and not immediately, but it’s worth giving it a try.

And who knows, you might have someone in the company who would be a great addition to the HR team and you just didn’t know about it. Or you might discover a new passion in technical support or marketing. Some people never try something new because they fear they might like it. I would like to encourage you to be open and to explore the possibilities. In my experience, you can’t lose.

Whatever the outcome, you will be richer.

Oh, and by the way, other colleagues might appreciate your work a lot more once they’ve experienced parts of it themselves. Good HR is not as simple as it seems, and by involving others and by being transparent, we can show what we’re actually doing each day and why our work is relevant. And even if the experiment results in your HR team being dissolved and the work being distributed in the company, there will still be a role for you. Don’t be afraid of this change.

Be active and curious and open those office doors.

If you like, drop me a line and tell me about your experiences. Or contact me if you would like to know more or need some nudging to start delegating.

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Montagsimpuls: immer nur bergauf?

Dieser Sommer hat es in sich. Wunderbar für diejenigen, die bei weniger als 30 Grad Celsius bereits frieren und für diejenigen, die am liebsten stundenlang im oder auf dem Wasser herumdümpeln. Weniger toll für alle, die keine Klimaanlage im Büro haben, die überhaupt nicht in einem Büro arbeiten oder die am besten bei weniger als 25 Grad Celsius denken können.

Vom Wetter ins Schwitzen zu kommen, ist das eine.

Im Job regelmäßig ins Schwitzen zu kommen, ist das andere.

„Wir müssen besser werden!“
„Wir müssen produktiver sein!“
„Mehr Umsatz!“
„Weniger Kosten!“
„Schneller, höher, weiter!“

Viele von uns kennen solche und ähnliche Ansagen.

Vor einigen Tagen las ich in einem Buch, das auf den ersten Blick gar nichts mit HR oder Management zu tun hat, sondern sich mit Humor und Clownerie in Glaubensthemen beschäftigt, einen Satz, der mich innehalten ließ:

Wenn man immer nur bergauf läuft, kommt man außer Atem.

Wir brauchen bei allem Druck, den wir uns selbst machen, den uns unser Konkurrenz macht, den uns Führungspersonen machen, auch Pausen.

„Als weida“ sagt man hier in der Gegend, in der ich wohne. Nicht stehenbleiben, nicht in der Sonne sitzen (oder im Schatten), nicht nachlassen. Aber kann das wirklich funktionieren?

Ich meine, nein. Gras wächst nicht schneller, wenn man daran zieht, und bei allem Wachstum und allen Zukunftsplänen sollten wir Pausenzeiten und Regenerationsmöglichkeiten mit bedenken. Das ist auch eine Form von Wertschätzung, wenn die 120% Leistung nicht als Standard gefordert werden, sondern gut genug einfach gut genug ist.

Schritt für Schritt kommt man auch auf den Berg. Und hat dann auch noch genügend Luft, sich umzuschauen und nach neuen, lohnenden Zielen Ausschau zu halten. Wer zu sehr damit beschäftigt ist, erst einmal zu Atem zu kommen, oder den Berg gar nicht erst schafft, der tut weder sich noch seinem Business einen Gefallen.

Die Geschichte vom Holzfäller, der sich mit der stumpfen Axt abplagt, weil er „keine Zeit“ habe, sie zu schärfen, denn er müsse ja Bäume fällen, ist schon ziemlich alt. Angeblich soll bereits Abraham Lincoln gesagt haben, wenn er acht Stunden Zeit hätte, um einen Baumzu fällen, würde er sechs Stunden lang die Axt schärfen. Da könnte man kritisch anmerken, er solle mal an seiner Schärftechnik arbeiten, damit das nicht so viel Zeit in Anspuch nimmt, aber worauf es mir ankommt, ist, dass Zeit auch und gerade auf dem Weg zu Arbeit 4.0 oder New Work oder in die digitale Zukunft immer noch ein Wert ist, der nicht hoch genug geschätzt werden kann.

Wenn Sie Führungskraft sind, halten Sie mal inne. Schwingen Sie nicht ständig die Peitsche, rufen Sie nicht täglich nach mehr Leistung, sondern geben Sie Ihrem Team Zeit für Pausen. Zeit, Atem zu holen. Dann klappt das auch mit dem Aufstieg auf den Berg.

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Klagelied eines Unternehmens

Diese Humanen Ressourcen sind ganz schön anstrengend.

Erst wollen sie mich gar nicht erst finden, um sich zu bewerben, zumindest nicht über mein tolles Onlineformular mit 57 einzelnen Feldern, davon 43 Pflichtfeldern und 17 Verklicken-und-von-vorne-beginnen-müssen-Feldern, und wenn sie mich dann doch gefunden haben, obwohl ich mich echt gut versteckt hatte, dann wollen sie kein Anschreiben mitschicken und ein Foto schon gar nicht, es sei denn, es darf ein Selfie sein. Nach einem festen Ansprechpartner (mit Namen!!) und nach meiner Handynummer fragen sie dann auch noch, damit sie auch noch per Messenger Fragen stellen können oder vielleicht auch eine Sprachnachricht schicken – oder gleich ein Video, am liebsten zeitversetzt.

Und dann wollen sie ein Gespräch auf Augenhöhe und dabei auch selber reden und nicht nur mir zuhören und auch noch übers Gehalt sprechen und am End noch wissen, was der Kollege verdient und wie bei mir um New Work und Casual Fridays und Home Office und BYOD steht.

Ganz zu schweigen davon, dass sie ganz viel mitreden wollen und mitdenken und überhaupt selber denken und dass sie sich Führungspersonen allerlei Geschlechts wünschen, mit denen sie öfter als einmal pro Jahr mit Formularunterstützung sprechen dürfen.

Learning on demand soll es dann auch bitteschön sein, nicht der 270-seitige Seminarkatalog, aus dem die Personalabteilung gemeinsam mit dem Chef auswählt, wer mit einer Weiterbildung im nächsten Quartal dran ist. Womöglich auch noch blended oder augmented oder mobil in kleinen Häppchen, und direkt am Arbeitsplatz umsetzbar.

Apropos Personalabteilung, anstatt dass die einfach brav die Akten zählen und die Lohnabrechnungen falten und in die Umschläge stecken, wollen die jetzt auch noch ganz vorne dabei sein und netzwerken und Fühl-dich-gut-Ideen einbringen und mit den Humanen Ressourcen Beziehungen aufbauen.

Da komme ichals Unternehmen ganz schön ins Schwitzen, und dabei will ich doch nur, dass die Kennzahlen stimmen und die Stakeholder glücklich sind und dass es mich auch in 10 Jahren noch gibt.

Das muss doch irgendwie gehen, auch ohne diesen ganzen Digitalisierungskram und Arbeit 4.0 und Human Relations und diese Emotionen.

Oder sollte da doch etwas dran sein?

 

Dieses „Klagelied“ ist mit einem Augenzwinkern geschrieben, aber so oder so ähnlich klingt es mitunter doch, in Gesprächen über Führung oder Personalarbeit. Wie wir in Zukunft arbeiten und zusammenarbeiten werden, das weiß auch ich nicht genau. Aber ich bin fest davon überzeugt, dass sich vieles von dem, was wir unter dem Stichwort New Work, Digitalisierung o.ä. diskutieren, lohnt, einmal auszuprobieren und vor allem, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwas zuzutrauen auf diesem spannenden Weg.

Ich freue mich auf Meinungen, Kritik und Kommentare!

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Freitagsgedanke: Wertschätzung

Für manche ist Wertschätzung schlicht ein weiteres Buzzword in der aktuellen Diskussion um die Zukunft der Arbeit und neue Wege der Zusammenarbeit im Team, oder ein sozialpädagogisches Konzept, das man im Kontext profitorientierter Unternehmen als Teil der Imagebroschüre schon mal mitnehmen kann, das aber im Alltag keine Relevanz hat.

Ich sehe das anders. Für mich ist Wertschätzung mehr als nur ein Wort, sondern eine Haltung, die nicht auf bestimmte Bereiche beschränkt ist, sondern die meine Arbeit prägt und die mir als Mensch sehr wichtig ist.

Was bedeutet das konkret im Arbeitsalltag?

  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kolleginnen und Kollegen wahrnehmen
  • sie in ihrer jeweiligen Rolle ernstnehmen
  • Informationen (zeitnah) weitergeben
  • Wissen teilen
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Themen, die sie betreffen, nicht übergehen
  • klare Anforderungen stellen
  • zeitnahes direktes Feedback geben
  • Feedback einholen („Wie läuft es bei dir/euch?“)
  • mitdenkende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch mitdenken lassen und nicht unnötig einschränken
  • Freiräume schaffen
  • Änderungen an Aufgaben oder Rollen zeitnah und ehrlich kommunizieren
  • nicht darauf vertrauen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Gedanken lesen können
  • den Erfahrungen und dem Wissen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vertrauen und nicht alles kontrollieren

Diese Liste ist nicht vollständig. Wenn Sie mögen, schreiben Sie mir gerne mit Ideen, Gedanken und Fragen.

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Freitagsgedanke: Rohdiamanten

Regelmäßig höre ich in Diskussionen über Personalauswahl, wir Personalerinnen und Personaler sollten nicht immer „so streng“ sein, sondern allen Menschen eine Chance geben, denn schließlich könnte sich hinter jeder Bewerbung ein Rohdiamant verbergen, den wir übersehen würden, wenn wir in der Auswahl zu enge Kriterien anwenden würden.

Nun ist es mit Rohdiamanten ja so, dass sie nicht so bleiben, wie sie sind, sondern geschliffen und somit verändert werden. Und aus manchen wird auch kein glitzernder Hingucker auf dem Verlobungsring, sondern sie landen als Industrieware auf einer Schleifscheibe. Die Vertreter der Rohdiamantenthese in der Personalauswahl legen allerdings meist großen Wert darauf, dass wir alle Individuen sind und als solche gesehen und behandelt werden sollen. Für mich passt da das Bild der Diamanten jedoch nicht so ganz – Schliff, Veränderung, ich schrieb es bereits.

Diamanten entstehen durch großen Druck und hohe Temperaturen. Bei Menschen funktioniert das indes nicht. Wird großer Druck auf uns ausgeübt, reagieren die wenigsten mit einer Verwandlung in einen glänzenden Kristall. Viel eher ziehen wir uns zurück, werden demotiviert und manchmal sogar krank. Starker, dauerhafter Druck ist im Umgang mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alles andere als zielführend. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, sollte man meinen, doch wird häufig gerade in Stresssituationen von Führungskräften Druck ausgeübt, in der Hoffnung, das Team würde dann besser funktionieren. Das mag ein Weilchen sogar gut gehen, ist aber kein sinnvolles Konzept für die Zukunft.

Ich suche in der Personalauswahl nicht nach Rohdiamanten oder anderen glitzernden Steinen. Ich bin Personalerin, keine Goldschürferin. Deshalb geht es mir um Menschen – wobei Sie, liebe Leserinnen und Leser, natürlich einwenden könnten, dass wir auch nichts weiter als „Kohlenstoffeinheiten“ seien und sich somit der Kreis zu den Diamanten wieder schließt. Aber das ist eine Diskussion, die an anderer Stelle besser aufgehoben wäre.

Wenn Sie Tipps zum Bewerben oder zum Finden der passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben möchten, kontaktieren Sie mich gerne.

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Mut zur Menschlichkeit

Letzte Woche schrieb ich im Bewerbungstipp, dass es im Vorstellungsgespräch nicht unbedingt darum geht, alles zu sagen, was einem in den Kopf kommt und was man weiß.

Das ist auch weiterhin meine Meinung, und doch möchte ich heute einmal ein kleines Gedankenexperiment wagen.

Wie würde ich, wie würden Sie reagieren, wenn Ihr Gegenüber im Vorstellungsgespräch zu Ihnen sagt: „Wissen Sie, ich nehme den Termin heute zwar wahr, weil ich nicht absagen wollte, aber eigentlich geht es mir ziemlich schlecht. Denn ich habe gerade unheimlich viel Stress in der Familie habe mit meinem pflegebedürftigen Vater und bin mit meinen Gedanken ganz woanders.“

Wie ginge es Ihnen in einer solchen Situation? Würden Sie das Gespräch aus Höflichkeit führen, aber insgeheim denken, herrje, wie unprofessionell, da will ich nicht arbeiten (oder: den/die will ich nicht einstellen)? Oder würden Sie sagen, wow, wie mutig, da steht jemand ganz und gar zu sich als Mensch und versteckt sich nicht und teilt auch weniger angenehme Gefühle?

Letzte Woche entdeckte ich ein Video von Bettina Stackelberg, in dem sie ein starkes Plädoyer dafür hält, auch schwierige Gefühle nicht nur zuzulassen, sondern auch zu thematisieren und sich „ganz und gar“ zu zeigen.

Und ich dachte mir, einerseits sollte es genau so sein, dass wir so menschlich miteinander umgehen und so ehrlich sein können, doch andererseits ist das eine ganz persönliche Sache, wie viel ich von mir preisgebe und in welcher Situation ich das tue. Von einer „verordnete Offenheit“, wie sie manchmal propagiert wird, halte ich wenig (davon spricht auch Frau Stackelberg nicht). Ich finde es wichtig, anzuerkennen, dass Menschen unterschiedlich mit ihren Gefühlen umgehen und es manchem gar nicht liegt, mutig zu sein oder das Herz auf der Zunge zu tragen, und genauso wichtig ist es, das Zeigen von Gefühlen gerade am Arbeitsplatz nicht mit Schwäche gleichzusetzen. Manchmal gehört eine Menge Mut dazu, zu sagen, wie man sich fühlt und dass das auch Auswirkungen auf die Arbeit hat.

Und seien wir ehrlich, wenn jemand etwas mit sich herumschleppt, merken wir das ja doch irgendwie. Da wäre es manchmal bestimmt angenehm, wenn einer sagen könnte, sorry, Leute, mir geht es dreckig, und bräuchte keine Energie darauf zu verwenden, das vor den Kolleginnen und Kollegen zu verbergen. Dazu braucht es aber auch eine Kultur, die das nicht als Schwäche ansieht und wo niemand zur Zielscheibe von Hohn und Spott gemacht wird, wenn er etwas direkt thematisiert.

Haben Sie Erfahrungen mit Offenheit und dem Ansprechen von Gefühlen am Arbeitsplatz gemacht? Ich freue mich auf Ihre Kommentare – gerne auch per E-Mail, wenn Sie nicht offen darüber schreiben können oder wollen.

 

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Freitagsgedanke: immer feste druff?

Manche Probleme lassen sich durch beherztes Draufhauen lösen. Zum Beispiel beim Holzhacken (wobei eine scharfe Axt auch sehr hilft, fast noch mehr als die Kraft, die man aufwendet. Aber das ist ein anderes Thema.) oder manch anderer körperlicher Tätigkeit. Ein befreundeter Mechaniker sagte einmal zu mir: „Probiere es nicht mit Gewalt. Nimm einen größeren Hammer.“

Überall da, wo ich es mit Dingen zu tun habe, kann ein „immer feste druff“ je nach Situation tatsächlich die passende Maßnahme sein (aber nicht vergessen, „nach fest kommt ab“). Doch wenn ich mit Menschen arbeite, sieht die Sache wieder anders aus.

Ja, wir führen mitunter auch Kritikgespräche oder müssen eine Abmahnung aussprechen. Aber auch da kommt es weniger darauf an, verbal um sich zu schlagen, sondern einfach klar und eindeutig zu kommunizieren, ohne die Person verächtlich zu machen oder auf einer persönlichen Ebene anzugreifen. Erfahrene Führungspersonen, Personalerinnen und Personaler kennen das und handeln entsprechend.

Trotzdem scheint das nicht flächendeckend selbstverständlich zu sein. Wer kennt nicht diese Führungskräfte, die ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter klein halten oder klein machen, die „von oben herab“ agieren und die in ihren Teams ein Klima des gegenseitigen Misstrauens schüren und teilweise sogar zelebrieren. Oder die „Kollegen“, die in einem solchen Team munter in alle Richtungen austeilen und eher gegeneinander statt miteinander zu arbeiten.

Warum sich manche am Arbeitsplatz wie die sprichwörtliche Axt im Walde benehmen (um den Bogen zum Holzhacken zu schlagen), dafür mag es viele Gründe geben. Aber es gibt aus meiner Sicht keine Rechtfertigung dafür, schlecht mit anderen umzugehen oder gar Mobbing zu betreiben. Das passiert leider immer noch zu häufig – mit teilweise weitreichenden Folgen für die Betroffenen.

Schwierige Situationen oder Konflikte verlangen uns manchmal einiges ab. Und nicht immer fällt es leicht, „gut“ zu kommunizieren. Doch mit „immer feste druff“ werden wir die Herausforderungen einer sich ändernden Arbeitswelt nicht bewältigen. Irgendwann werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter „mit den Füßen abstimmen“, wenn die Atmosphäre nicht mehr stimmt, und es ist ein Trugschluss, Vakanzen „mal eben schnell“ neu besetzen zu können.

Als Führungskräfte und als Personalerinnen und Personaler dürfen wir die Verantwortung dafür, auf ungeeignete Kommunikation und problematische Verhaltensweisen hinzuweisen und gegebenenfalls zu handeln, nicht ignorieren, sondern können und sollen unseren Beitrag für ein gutes Arbeitsumfeld leisten.

Lesenswert zum Thema ist das Buch „The No Asshole Rule: Building a Civilized Workplace and Surviving One That Isn’t“ von Robert I. Sutton. [Es gibt auch eine deutsche Übersetzung, die ich allerdings nicht gelesen habe und zu deren Qualität ich nichts sagen kann.]

 

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