Bewerbungstipp (47): die Sache mit dem Format

Für viele, die Bewerbungen bekommen und sichten und auswählen, ist es eine Selbstverständlichkeit, dass Bewerberinnen und Bewerber ihre Unterlagen elektronisch (per E-Mail oder Online-Formular) im pdf-Format senden. So zumindest der allgemeine Tenor, der in Gesprächen und in verschiedenen Artikeln immer wieder zutagetritt.

Dass das auf Seiten derer, die sich bewerben, nicht immer so selbstverständlich ist, wissen vor allem diejenigen, die nicht nur im Bereich der Wissensarbeit rekrutieren.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, seine Unterlagen zu schicken. Meine beiden Highlights dieses Jahr waren zum einen die zwei ausgedruckten Seiten eines Lebenslaufs, die auf dem Küchentisch liegend abfotografiert wurden und mir als jpg-Datei per E-Mail geschickt wurden, und zum anderen ein handschriftlicher Lebenslauf auf Karopapier, fertig gelocht zum Abheften, der am Empfang abgegeben worden war.

Je nachdem, nach welchen Kompetenzen und Qualifikationen man sucht und ob es auf schriftliche Ausdrucksfähigkeit ankommt oder darauf, mit einem Computer und einem Textverarbeitungsprogramm umgehen zu können, sind die beiden Beispiele entweder ein „Showstopper“ oder auch nicht.

Trotzdem kann ich Ihnen, liebe Bewerberinnen und Bewerber, nicht den Rat geben, es mit dem Format nicht genau zu nehmen. Denn eine ordentlich aufgemachte Bewerbung mit sinnvollen Dateinamen (Beispiel: „Lebenslauf_Liesel_Schmidt“ statt „Scan0815“) in einem Format, das sich problemlos öffnen lässt (pdf ist da sehr hilfreich) wird von den meisten einfach positiv wahrgenommen. Es gibt viele kostenlose kleine Programme, die beim Umwandeln einer Datei ins pdf-Format helfen, und es gibt dafür auch Tutorials, die man über die großen Suchmaschinen finden kann, wenn man sich mit der Benutzung solcher Programme nicht so recht auskennt.

Zwar sagt das Format einer Bewerbung grundsätzlich nicht unbedingt viel darüber aus, ob Sie für den Job, auf den Sie sich bewerben, fachlich geeignet sind, aber der erste Eindruck zählt nun einmal, ob wir wollen oder nicht.

Deshalb empfehle ich bei aller Individualität, dass Sie es der Leserin und dem Leser Ihrer Bewerbung so leicht wie möglich machen sollten – wie kreativ Sie ansonsten sind, können Sie im zweiten Schritt im Vorstellungsgespräch unter Beweis stellen.

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Bewerbungstipp (44): Vorbereitung aufs Gespräch

Auch im Jahr 2018 bleibt der Dienstag der Wochentag, an dem Sie hier meine persönlichen Bewerbungstipps lesen können, und zwar aus der täglichen Praxis für die Praxis. Mir ist es ein Anliegen, Ihnen etwas Handfestes mitzugeben, zumindest für die Situationen, für die das möglich ist.

Derzeit führe ich viele Bewerbungsgespräche und manchmal lade ich vor dem eigentlichen Termin im Unternehmen erst einmal zu einem Telefonat ein. Während es für die meisten Bewerberinnen und Bewerber selbstverständlich zu sein scheint, sich auf ein persönliches Gespräch gut vorzubereiten, zeigt mir meine Erfahrung, dass das für Telefonate nicht im gleichen Maße gilt.

Auch wenn es „nur“ ein Telefongespräch ist, sollten Sie sich darauf vorbereiten. Vorbereitung heißt für mich nicht zwingend, dass Sie alle Geschäftsberichte der letzten Jahre auswendig gelernt haben oder jede Pressemeldung genau kennen oder sich aufgrund von kununu- oder glassdoor-Bewertungen bereits eine Meinung gebildet haben.

Aber es hilft, wenn Sie

• wissen, auf welche Stelle Sie sich beworben hatten und wie das Unternehmen heißt und wo es sitzt
• das Telefonat eingeplant haben, so dass Sie nicht gerade mit dem Hund beim Joggen sind, wenn das Handy klingelt
• Ihren Werdegang auch mit mehrjähriger Erfahrung in überschaubarer Zeit erzählen können und nicht für jede Dekade zehn Minuten oder mehr benötigen
• eine Vorstellung haben, welche Fragen Sie Ihrerseits gerne stellen möchten
• als Quereinsteigerin oder Quereinsteiger offen und ehrlich mit Ihren Kenntnissen und Erfahrungen umgehen und diese weder überhöhen noch kleinreden.

Klingt alles logisch und selbstverständlich? Prima, dann wünsche ich Ihnen für Ihr nächstes Telefoninterview viel Erfolg und vielleicht mögen Sie ja von Ihren Erfahrungen berichten. Kommentare sind willkommen.

Bewerbungstipp (43): genau hinschauen

Wenn Sie dabei sind, sich zu bewerben, kennen Sie das vielleicht. Sie suchen Rat, wie das am besten zu bewerkstelligen sei. Sie fragen die Suchmaschine ihrer Wahl und bekommen mehr Ergebnisse, als Sie jemals lesen können, und haben die Qual der Wahl, was Sie mit diesen Ergebnissen anfangen sollten und wem Sie Glauben schenken wollen. Besonders beliebt sind Listen („Was Sie auf jeden Fall tun sollten“ – „Was Sie auf keinen Fall tun sollten“). Was ich davon halte (wenig), habe ich hier schon einmal kurz beschrieben.

Nur Sie selbst können entscheiden, welcher Tipp oder Ratschlag zu Ihnen und Ihrer Situation passt. Ich möchte Sie ermuntern, genau hinzuschauen und nicht alles, was Ihnen als „Expertenmeinung“ präsentiert wird, eins zu eins zu übernehmen. Selbst Experten können irren oder werden falsch zitiert oder aus dem Zusammenhang gerissen. Jemand, der seinen Arbeitstag damit zubringt, über Bewerbungen zu schreiben, hat möglicherweise einen anderen Standpunkt als jemand, der im Unternehmen mit der Personalauswahl betraut ist. Keiner von beiden hat alleine recht oder unrecht.

Vorsicht ist meiner Meinung nach geboten bei Artikeln, die aus dem Englischen (USA) übersetzt sind und uns hier als „neueste Informationen zum Bewerben“ präsentiert werden. Da steht schon mal drin, dass man die Innovationsfähigkeit eines Bewerbers an der von ihm verwendeten Schriftart erkennen könne oder dass eine Hotmail oder gar AOL E-Mail-Adresse darauf hindeute, jemand sei altmodisch. Ich fürchte, es gibt auch auf Seiten der Arbeitgeber Menschen, die so etwas glauben und ihre Auswahlkriterien danach richten.

Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass sich ein schreibfehlerfreier, gut strukturierter Lebenslauf angenehm liest. Das geht mir auch so, und ich rate auch dazu, die Unterlagen ordentlich aufzubereiten. Aber übertreiben muss man es wahrlich nicht. Und wer behauptet, Ihre Persönlichkeit lasse sich aus der Gestaltung Ihrer Unterlagen herauslesen und Ihre Bewerbung daraufhin ablehnt, für den wollten Sie sowieso nicht arbeiten. Und ich auch nicht.

Bewerbungstipp (41): die 5 (8, 13, 47) besten Fragen und Antworten

Es gibt Menschen, die mögen Listen.
Und so gibt es in den Weiten des Internet natürlich auch zum Thema Bewerbung jede Menge Listen.
Die heißen dann z.B. „Die fünf besten Interviewfragen“, „10 tolle Recruitingtipps“, „25 Wege zum Traumjob“ und so weiter.

Manchmal finden sich in solche Zusammenstellungen hilfreiche Tipps, aber meist bestehen sie doch nur aus wohl formulierten Selbstverständlichkeiten.

Mein Tipp heute: bleiben Sie kritisch und schauen Sie genau hin, was Ihnen als „sicherer Weg zum Erfolg“ angepriesen wird. Denn ob das zu Ihnen passt, was da steht, können nur Sie selbst entscheiden, weil nur Sie selbst wissen, welchen Hintergrund Sie haben und was Ihr Ziel ist.

Versuchen Sie nicht, Ihre Bewerbung irgendeiner Liste anzupassen, sondern denken Sie darüber hinaus. Und wenn Sie dazu Fragen haben oder Tipps haben möchten, schreiben Sie mich einfach an.

Bewerbungstipp (40): Querformat

Manchmal werde ich gefragt, was denn davon zu halten sei, den Bewerbungsunterlagen eine Powerpoint-Präsentation beizulegen, oder die Bewerbung mit Powerpoint zu erstellen.
Um diese Frage zu beantworten, möchte ich sie zunächst aufdröseln.

Die einfache Antwort zuerst: die „sicherste“ Variante für Bewerbungsunterlagen ist die pdf-Datei. Egal, welches Format zugrunde liegt, Sie können davon ausgehen, dass alle Zeilenumbrüche, Absätze und was Sie sonst so alles haben, so angezeigt wird, wie Sie es beabsichtigt haben. Bei anderen Dateiformaten können Ihnen unterschiedliche Versionen schon mal einen Strich durch die Rechnung machen. Ganz zu schweigen davon, dass manche Dateiformate für das Hochladen im Bewerbungsportal gar nicht freigegeben sind.
Dem pdf ist es egal (und mir als Empfängerin auch), ob die Ursprungsdatei für den Lebenslauf und das Anschreiben ein Word, Excel, Powerpoint- oder was auch immer Dokument war.

Sie dürfen also, wenn Ihnen das Querformat aus Powerpoint (oder einer anderen Präsentationssoftware) so gut gefällt, dass Sie es für Ihre Bewerbung verwenden wollen, durchaus Powerpoint (oder Keynote, oder Impress, oder…) nehmen, um Ihre Bewerbung zu erstellen.

Allerdings, und hier kommen wir zum schwierigen Teil der Antwort, ergibt es für mich wenig Sinn, eine Datei, die eine „Präsentation“ ist, als eine Art „Arbeitsprobe“ der Bewerbung beizufügen. Denn ob Sie gut präsentieren können, sieht man Ihren Folien nicht an. Und wie gut Sie sich vorbereitet haben, leider auch nicht. Powerpoint und jede andere Präsentationssoftware ist aus meiner Sicht schlicht und einfach ein Tool, das eine Präsentation / einen Vortrag / eine Performance (okay, das vielleicht nun nicht) begleitet. Dieses Tool könnte auch ein Whiteboard sein, ein Flipchart, eine Kiste mit Spielfiguren, ein Origami, eine Handpuppensammlung oder irgendetwas anderes. Die Aussagekraft einer solchen Powerpoint-Datei ist nicht besonders hoch. Es sei denn, Sie legen noch das zugrundeliegende Konzept bei, in dem Sie erklären, was Sie erreichen wollten, wer Ihre Zielgruppe war, wie viel Zeit Sie für die Präsentation hatten etc.

Wenn in der Bewerbungsphase, irgendwann, im Erst- oder Zweit- oder Drittgespräch, von Ihrem künftigen Arbeitgeber eine Aufgabe gestellt wird, die heißt: „Halten Sie eine Präsentation und nutzen Sie dafür die Software Powerpoint“, dann machen Sie das natürlich. (Wobei die Wahl des Tools freigestellt sein sollte, aber das ist ein anderes Thema.)

Wenn Sie Ihren Lebenslauf in Powerpoint grafisch aufbereiten möchten und das auch können, dann spricht ebenfalls nichts dagegen, das zu tun – es empfiehlt sich aber trotzdem, die Datei als pdf zu verschicken (Sie merken, ich wiederhole mich).

Kurz und knapp: mir persönlich ist es egal, welches Tool jemand nimmt, um damit seine Unterlagen zu erstellen. Inhalt und Aussage zählen.

Bewerbungstipp (8): Umgang mit Absagen

Letzte Woche habe ich angekündigt, dass ich diese Woche etwas zum Umgang mit Absagen schreiben werde.
Dafür gibt es, wie so oft beim Thema Bewerbung, kein Pauschalrezept.

Eine Absage zu erhalten macht wütend, enttäuscht oder traurig. Es ist völlig normal, sich zu ärgern.

Um Ihren Frust loszuwerden, tun Sie, was auch immer Ihnen gut tut. Stampfen Sie mit dem Fuß auf, schreien Sie laut, drehen Sie eine Runde im Park.
Natürlich ist es „nur ein Job“, den man vor der Absage auch nicht hatte, und nach der Absage eben nicht mehr bekommt.
Lassen Sie sich trotzdem von Ihrem Frust und Ihrem Ärger nicht vereinnahmen. Sobald die Absage da ist, können Sie daran nichts mehr ändern.

Wenn Sie noch kein Vorstellungsgespräch hatten, bringt es meiner Erfahrung nach wenig, beim Unternehmen anzurufen und nach den Gründen zu fragen, oder nach etwas, was man hätte anders oder besser machen können. Selbst wenn Sie wüssten, dass Unternehmen A auf X Wert gelegt hätte, würde Ihnen das für Unternehmen B nicht helfen, denn B legt vielleicht auf Y Wert.
Wenn Sie bereits ein Gespräch hatten, lassen Sie dieses noch einmal kritisch Revue passieren. Versetzen Sie sich in Ihre Gesprächspartner und überlegen Sie, wie Ihre Antworten gewirkt haben könnten. Wenn Sie ein sehr gutes Gefühl hatten, kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner und bitten um Feedback. Es gibt zwar keine Garantie, dass Sie eine Rückmeldung bekommen, aber fragen dürfen Sie. Fragen Sie ruhig nach, ob Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut bewerben dürfen, wenn Sie das denn möchten.

Dennoch, wenn Sie viele Absagen bekommen und kein Vorstellungsgespräch dabei herausspringt, schauen Sie, ob Sie etwas an Ihrer Bewerbungsstrategie oder an Ihren Unterlagen verbessern können. Es ist ziemlich einfach, bei einer Absage die Schuld beim Unternehmen zu suchen und zu sagen, man habe dort Ihre Passung für die Stelle einfach nicht erkannt, oder die Entscheider seien einfach unfähig. Es mag im Einzelfall so sein, dass Sie gepasst hätten und dass es niemand gemerkt hat, die Regel ist das meiner Meinung nach aber nicht.

Es macht viel Arbeit, für jede Position eine individuelle Bewerbung zu erstellen. Machen Sie sich diese Arbeit. Passen Sie Ihren Lebenslauf ggf. an und heben Sie in z.B. die Stationen hervor, die einen Bezug zur Vakanz haben. Sie sollen nichts weglassen und nichts hinzufügen, aber Sie können einzelne Bereiche stärker gewichten.
Lesen Sie die Ausschreibung genau und prüfen Sie, wie Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten dazu passen.
Seien Sie dabei ehrlich zu sich selbst. Übertreiben Sie nicht, seien Sie aber auch nicht zu bescheiden.
Sie dürfen sich natürlich auf Stellen bewerben, die vielleicht noch „eine Nummer zu groß“ sind, oder für die Sie eigentlich schon „zu weit“ sind. Erfolgversprechender dürften Bewerbungen sein, bei denen Sie sich nicht zu sehr zur Decke strecken oder kleiner machen müssen.

Wenn Sie etwas an Ihrer Bewerbung verbessern möchten, konzentrieren Sie sich auf das, was Sie beeinflussen können, und gehen Sie’s an. Sie werden vielleicht nicht sofort bei der nächsten Bewerbung zum Zug kommen, aber Sie können jede Bewerbung und jede Absage nutzen, um persönlich einen Schritt weiterzukommen.
Sehen Sie Bewerbungen immer auch als Trainingseinheiten – wenn ich mir meine eigenen Bewerbungen von früher anschaue, sind viele davon nicht sehr gelungen. Es wurde aber im Laufe der Zeit besser, deshalb möchte ich Sie ermutigen, auch nach einer Absage nicht aufzugeben. Oft braucht man einfach mehrere Anläufe, um zum Ziel zu gelangen.

Bewerbungstipp (7): Rat suchen und finden

Kennen Sie das? „Ratschläge sind auch Schläge“, sagen manche, und dabei schwingt mit, dass diese besser unterbleiben sollten.
Mit Ratschlägen zum Thema Bewerbung ist es auch so eine Sache. Woher weiß ein Ratsuchender/eine Ratsuchende, was er/sie denn jetzt machen soll? Oft widersprechen sich Aussagen zum „richtigen“ Bewerben. Wem also folgen? Wem glauben? Was tun?

Zum Start der wöchentlichen Bewerbungstipps habe ich gesagt, dass diese meine persönliche Sichtweise widerspiegeln. Ich freue mich natürlich, wenn meine Tipps jemandem weiterhelfen, möchte diese aber nicht als einzige richtige Möglichkeit verstanden wissen. Dazu ist die Welt zu bunt und vielschichtig, als dass eine Einzelperson sagen könnte, sie habe die Lösung.

Und in diese Richtung geht auch mein heutiger Tipp an alle Ratsuchenden: schauen Sie genau hin, wenn Ihnen jemand einen Vorschlag macht, wie Sie ein Thema angehen könnten. Sagt diese Person, das Vorgehen sei ein immer gültiges Rezept, oder gibt Ihnen eine Erfolgsgarantie, dann seien Sie wachsam.
Es wäre manchmal schön, wenn es ein klares „So“ oder „So nicht“ als Antwort auf eine Frage gäbe, aber davon können wir leider nicht ausgehen. Im Bewerbungsprozess gibt es kein „one size fits all“ und keine Formate, an die sich alle Personaler halten. Lassen Sie sich durch Geschichten wie „Montags werden nur blaue Mappen akzeptiert und Dienstags nur grüne“ nicht verwirren. Natürlich gibt es auch unter Personalern schräge Vögel, die anhand der Mappenfarbe, des Dateiformats oder des Sternzeichens über eine Zu- oder Absage entscheiden, aber diese sind meiner Erfahrung nach nicht in der Mehrheit.

Seien Sie ruhig mutig und probieren Sie Ratschläge und Tipps, die Ihnen sinnvoll erscheinen, einfach aus.
Wenn Sie weniger mutig sein wollen, probieren Sie nicht den erstbesten Tipp, der Ihnen über den Weg läuft, sondern recherchieren Sie ein wenig. Lesen Sie Blogs, lesen Sie Diskussionsforen, lesen Sie Bücher, und entscheiden dann, wie Sie vorgehen wollen.

Versuchen Sie nicht, es allen in Ihrer Bewerbung recht machen zu wollen. Dazu gibt es zu viele Einzelfaktoren und zu viele Prozessbeteiligte. Verzagen Sie nicht, wenn Sie eine Absage bekommen. Wie Sie sich auch nach mehreren Absagen wieder motivieren können, darüber werde ich in der kommenden Woche schreiben.