AIDA. Wer denkt da nicht an Opernhäuser, Schiffsreisen, Attention-Interest-etc. oder auch Asteroid Impact Deflection Assessment. Ein wunderbares kleines Wort, das viele Bedeutungen hat.
Gestern las ich einen Artikel der t3n, in dessen Teaser es hieß, 39% der Arbeitszeit der Personaler bestünde aus Administration und für andere Dinge bliebe keine Zeit. Im Artikel selbst ging es dann um diese anderen Dinge, für die all diejenigen wenig Zeit haben, die sich an zwei von fünf Tagen mit Administration beschäftigen.
Also machen wir heute mal AIDA in der Personalabteilung: Abspecken in der Administration.
Die eleganteste Lösung ist die Anschaffung und Nutzung einer ordentlichen Software. Eine Software mit Schnittstellen für die Lohnabrechnung (und Zeiterfassung, wo nötig), die auf hiesige Bedürfnisse zugeschnitten ist. Es gibt da auch für kleine Unternehmen tolle Varianten. Noch besser ist es, wenn die Software neben den genannten Schnittstellen auch den Self-Service durch Mitarbeiterinnen und Führungskräfte zulässt. Es sollte Standard sein, dass Mitarbeiterinnen ihre persönlichen Daten (z.B. Adressänderung nach Umzug) selbst aktualisieren können und dass Urlaubsanträge nicht mehr in Papierform mit dreifachem Durchschlag in die Genehmigungsschleifen gehen müssen. Viele Prozesse der Personalarbeit lassen sich digital abbilden. Dazu gehört aber auch, dass diese Prozesse im Unternehmen definiert sind, sonst gilt leider das GIGO-Prinzip („garbage in, garbage out“, meist scherzhaft gemeint, doch mit einem Körnchen Wahrheit).
Wer keine Software anschaffen kann, muss sich anders helfen. Auch da gibt es Möglichkeiten.
Personalakte:
Weg vom Prinzip des „viel hilft viel“. Überlegen Sie, was Sie wirklich brauchen und in welcher Form. Nicht alles muss in Papierform in die Akte. Es gibt digitale Speichermöglichkeiten, die Sie nutzen können (aber bitte Regeln und Best Practices zur Informationssicherheit beachten). Entscheiden Sie, ob Sie mit einer Akte arbeiten wollen oder ob es Haupt- und Nebenakten geben soll. Entsprechend sortieren Sie die bestehenden Akten und vernichten alles, was nicht gebraucht wird. Auch wenn Sie auf Aufbewahrungsfristen achten, werden Sie vermutlich feststellen, dass Sie die Aktenberge kleiner machen können.
Laufwerke:
Hand aufs Herz, wie viele HR-relevante Ordner und Unterordner haben Sie auf Ihrem Rechner und auf den Netzlaufwerken? Wie viele davon nutzen Sie regelmäßig? Wie viele haben Sie schon vergessen (weil „irgendwo“ abgelegt oder selten gebraucht)? Schaffen Sie eine schlanke, logische Struktur, die zu Ihrem Unternehmen passt. Löschen Sie alte Versionen von Dokumenten oder stellen Sie anderweitig sicher, dass diese nicht mehr genutzt werden. Geben Sie den Dokumenten verständliche Namen und halten Sie sich an die Nomenklatur. Auch die Sucherei nach „Vertragszusatz_2018_Müller_M“ oder „M_Müller_Zusatzvertrag“ kostet Zeit und ist unnötig.
Formblätter, Dokumente, Anleitungen:
Personalarbeit beinhaltet Papierkram, ob wir wollen oder nicht. Auch hier können wir uns und den Kolleginnen die Arbeit erleichtern. Halten Sie Formulare (intern wie extern) griffbereit und stellen Sie so viele wie möglich auf allgemein zugänglichen Laufwerken zur Verfügung. Schreiben Sie verständliche Anleitungen und Nutzungshinweise, wo nötig. Wenn es im Unternehmen ein Intranet gibt, nutzen Sie dieses.
Vorbereitende Lohnabrechnung:
In vielen Unternehmen wird die monatliche Lohnabrechnung nicht inhouse erledigt, sondern durch einen Dienstleister, z.B. das Büro des Steuerberaters. Gewöhnen Sie sich an, Änderungen zu dokumentieren, wenn diese passieren. So vermeiden Sie die Hektik kurz vor dem Abrechnungszeitraum, wenn der Dienstleister „plötzlich“ alle Informationen haben möchte und Sie dann suchen müssen und am Ende auch noch etwas vergessen. Meine Erfahrung ist, dass Sie locker einen Tag Arbeit sparen, wenn Sie täglich (oder wöchentlich) Ihre Änderungsliste pflegen und nicht nur einmal im Monat. Natürlich wäre das mit einer entsprechenden Software noch einfacher, aber das sagte ich ja bereits.
Apps & Co.:
Auch wenn Sie keine HR-Software haben, nutzen Sie Onlineangebote und Apps, so oft es geht. Wenn Sie z.B. Mitarbeiterbefragungen durchführen wollen, tun Sie das nicht papierhaft. Schauen Sie sich um, was es auf dem Markt gibt und probieren Sie auch mal etwas aus.
Ich bin ein sehr strukturiert arbeitender Mensch. Administration macht mir Spaß und geht mir schnell und leicht von der Hand. Trotzdem darf das niemals Selbstzweck sein! Überlegen Sie immer, welchen Papiertiger Sie tatsächlich reiten müssen und ob es nicht auch anders geht. Wenn Sie keine Idee haben, fragen Sie ruhig auch mal die Kolleginnen. Denn die schauen nicht mit der HR-Brille und können wertvolle Anregungen geben. Sagen Sie bitte auch nicht sofort, dass etwas nicht erlaubt ist. Nicht alles, was wir noch nicht ausprobiert haben, ist verboten. Wir müssen eine ordentliche, korrekte Administration sicherstellen, gar keine Frage. Aber wir müssen unseren Tagesablauf als Personalerinnen nicht von der Administration diktieren lassen.
Mein persönlicher Zeitfresser in Unternehmen ohne entsprechende Software ist übrigens das Recruiting, genauer gesagt die Verwaltung der Bewerbungen. Wenn Sie dafür nur eine Excel-Liste haben, ist das zwar besser als nichts, Sie kommen damit aber nie so richtig in Schwung.
Wenn Sie also 2019 endlich eine Software anschaffen wollen, nehmen Sie eine, die nicht nur Administration kann, sondern auch ein gutes Recruitingmodul hat. Am Anfang braucht es etwas Zeit, bis alles läuft und die eigenen Prozesse entsprechend abgebildet sind, aber es lohnt sich.
Für Fragen, weitere Anregungen und Unterstützung beim Aufräumen kontaktieren Sie mich gerne!
AHa-Erlebnisse 