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Delegating & sharing HR tasks

There are quite a lot of people who would love to get rid of the HR function – HR is perceived is being rather useless except maybe for payroll, but there are different opinions on whether payroll is part of HR at all. Most HR people I know love to see payroll as part of accounting, whereas my accounting colleagues tell me it should be part of HR. But that’s another topic.

What I want to talk about today is if and how we could delegate and share some of our HR tasks to others. I’m not an advocate for „zero HR“ because I think HR tasks and role remain, whether you have someone with „HR“ in their job title or not. And I strongly believe that we should open our doors and stop being protective of our tasks and expertise. If we want HR to be more than the internal payroll provider or compliance watchdog or even nanny department, we need to be transparent about what we do and why and how we do it.

It’s perfectly possible to involve team managers and leaders in recruiting, performance management, development and training. Bringing different viewpoints together can be very enlightening, and what good would a training concept do that has been written in the HR department without talking to people what they need? You might think it’s standard and good practice to talk to people before developing trainings and workshops, but that’s not the case everywhere.

So, make sure that you communicate with your internal customers and that you know what their challenges are. Ask them if and how they would like you to get involved. But don’t let them delegate things they don’t want to do upon you! Some leaders are eager to drop the ball and let HR pick it up when they don’t want to conduct difficult conversations with team members.

On the other hand, when it comes to delegation of HR tasks, only give away what you feel comfortable with. However, if you think you can’t delegate anything, leave your comfort zone for a while. It is worth it. Most of our colleagues trust us, so we can trust them to handle the tasks in a good way. And when I talk about delegating, I don’t mean to just give a task to someone without preparing them to deal with the task. Don’t fall into the trap of thinking that „everyone“ can do recruiting. Help leaders and team members to develop the necessary skills and to use the relevant tools. Come together and talk about and try out ways of moderating meetings, leading discussions, preparing a talk or a learning session. Help your colleagues bring in personal experiences and let them share their knowledge.

Think about what you could delegate, and then find a way to do this without putting too much additional work on someone’s desk. It doesn’t help to force a person to do overtime to work on an HR topic.

Maybe you can try and swap desks with someone for a few hours per week. While your colleague from the sales team uses 2 hours to conduct a workshop or train new team members, you could help them out by talking to clients or whatever it is that needs doing. This approach might not work everywhere and not immediately, but it’s worth giving it a try.

And who knows, you might have someone in the company who would be a great addition to the HR team and you just didn’t know about it. Or you might discover a new passion in technical support or marketing. Some people never try something new because they fear they might like it. I would like to encourage you to be open and to explore the possibilities. In my experience, you can’t lose.

Whatever the outcome, you will be richer.

Oh, and by the way, other colleagues might appreciate your work a lot more once they’ve experienced parts of it themselves. Good HR is not as simple as it seems, and by involving others and by being transparent, we can show what we’re actually doing each day and why our work is relevant. And even if the experiment results in your HR team being dissolved and the work being distributed in the company, there will still be a role for you. Don’t be afraid of this change.

Be active and curious and open those office doors.

If you like, drop me a line and tell me about your experiences. Or contact me if you would like to know more or need some nudging to start delegating.

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Eingeordnet unter Leadership, Personalarbeit

Administration vs. HR

Vor einiger Zeit entwickelte sich bei Twitter eine kleine Diskussion darüber, ob und was Administration eigentlich (noch) in moderner Personalarbeit zu suchen hat.

Wer schon ein bisschen was von mir gelesen hat, weiß, dass ich mich vor administrativen Aufgaben und dem Schaffen von Strukturen nicht scheue.

Gestalten statt verwalten sollen wir modernen Personalerinnen und Personaler, das scheint allgemeiner Konsens. Und ich muss in Zeiten von Tools, digitalen Akten etc. auch nicht mehr stundenlang Papier wälzen, um Personalprozesse zu administrieren. Da bliebe also theoretisch genügend Zeit zur Gestaltung. Nur brauche ich dazu auch das passende Umfeld. Personalerinnen und Personaler arbeiten ja nicht alleine, auch wenn ihr Standing vielleicht nicht das Beste ist. Aber wir werden von der Organisation beeinflusst, in der wir uns bewegen. Haben wir Unterstützung, die Administration zu digitalisieren? Haben wir Kolleginnen und Kollegen, oder sind wir, wie so viele, in kleinen und mittleren Unternehmen als Einzelkämpferin oder Einzelkämpfer unterwegs? Welche Rolle wird uns seitens der Unternehmensführung zugedacht? Wie viel Spielraum haben wir, wie viel Spielraum können wir uns schaffen?

Es ist nicht jeder und jedem gegeben, gegen aktiven und passiven Widerstand anzuarbeiten. Ich habe es selbst schon erlebt, dass das Thema Personal seitens des Managements auf die reine Administration reduziert wurde und dass aufgrund der Personalstruktur kaum Freiraum war, andere Themen intensiv bearbeiten zu können.

Wenn man in einer solchen Situation ist, mag man nicht unbedingt noch hören, dass es an einem selbst liegt, dass es auf dem Weg zu HR 4.0 noch so furchtbar weit ist. 😉

Als Teil einer wie auch immer gearteten HR-Community bekomme ich natürlich am ehesten mit, was über unsere Arbeit und unseren Berufsstand gesagt wird, auch von außen. Aber gibt es eigentlich ebenso viele Bestrebungen, Buchhalter, Controller oder IT-ler abzuschaffen? Sind wir HR-ler tatsächlich entbehrlicher als die Kolleginnen und Kollegen aus anderen Bereichen?

In diesem Zusammenhang darf und soll man selbstverständlich auch darüber nachdenken, wer im Unternehmen für die Personaladministration zuständig sein sollte. Und da wird es auch gleich spannend, wie ich finde. Denn: was beinhaltet die Administration eigentlich? Wo wollen wir die Grenze ziehen? Wo sind Schnittstellen? Mit wem arbeiten wir wie zusammen?

Geht es um die Lohnabrechnung als solche, scheint die Sache klar. Das kann ein externer Dienstleister machen, ein Steuerberater, oder jemand aus der eigenen Buchhaltung (sollten wir demnach nicht abschaffen). Um die Abrechnung durchführen zu können, braucht es Daten. Die kann man z.B. in einem Personalbogen schön zusammenfassen. Hier wieder die Frage: wie kommt der/die neue Mitarbeiter/in an diesen Bogen? Eine digitale Lösung kommt dann in Betracht, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit haben, den Bogen am Rechner (oder Smartphone?) auszufüllen und über genügend sprachliche bzw. schriftliche Kompetenz verfügen.

Wer erstellt Arbeitsverträge und Änderungen dazu? Wer kümmert sich um Bescheinigungen? Wer schreibt Arbeitszeugnisse bzw. kümmert sich darum, dass alle Informationen ins entsprechende Tool geraten? Wer schaut nach der 42-Tage-Frist für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall? Wer löst ein BEM aus?

Wenn man entscheidet, all diese Themen aus der eigentlichen HR-Abteilung herauszulösen, weil die Admin separat laufen soll, benötigt man eine Schnittstellenfunktion. Der Austausch von Informationen scheint heutzutage trivial, ist es meiner Erfahrung nach aber nicht immer.

Nicht zuletzt aufgrund der nötigen Schnittstellen bin ich der Meinung, dass ein/e gute/r Personaler/in nicht umhin kommt, von den Adminthemen zumindest die Grundlagen zu kennen, um mit dafür Sorge zu tragen, dass die Basis stimmt. Habe ich ein ordentliches Fundament, dann kann ich mich wunderbar der vielen anderen Spielwiesen widmen und muss auch keine Sorge haben, dass ich einer Bewerberin im Auswahlprozess von unserem tollen Onboarding erzähle und diese dann wegen einer fehlerhaften ersten Abrechnung gefrustet ist, weil irgendwelche Informationen nicht korrekt waren.

Zum Abschluss noch ein Wort zu der gerne gehörten Forderung, wir müssten uns als Personalerinnen und Personaler einfach nur bewegen und „mal machen“ und neue Ideen ausprobieren und umsetzen: ja, viele wollen das. Und viele stoßen im eigenen Unternehmen immer wieder an Grenzen. Es kann ermüdend sein, und nicht immer sitzen die „Bremser“ nur in HR. Vermutlich kommt es auch nicht von ungefähr, dass engagierte Personalerinnen und Personaler immer wieder die Seiten wechseln und als Beraterinnen und Berater arbeiten, statt weiterhin ihre tollen Themen im Unternehmen voranzubringen. In einem gewachsenen System, dessen Teil man ist, Veränderungen herbeizuführen, kann herausfordernd sein.

Hut ab an all die, die das immer wieder angehen!

Zum Weiterlesen (auf Englisch): „Stockholm Syndrom“ in Bezug auf schlechtes Management? und Verlassen Mitarbeiter tatsächlich die Führungskraft, wenn sie gehen?

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Eingeordnet unter Klartext, Personalarbeit

Montagsimpuls: Grundlagen schaffen

Hand aufs Herz, wenn Sie Personalerin/Personaler sind: wie gerne beschäftigen Sie sich mit Administration? Machen Sie das überhaupt (noch) selbst, haben Sie das ausgelagert, oder gehört es gar nicht zu Ihren Aufgaben, sondern ein/e Kollegin/Kollege kümmert sich darum?

Im Leipziger HRM-Blog von Peter M. Wald las ich vor einigen Tagen in der wirklich lesenswerten Interviewreihe „5+1“ etwas, das mich nachdenklich machte. Stefan Döring erzählt von seiner Arbeit und davon, dass Personalabteilungen vielfach als nicht wertschöpfend empfunden werden – was kein neuer Vorwurf ist, aber interessant fand ich in diesem Zusammenhang, dass es wohl regelmäßig schon bei den administrativen Grundlagen und der Lohnabrechnung hakt und dass Outsourcing betrieben wird „in der Hoffnung, dass Externe professioneller arbeiten.“

Irgendwie beißt sich die HR-Katze da mal wieder in den Schwanz (und die HR-Managerin in die Tischkante). Personalverwaltung ist irgendwie das ungeliebte Kind in der großen Familie der HR-Aufgaben. Oder vielleicht doch die Schwiegermutter? Jedenfalls werden adminstrative Aufgaben gerne mal ausgelagert und je nach Unternehmen ergibt das auch mehr oder weniger Sinn.

Aber! Ich finde, gute Personalarbeit braucht Grundlagen. Und mit einer ordentlichen Administration und sinnvollen, (schlanken) und immer wieder überarbeiteten Prozessen geht alles andere auch viel leichter. Wenn ich meine Verwaltung und Lohnabrechnung tatsächlich im Griff habe und meine Zeit nicht damit verbringen muss, Adressdaten zu korrigieren, Urlaubsansprüche neu zu berechnen und verärgerte Mitarbeiter zu beruhigen, dann kann ich ganz in Ruhe über weitere HR-Themen nachdenken und noch stärker dafür sorgen, dass meine internen Kunden meine Arbeit positiv wahrnehmen.

Es ist überhaupt nicht schlimm, Administration nicht zu mögen. Trotzdem sollte man das nicht schleifen lassen und hoffen, dass dort gemachte Fehler schon nicht auffallen werden.

Wer mich kennt, weiß, dass ich es liebe, Prozesse anzuschauen, zu verbessern und mit Leben zu füllen, und dass Adminstration und Abrechnung für mich keine roten Tücher sind. Wenn Sie Praxistipps dazu haben möchten, oder einfach nur ein bisserl Ermutigung, kontaktieren Sie mich gerne. Und es wäre doch gar kein so schlechter Start in die neue Arbeitswoche, wenn der Ablagestapel mal verkleinert würde – falls Sie das nicht schon am Freitag erledigt haben, um entspannt ins Wochenende zu gehen.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine tolle Woche und freue mich, wenn Sie den Beitrag teilen oder kommentieren.

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