Montagsimpuls: Grundlagen schaffen

Hand aufs Herz, wenn Sie Personalerin/Personaler sind: wie gerne beschäftigen Sie sich mit Administration? Machen Sie das überhaupt (noch) selbst, haben Sie das ausgelagert, oder gehört es gar nicht zu Ihren Aufgaben, sondern ein/e Kollegin/Kollege kümmert sich darum?

Im Leipziger HRM-Blog von Peter M. Wald las ich vor einigen Tagen in der wirklich lesenswerten Interviewreihe „5+1“ etwas, das mich nachdenklich machte. Stefan Döring erzählt von seiner Arbeit und davon, dass Personalabteilungen vielfach als nicht wertschöpfend empfunden werden – was kein neuer Vorwurf ist, aber interessant fand ich in diesem Zusammenhang, dass es wohl regelmäßig schon bei den administrativen Grundlagen und der Lohnabrechnung hakt und dass Outsourcing betrieben wird „in der Hoffnung, dass Externe professioneller arbeiten.“

Irgendwie beißt sich die HR-Katze da mal wieder in den Schwanz (und die HR-Managerin in die Tischkante). Personalverwaltung ist irgendwie das ungeliebte Kind in der großen Familie der HR-Aufgaben. Oder vielleicht doch die Schwiegermutter? Jedenfalls werden adminstrative Aufgaben gerne mal ausgelagert und je nach Unternehmen ergibt das auch mehr oder weniger Sinn.

Aber! Ich finde, gute Personalarbeit braucht Grundlagen. Und mit einer ordentlichen Administration und sinnvollen, (schlanken) und immer wieder überarbeiteten Prozessen geht alles andere auch viel leichter. Wenn ich meine Verwaltung und Lohnabrechnung tatsächlich im Griff habe und meine Zeit nicht damit verbringen muss, Adressdaten zu korrigieren, Urlaubsansprüche neu zu berechnen und verärgerte Mitarbeiter zu beruhigen, dann kann ich ganz in Ruhe über weitere HR-Themen nachdenken und noch stärker dafür sorgen, dass meine internen Kunden meine Arbeit positiv wahrnehmen.

Es ist überhaupt nicht schlimm, Administration nicht zu mögen. Trotzdem sollte man das nicht schleifen lassen und hoffen, dass dort gemachte Fehler schon nicht auffallen werden.

Wer mich kennt, weiß, dass ich es liebe, Prozesse anzuschauen, zu verbessern und mit Leben zu füllen, und dass Adminstration und Abrechnung für mich keine roten Tücher sind. Wenn Sie Praxistipps dazu haben möchten, oder einfach nur ein bisserl Ermutigung, kontaktieren Sie mich gerne. Und es wäre doch gar kein so schlechter Start in die neue Arbeitswoche, wenn der Ablagestapel mal verkleinert würde – falls Sie das nicht schon am Freitag erledigt haben, um entspannt ins Wochenende zu gehen.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine tolle Woche und freue mich, wenn Sie den Beitrag teilen oder kommentieren.

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Motivationsschreiben, Anschreiben und noch mehr Verwirrung

Vor ein paar Wochen bekam ich eine E-Mail vom (damaligen) Chefredakteur meines Lieblings-HR-Magazins (Human Resources Manager), ob ich nicht ein paar Worte zu Beratung und Beratern schreiben wollte. Dazu konnte ich natürlich nicht nein sagen, und nachlesen kann man das in der aktuellen Ausgabe.

Berater und Beratung im Personalbereich, ein Thema, dem ich zwiespältig gegenüber stehe. Ich war selbst als Beraterin tätig und sitze als Personalerin im Unternehmen nun auch schon seit einigen Jahren auf der „anderen Seite“ des Tisches. Wenn mir ein Berater erst einmal erklärt, was ich als Personalerin alles verkehrt mache und wie altmodisch ich bin, weil ich X oder Y noch nicht nutze, bekommt er/sie von mir keinen Auftrag. Mancher mag mich störrisch nennen, an dieser Stelle bin ich es aber, denn ich habe es selbst so gehandhabt und erwarte es von Beratern einfach, dass sie zuhören und fragen und nicht gleich mit der Lösung ankommen, die ihnen am besten gefällt. Ich möchte und kann in der Personalarbeit nicht immer alles alleine machen, deshalb ist es gut, Spezialisten zu haben, die ich für bestimmte Themen fragen und buchen kann. Es muss aber passen, und das finden wir am ehesten heraus, indem wir miteinander reden und nicht, indem eine Verkaufspräsentation abgespult wird, die nach dem Termin beim nächsten Unternehmen wieder herausgeholt wird und in gleicher Form wiederholt wird, obwohl diese potentielle Kunde sicher wieder andere Fragen und Anforderungen hat.

Passen soll es natürlich auch in der Personalauswahl. Auch dafür gibt es Berater, für beide Seiten, Unternehmen und Bewerber. Für Bewerber ist es nicht leicht, sich aus der Vielzahl der Themen und Ratgeber das auszusuchen, was zur eigenen Biografie und Situation passt. Neulich kam in der von Sabine Kanzler und mir moderierten Xing-Gruppe die Frage auf, was denn ein Motivationsschreiben sei und was man da schreiben solle. Es stellte sich heraus, dass der Dozent eines VHS-Kurses zum Thema Bewerbung der Meinung war, dass in die Bewerbung mehrere „Prosa-Dokumente“ gehörten: ein Anschreiben, in dem ich sage, auf welche Stelle ich mich bewerbe und ab wann ich verfügbar bin, und ein Motivationsschreiben, in dem ich darlege, warum ich die Richtige für den Job bin. Und als Krönung des Ganzen erzählte jemand, dass es im öffentlichen Dienst üblich sei, dass das Bewerbungsformular genau diese beiden Dokumente vorsehe.

Muss so etwas denn sein, liebe Beraterkollegen und liebe Bewerbungsformularersteller? Müssen wir es den Leuten (und uns) so schwer machen? Einerseits wird immer wieder darüber geklagt, man fände kein Personal, und andererseits werden Hürden geschaffen, die aus meiner Sicht unnötig sind.

Machen wir doch einfach mal einen Frühjahrsputz und schauen uns unsere Prozesse einmal an. Sind diese so schlank und logisch, wie sie sein könnten? Welche Kriterien nutzen wir zur Auswahl? Ist es wirklich wichtig, ob jemand ein Anschreiben, ein Motivationsschreiben oder einen Brief verfasst?

Kommunikation an sich ist schon verwirrend genug. Das müssen wir nicht noch verstärken, weder als Berater noch als Personaler. Ich habe da auch so meine „Hausaufgaben“ zu erledigen und freue mich auf Ihr Feedback, als Kommentar hier im Blog oder gerne auch per E-Mail.

 

2 Kommentare

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Life without mistakes?

If you ask a search engine for quotes about mistakes, you get hundreds of results. Every celebrity and wannabe celebrity seems to have said something bright or not-so-bright about making mistakes and the importance of mistakes.

However, I sometimes get the feeling that mistakes still don’t go down too well and people are shy to talk about them.

But some people do talk, and this makes a very good read: http://standardissuemagazine.com/in-the-news/oscar-best-mistake-goes/

Life without mistakes would be boring. And somehow not very real.

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Montagsimpuls: Angestelltenblues vs. Freelancerjubel

Alle Montage wieder treffen sie sich, die Ächzer und Stöhner und die Mir-doch-egal-er und die Habt-euch-nicht-so-ler und immer wieder schwingt mit, dass die armen Angestellten den Montagsblues hätten, während die Freelancer und Selbständigen voller Freude und Elan ihr Tagwerk beginnen.

Dass es wohl nicht so schwarz-weiß ist, dürfte den meisten klar sein, aber es wird trotzdem gern genommen, dieses Bild von der Freiheit des Unternehmertums. Auf der anderen Seite ist das Gras sowieso grüner, und überhaupt.

Lesestoff dazu habe ich bei Frau Chefin gefunden und allen ans Herz legen, die (wieder einmal) mit dem Gedanken spielen, aus dem Leben mit festem Arbeitsvertrag auszubrechen und selbständig ihr Glück zu suchen: http://www.frauchefin.de/2016/10/23/warum-freelancing-nicht-freiheit-bedeutet/

Wer an der Idee der Gründung herumdenkt, findet bei Frau Chefin darüber hinaus jede Menge Informationen und ungeschönte Tipps.

Schon etwas länger gibt es den „Selbstlernkurs Magnetprodukt“ für alle, die zum Nachdenken ein paar Impulse haben möchten, aber kein langes Coaching wollen oder brauchen. Aber Achtung, das lohnt sich nur, wenn man richtig damit arbeitet, und das kann anstrengend sein: https://zehnbar.de/mein-angebot/selbstlernkurs-magnetprodukt-kit/

Wer sich in einer Sackgasse wähnt, für den ist ein Jobwechsel oder die Gründung vielleicht das Richtige, vielleicht aber auch nicht. Ein paar Fragen dazu habe ich hier einmal gestellt: https://andreahartenfeller.wordpress.com/2014/06/02/montagsblues/

Viel Spaß beim Grübeln und Anpacken, und einen guten Start in diese Woche, mit oder ohne Verkleidung 🙂

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Freitagsgedanke: wer ist hier eigentlich die Hausfrau?

Vor einigen Tagen blätterte ich im Privatbahn-Magazin. Das Titelthema: Frauenpower braucht die Bahn! http://www.privatbahn-magazin.de/prima-cms/index.php?cat=Magazin&page=2017_01_Frauenpower

So weit, so gut. Ich habe selbst ja keinen technischen Beruf, aber ein technisches Hobby und mache mir gerne mal die Finger schmutzig, sei es am Oldtimer-LKW, am Traktor oder auch beim Heimwerken. Die Artikel waren gut geschrieben, teilweise waren mir die Fragestellungen nicht neu, manches habe ich dazugelernt.

Und dann kam sie, die ganzseitige Anzeige eines großen Konzerns.

Titel: „Datenanalysten sorgen für verlässliche Züge. Und pünktliche Väter.“ (Hervorhebung von mir)

Das Bild dazu: am Bahnsteig umarmt ein anzugtragender Vater seine Tochter im Teenageralter, während die Mutter schön daneben steht und lächelt.

Im Text wird dann noch einmal darauf eingegangen, dass der Lieblingstermin für Pendler zuhause stattfindet und welche Rolle Datenanalysten dabei spielen.

Immerhin gibt es ein weiteres Bild im unteren Teil der Anzeige, das einen Mann und eine Frau vor einem Bildschirmarbeitsplatz zeigt. Vielleicht gibt es die Datenanalysten ja auch in weiblich? Oder sie ist die Pendlerin, die auch gerne pünktlich zuhause sein möchte?

Nichts gegen traditionelle Rollenverteilung. Ich wünsche mir, dass jede Familie das für sie beste und sinnvollste Modell findet.

Aber wenn ich erst seitenlang darüber lese, wie wichtig Frauen auch in technischen Berufen sind und welche Chancen und Möglichkeiten es gibt, und dann diese Werbung sehe, dann weiß ich, dass wir noch einen weiten Weg vor uns haben, bevor es selbstverständlicher wird, dass das Nachhausekommen zur wartenden Familie keine reine Männersache ist. So lange das immer wieder durch solche und ähnliche Bilder verstärkt wird, dass halt einer aus der Familie die Erwerbsarbeit macht, und dieser eine der Mann ist, so lange haben es Männer, die zuhause sein wollen oder in Teilzeit arbeiten, ebenso schwer wie Frauen, die nicht nur die „Kümmerin“ sein wollen oder können.

Was hat das nun mit Personal zu tun? Zum einen sollten wir auch im Personalmarketing immer wieder prüfen, welches Bild wir als Arbeitgeber transportieren. Zum anderen sowohl beim Recruiting als auch bei der Weiterentwicklung für bestehende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schauen, welche Chancen Männer und Frauen haben und welches Rollenverständnis herrscht und ob wir das möglicherweise ändern sollten. Und auch uns selbst sollten wir immer wieder fragen, ob es nicht versteckte (Vor-)Urteile und Schubladen gibt, auf die wir im Sinne einer Gleichbehandlung für alle Geschlechter künftig verzichten könnten.

Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende und freue mich stets über Kommentare.

 

 

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Collaboration: a blessing or a curse?

According to research done by a University of Virginia professor, employees today spend 50% more time communicating than they did 20 years ago. 85% of daily work time are spent with e-mail, meetings and phone calls, and for some managers, the percentage is even higher.

Time to do meaningful work, to write a concept, to do something without being disturbed, seems to get rare. Some management researchers even start talking about the “collaboration curse”.

When you’re interrupted while working at something, your brain needs 25 minutes until it is able to fully concentrate on the old task again, so it seems quite a challenge to work in a dynamic environment. Finding the time and space to do some “deep work”, to think, to write, is often only possibly when you close the office door – provided you actually have a door.

It is unrealistic that we suddenly stop using open space offices or tell people not to come in, but it’s worth thinking about how we can use collaboration in a more intelligent way.

Meetings can be very productive, but some definitely aren’t. Everyone knows these regular meetings that don’t seem to be necessary, so why not skip these and just set up a meeting when there’s something that needs to be discussed? What about the participants? Does everyone have to be in the meeting from start to end? Or could some people join later, or leave early? Each agenda item should have a time slot and the leader of the meeting needs to remind people of the allocated time. Don’t just invite people to meetings because you think they “should be there”.

It could make sense to introduce “quiet time” when people are allowed to not take part in any kind of communication (e-mail, chat, meetings) and can work on a task without being interrupted. For some people, “quiet time” might even be shorter than one hour, for others, it might be longer. Some people organise their own “quiet time” by coming early or staying late, so there shouldn’t be fixed time slots for everyone.

Despite all this, there are researchers who say that it’s simply a nice idea that you can be creative in an organization. To work on a new idea or develop a concept, you need to be somewhere all alone. Well, then, have you booked your weekend retreat yet? 😉

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Reading recommendation: Managing Humans

The book „Managing Humans“ by Michael Loop is just great for everyone who works with people, or, let’s say, nerds, geeks, engineers, programmers… well, people.

It’s written from an engineer’s perspective and gives you a nice break of other management books which so often are full of buzzwords. This book certainly isn’t.

There are three main parts:

  1. The Management Quiver, for example „How to run a meeting“, „Managementese“ and „Saying No“
  2. The Process is the Product, for example „Taking time to think“, and „When the sky falls“
  3. Versions of You, for example „Bored People Quit“, „Managing Nerds“ and „Free Electrons“.

I’ve enjoyed reading the book and I’ve learned something or found something worth noting in almost every chapter.

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