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Reading recommendation: Managing Humans

The book „Managing Humans“ by Michael Loop is just great for everyone who works with people, or, let’s say, nerds, geeks, engineers, programmers… well, people.

It’s written from an engineer’s perspective and gives you a nice break of other management books which so often are full of buzzwords. This book certainly isn’t.

There are three main parts:

  1. The Management Quiver, for example „How to run a meeting“, „Managementese“ and „Saying No“
  2. The Process is the Product, for example „Taking time to think“, and „When the sky falls“
  3. Versions of You, for example „Bored People Quit“, „Managing Nerds“ and „Free Electrons“.

I’ve enjoyed reading the book and I’ve learned something or found something worth noting in almost every chapter.

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Motivation…

There are various theories around whether employees need to be motivated and how, and there is the theory that everyone is motivated but can (easily?) be de-motivated.

Here’s a list of things/behaviours/situations that can stifle motivation:

  • monotonous work
  • mental overload, but also the opposite
  • inappropriate leadership style
  • lack of communication
  • missing feedback
  • pressure (performance, time…)
  • empty promises
  • unequal treatment
  • discrimination
  • unclear goals
  • ignorance
  • verbal or other attacks, shaming
  • intransparency

Sounds familiar? Hope not… but if it does, start changing whatever you can change. Today.

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Jahresgespräch, Ziele und Evaluierung

Wenn man sich mit Kolleginnen und Kollegen unterhält, so scheinen Jahresgespräche und Zielvereinbarungen mehr oder weniger „out“ zu sein. In der Tat wäre es auch nicht besonders hilfreich, wenn sich eine Führungskraft tatsächlich nur einmal im Jahr mit einem Mitarbeiter hinsetzt und dann getreu dem Motto „immer nur raus mit dem Zeug“ alles auf den Tisch bringt, was seit dem letzten Mal passiert ist. Das wird schnell für beide Seiten frustrierend – schlimmer sind vermutlich nur Familientreffen, bei denen unweigerlich irgendwann der Streit darüber beginnt, wer wann was zu wem gesagt hat und wer warum an welcher Situation schuld ist und überhaupt.

Dennoch kann es hilfreich sein, sich ein paar Gedanken zu machen, ob eine Evaluation sinnvoll sein kann und wenn ja, in welcher Form. Hier sind ein paar Fragen, die Sie sich in diesem Zusammenhang stellen können:

  • Was wollen wir mit dem Gespräch erreichen? Was wollen wir evaluieren (Leistung)?
  • Wann wollen wir ein solches Gespräch führen?
  • Wenn wir ein Tool verwenden wollen: was brauchen wir, was sind unsere Anforderungen, was soll das Tool für uns tun?
  • Welche Informationskanäle stehen uns zur Verfügung, um relevante Daten für die Evaluierung zu sammeln?
  • Welche Bereiche wollen wir abdecken? Was wollen wir bewerten?
    • Leistung
    • Verhalten
    • Entwicklung
  • Wer führt das Gespräch?
  • Welche Fehler könnten passieren? Wie können wir die Fehlerrate minimieren?

Und zu guter Letzt: haben wir klare und eindeutige Ziele und Erwartungen formuliert?

Bevor man sich der Beantwortung dieser Fragen stellt, ist es empfehlenswert,  zu überlegen, ob und wie die Art der Arbeit, die man bewerten möchte, überhaupt zu bewerten ist. Darüber lässt sich trefflich diskutieren. Wenn Sie mögen, gerne auch hier in den Kommentaren.

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Quereinsteiger in der Personalabteilung (3)

Viele, die mich nach meinen Erfahrungen als Quereinsteigerin fragen, erzählen mir, sie würden gerne „etwas mit Menschen“ machen und interessieren sich deshalb fürs Personalwesen. Nun hat man ja in vielen Berufen mit Menschen zu tun, manchmal mehr, als einem lieb ist und mehr, als man sich vorgestellt hatte. Ja, es kann sehr bereichernd sein, jeden Tag die unterschiedlichsten Leute zu treffen und immer wieder neue Situationen zu erleben und keine Minute Langeweile zu haben. Aber es kann auch belastend sein, mit Menschen zu tun zu haben. Ich erinnere mich gut an die erste Kündigung, die ich aussprechen musste. Sie können das noch so detailliert vorbereiten, es ändert nichts an der Tatsache, dass Sie jemandem ordentlich den Tag versauen. So mancher, der gerne mit Menschen arbeiten möchte, möchte das, weil er oder sie nett ist und die Mitmenschlichkeit im Arbeitsalltag sucht. Und man findet durchaus immer wieder Momente, in denen man eine Situation positiv gestalten kann und wo die Arbeit sehr befriedigend ist.

Aber wir müssen jederzeit damit rechnen, dass die Arbeit auch mal unangenehm ist. Dass wir uns um Konfliktlösungen bemühen müssen, dass wir gegen Wände rennen, dass wir Abmahnungen schreiben, dass wir an Sozialplänen und Abfindungen arbeiten, dass wir ein Probezeitgespräch nicht mit einer guten Nachricht beenden können. Überall da, wo wir mit Menschen arbeiten, müssen wir auch die weniger schönen Seiten in den Blick nehmen und lernen, professionell damit umzugehen.

Und dann hat man es im Personalwesen halt auch nicht allein mit Menschen zu tun, sondern auch mit Unternehmenszielen, Zahlen, Vorgaben, Budgets, Paragraphen.

Wer als Quereinsteiger in die Personalabteilung möchte, tut aus meiner Sicht gut daran, sich mit den unterschiedlichen Facetten der Personalarbeit auseinanderzusetzen. Natürlich „lernt“ man Lohnabrechnung nicht allein aus Büchern (und oft wird die Abrechnung eh durch einen Dienstleister erledigt), aber es schadet nicht, viel zu lesen. Fachartikel, Fachmagazine, Onlineangebote, Bücher, Blogs… die Liste ist lang und ich tue mir schwer, klare Empfehlungen auszusprechen, die für jede Situation gelten. Aber Standardwerke wie von Christian Scholz („Grundzüge des Personalmanagements“) oder von Bernhard Rosenberger („Modernes Personalmanagement“) sind sicher nicht verkehrt.

Man muss nicht sofort alles kennen und können, das wäre auch zu viel verlangt. Und nicht jede/r möchte Generalist/in werden, sein oder bleiben. Aber denken Sie ruhig einmal an den unterschiedlichen Themen herum, überlegen Sie, was Sie bereits wissen, wo Sie Informationen finden können, welche Chancen und Herausforderungen es jeweils geben könnte und wie Sie Ihre bisherigen Erfahrungen einbringen, übertragen und nutzen können:

  • Administration: Führen von Personalakten, Erstellen von Dokumenten (Verträge, Zeugnisse…), An- und Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Elternzeit…), HR Informationssysteme und Datenbanken, …
  • Compensation & Benefits: Gehalt, Tarifverträge, Boni, Altersversorgung, Firmenwagen, …
  • Betreuung: Beratung von Mitarbeitern und Führungskräften, …
  • Ausbildung: Betreuung von Auszubildenden und Praktikanten, …
  • Personalauswahl: Stellenausschreibung, Personalsuche, Führen von Vorstellungsgesprächen, Lesen von Bewerbungsunterlagen, Active Sourcing, Zusammenarbeit mit Dienstleistern, …
  • Arbeitsrecht: Arbeitszeit, Vertragsgestaltung, Abmahnungen, …
  • Mitbestimmung: Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und anderen Gremien, Betriebsvereinbarungen, …
  • Personalentwicklung: Trainingsbedarf, Durchführung von Trainings, Auswahl von Trainingsanbietern, Budgeterstellung und Verwaltung, …
  • Controlling
  • …. und noch vieles mehr, je nach Unternehmensgröße und Branche.

Lernen Sie die „Sprache“ von HR, aber lassen Sie sich nicht von zu viel „Fachchinesisch“ kirre machen. Gerade altgediente Personalerkolleginnen und Kollegen müssen oft lernen, das, was sie eigentlich sagen wollen, wieder allgemeinverständlich zu tun und sich nicht in ihrem HR-Elfenbeinturm zu verstecken. Aber das ist ein anderes Thema und soll heute nicht weiter vertieft werden.

Noch ein Tipp: eine tolle Zusammenstellung von Blogs finden Sie hier: http://hr-blogger.de/

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Der Personalmanagementkongress 2016 – Teil 3 von 3

Und hier ist er nun, der dritte Teil. Ich möchte von drei Vorträgen berichten, die mich sehr inspiriert haben und die aus verschiedenen Gründen wirklich gut waren.

Das ist zum einen der Vortrag „Digitalisierung im Mittelstand – was steckt hinter dem Hype und was schafft wirklichen Kundennutzen“ von Karl-Heinz Reitz und Roman Schachtsiek, dann „Das Makers Prinzip – Was Personalentwicklung und Industrie 4.0 voneinander lernen können“ und „BarCamps als Wissensmanagement-Instrument in der betrieblichen Praxis“ von Anna Gutzmann.

Gleich zu Beginn seines Vortrags räumte Karl-Heinz Reitz mit dem Vorurteil auf, Change sei irgendwie Selbstzweck. Change könne nur im Kontext passieren, und es kommt darauf an, die Veränderung zu leben, nicht nur darüber zu reden. Oder auch: „Don’t talk about it, be about it.“
Beteiligung ist das Zauberwort an dieser Stelle – ein simples „Buy in“ reicht nicht.
Digitalisierung ist mehr als ein Hype, sie ist ein „kulturgebender Faktor“ und weder zu ignorieren noch unkritisch zu feiern. In vielen Unternehmen gibt es eine unbesetzte Nische, nämlich das Schaffen von Plattformen für kollaborative Sessions und Wissensaustausch. Das ist eine gute Möglichkeit für HR, sich zu beteiligen und Veränderungen aktiv zu initiieren und dann auch zu begleiten.

Digitalisierung ergibt nicht überall Sinn. In manchen Unternehmen gibt es bereits jetzt regelrechte „tool zoos“ und kaum jemand behält den Überblick. Bevor man weitere Tools einführt, sollte man überlegen, wo der maximale Nutzen ist.

Spielregeln für das „Arbeiten 4.0“ sollen (und müssen) gemeinsam mit dem Betriebsrat vereinbart werden (so es einen gibt), und auch der Datenschutz sollte nicht außer Acht gelassen werden. Für HR-ler im Grunde nichts Neues, aber wert, erwähnt zu werden.
Dirk Ollmann brachte uns anschaulich das „Makers Prinzip“ näher. Eigentlich ist es nicht nur ein Prinzip, sondern fasst drei Prinzipien zusammen: Vielfalt, Individualisierung und der Schritt vom Konsumenten zum Prosumenten (Konsument + Produzent = Prosument).

Das Lernen in einem Makers Space ist geprägt vom persönlichen Austausch und hoch kollaborativ. Die Grenzen zwischen Lehrenden und Lernenden verschwimmen. In der Personalentwicklung gibt es ähnliche Tendenzen – z.B. die Abschaffung des „Gießkannenprinzips“ und die stärkere Individualisierung von Lernangeboten.

(Übrigens lieben vor allem Ingenieure die Makers Spaces – HR kann diese Begeisterung nutzen. Einfach mal ausprobieren!)

Es gibt vielfältige Lernmöglichkeiten und Lernorte, z.B. MOOCs, „i-versity“, Videotutorials, und vieles davon nutzen wir privat ganz selbstverständlich. Warum also nicht im Unternehmen/in der Personalentwicklung? Gefragt sind wir als Weiterbildungsberater, da die erweiterten Möglichkeiten zu Unübersichtlichkeit führen können. Personaler können Plattformen und Räume schaffen, in denen sich Lernende und Lernende mit Wissensvorsprung treffen – und in denen das im Unternehmen vorhandene Wissen zugänglich gemacht wird.
Begeistert war ich vom Vortrag von Anna Gutzmann über innerbetriebliche BarCamps. Sie hatte das Thema sehr übersichtlich aufbereitet und sprach offen auch über mögliche Hindernisse und Probleme.

Klassische Weiterbildungsmaßnahmen im Betrieb berücksichtigen die tatsächlichen Fragen der Mitarbeiter zu wenig. Gleichzeitig stößt jedoch die Individualisierung von Lernplänen bei mehreren tausend Mitarbeitern schnell an ihre Grenzen.

BarCamps können Handlungswissen vermitteln und setzen am tatsächlichen Wissensbedarf der Mitarbeiter an. Die ideale Größe dafür: 100 bis 120 TeilnehmerTeilgeber (Minimum 50). Das Ziel: Lernen miteinander und voneinander fördern. Der Fokus liegt klar auf der Beteiligung der Einzelnen, deshalb Teilgeber statt nur Teilnehmer.

Der Austausch bei BarCamps kann Einblicke in informelles, bisher nicht dokumentiertes Wissen geben. Die Themenfindung dafür kann durchaus auch in der Kaffeeküche passieren. Aber: ein BarCamp ist keine Schablone. Man muss schauen, wie es zur/in die eigene Organisation passt. Nötig ist eine gute Vorbereitung, eine eindeutige Auftragsklärung und ein ordentliches Event Management.
Und: Mut, Kontrolle abzugeben – denn genau das passiert in BarCamps.

BarCamps können ein ergänzendes, bereicherndes Instrument in der betrieblichen Personalentwicklung sein. Sie eignen sich gut zur Begleitung organisatorischer Veränderungen. Wichtig ist die Nachbereitung und Weiterführung der Impulse, damit das BarCamp als nachhaltig wahrgenommen wird.

 

 

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Termine

Zum Jahresende häufen sich die Termine, so scheint es zumindest.

Auch bei mir ist bis Weihnachten eine Menge los. Manches hat direkt mit dem Thema Personal zu tun, so bin ich z.B. am 3. Dezember auf dem „Fachdialog Entgeltgleichheit“ in Mainz und spreche dort als Vertreterin des BPM (Bundesverband der Personalmanager).

Zeit für Musik ist natürlich auch. Am kommenden Samstag, 28. November, findet das Adventskonzert meines Gesangvereins statt. Los geht es um 19 Uhr in der St. Gallus Kirche in Rockenberg und der Eintritt ist frei. Es singen alle Chöre des Vereins, es spielt ein Bläserensemble und ich habe einen Auftritt als Solistin.

Und auch beim Schwanheimer Weihnachtsmarkt bin ich wieder anzutreffen. Der Markt findet statt auf und an der Straße Alt-Schwanheim in 60529 Frankfurt, und zwar am 5. und 6. Dezember. Wer mich besuchen möchte, findet mich in Alt-Schwanheim 15 beim DRK.

Fachliches zu Personalarbeit und verwandten Themen gibt es hier wieder ab nächster Woche. Ich freue mich, wenn Sie wieder reinschauen!

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Spring cleaning for your desk

I can’t remember when and where I first came across the „FABulous“ concept of cleaning up your desk, but I’ve tried and tested it and I rather like it so I thought I’d share it. You might want to try it, too, if your desk is full of paper or you can’t seem to find anything amongst the clutter.

First, start with making two piles: one for paper and one for other stuff.

Look at the paper pile first and make three piles out of this, using this FABulous method:
• File
• Action
• Bin
Take the first piece of paper and decide within 30 seconds whether it should be filed, whether you need to take some action or whether you can throw it away. If you can’t decide within 30 seconds, make another pile for „undecided“ and look at that later.

Now you’ve got three piles of paper. What to do next?

Find a free slot in your calendar and book it to use the time to file everything from the „file pile“.
Then take the „action pile“ and write a quick checklist containing everything that needs to be done with those papers.
Your last step is that you shredder or throw away all paper from the „bin pile“.

The paper you’ve put on the „undecided pile“ shouldn’t sit there for too long. If after 8 to 12 weeks you find you haven’t needed anything from the pile, well, it’s clear where it goes.

For all the stuff from your desk, you can also take some time to see whether you still need it.
Take each item, hold it in your hand, and ask yourself: „Do I need it? Do I use it? Do I like it?“
All items that get a „yes“ for one of the questions, you should keep. All others you can give or throw away.

Happy spring cleaning!

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