Archiv der Kategorie: Leadership

Delegating & sharing HR tasks

There are quite a lot of people who would love to get rid of the HR function – HR is perceived is being rather useless except maybe for payroll, but there are different opinions on whether payroll is part of HR at all. Most HR people I know love to see payroll as part of accounting, whereas my accounting colleagues tell me it should be part of HR. But that’s another topic.

What I want to talk about today is if and how we could delegate and share some of our HR tasks to others. I’m not an advocate for „zero HR“ because I think HR tasks and role remain, whether you have someone with „HR“ in their job title or not. And I strongly believe that we should open our doors and stop being protective of our tasks and expertise. If we want HR to be more than the internal payroll provider or compliance watchdog or even nanny department, we need to be transparent about what we do and why and how we do it.

It’s perfectly possible to involve team managers and leaders in recruiting, performance management, development and training. Bringing different viewpoints together can be very enlightening, and what good would a training concept do that has been written in the HR department without talking to people what they need? You might think it’s standard and good practice to talk to people before developing trainings and workshops, but that’s not the case everywhere.

So, make sure that you communicate with your internal customers and that you know what their challenges are. Ask them if and how they would like you to get involved. But don’t let them delegate things they don’t want to do upon you! Some leaders are eager to drop the ball and let HR pick it up when they don’t want to conduct difficult conversations with team members.

On the other hand, when it comes to delegation of HR tasks, only give away what you feel comfortable with. However, if you think you can’t delegate anything, leave your comfort zone for a while. It is worth it. Most of our colleagues trust us, so we can trust them to handle the tasks in a good way. And when I talk about delegating, I don’t mean to just give a task to someone without preparing them to deal with the task. Don’t fall into the trap of thinking that „everyone“ can do recruiting. Help leaders and team members to develop the necessary skills and to use the relevant tools. Come together and talk about and try out ways of moderating meetings, leading discussions, preparing a talk or a learning session. Help your colleagues bring in personal experiences and let them share their knowledge.

Think about what you could delegate, and then find a way to do this without putting too much additional work on someone’s desk. It doesn’t help to force a person to do overtime to work on an HR topic.

Maybe you can try and swap desks with someone for a few hours per week. While your colleague from the sales team uses 2 hours to conduct a workshop or train new team members, you could help them out by talking to clients or whatever it is that needs doing. This approach might not work everywhere and not immediately, but it’s worth giving it a try.

And who knows, you might have someone in the company who would be a great addition to the HR team and you just didn’t know about it. Or you might discover a new passion in technical support or marketing. Some people never try something new because they fear they might like it. I would like to encourage you to be open and to explore the possibilities. In my experience, you can’t lose.

Whatever the outcome, you will be richer.

Oh, and by the way, other colleagues might appreciate your work a lot more once they’ve experienced parts of it themselves. Good HR is not as simple as it seems, and by involving others and by being transparent, we can show what we’re actually doing each day and why our work is relevant. And even if the experiment results in your HR team being dissolved and the work being distributed in the company, there will still be a role for you. Don’t be afraid of this change.

Be active and curious and open those office doors.

If you like, drop me a line and tell me about your experiences. Or contact me if you would like to know more or need some nudging to start delegating.

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Eingeordnet unter Leadership, Personalarbeit

Aus meinem Bücherschrank: Agile Teams

Geht es Ihnen auch manchmal so? Sie finden ein Buch, das interessant sein könnte, kaufen es, fangen an zu lesen und sind enttäuscht. Weil es nicht das ist, was Sie erwartet haben, weil Sie nichts Neues entdecken, weil der Schreibstil nicht „passt“ und so weiter. So ging es mir neulich mit einem Buch zur Teamentwicklung, von dem ich mir einiges erhoffe hatte und das auch gute Kritiken bekommen hat, aber mir leider gar nicht gefiel.

Um dieses Buch geht es heute nicht.

Sehr angetan war ich von „Agile Teams. Neue Herausforderungen fokussiert meistern“ von Jörg Bahlow und Gerhard Kullmann, erschienen im Business Village Verlag mit der ISBN 978 3 86980 369 2.

Mit knapp 225 Seiten und einem A5-ähnlichen Format ist es kompakt und lesefreundlich gehalten.

Im ersten Kapitel geht es um die Frage: „Was heißt agil?“. Dabei wird nicht nur auf Agilität im Umfeld der Softwareentwicklung eingegangen, sondern auch aufgezeigt, wie andere (um nicht zu sagen alle) Unternehmen von agilen Prinzipien in der Zusammenarbeit profitieren können.

Die weiteren Kapitel befassen sich mit den Grundlagen agiler Teamarbeit, mit agilen Arbeitsweisen, mit Werkzeugen und Praktiken und vielem mehr. Ein „agiler Notfallkoffer“ mit Lösungswegen für Probleme darf nicht fehlen, und obwohl man in jeder Zeile merkt, wie begeistert die Autoren von ihrem Thema sind, werden Schwierigkeiten in der Umsetzung nicht verschwiegen, und es wird auch kritischen Anmerkungen Raum gegeben.

Ein Kapitel über agiles Arbeiten und Gesundheit, geschrieben von Martin Helfer, rundet das Buch ab.

Bilder und Grafiken sind sparsam verteilt, aber gut gemacht.

Wer bereits Profi in Sachen Agilität ist, wird vielleicht die ersten beiden Kapitel überspringen wollen. Ich empfehle, sie dennoch zu lesen. Ich habe jedenfalls viel daraus mitgenommen und mich nicht gelangweilt.

Besonders gut gefällt mir, dass das Buch so praxisnah ist. Dass Workflows nicht einfach nur befolgt, sondern verstanden werden müssen, um zu funktionieren, dürfte sich so mancher Prozessmanagementguru mal auf einen Notizzettel schreiben und diesen neben den Badezimmerspiegel hängen. Dass Menschen nicht einfach durch Fehler lernen, sondern durch das Nachdenken über das Vorgehen und dessen Erfolg oder Misserfolg und dass folglich ein Meeting zur Reflektion eines Projekts keine verlorene Zeit ist, ist ebenfalls ein wichtiger Punkt, der gut herausgearbeitet wird.

Last but not least kann ich auch hier wieder den Bogen schlagen zu meinem Plädoyer, es auch mal langsamer angehen zu lassen, heißt es doch im Schlusskapitel, dass es nicht sinnvoll ist, sich zu viel vorzunehmen und Zielen hinterher zu laufen, die bei Lichte betrachtet schlicht nicht machbar sind. Weniger ist mehr, auch und gerade in agilen Teams.

 

 

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Montagsimpuls: immer nur bergauf?

Dieser Sommer hat es in sich. Wunderbar für diejenigen, die bei weniger als 30 Grad Celsius bereits frieren und für diejenigen, die am liebsten stundenlang im oder auf dem Wasser herumdümpeln. Weniger toll für alle, die keine Klimaanlage im Büro haben, die überhaupt nicht in einem Büro arbeiten oder die am besten bei weniger als 25 Grad Celsius denken können.

Vom Wetter ins Schwitzen zu kommen, ist das eine.

Im Job regelmäßig ins Schwitzen zu kommen, ist das andere.

„Wir müssen besser werden!“
„Wir müssen produktiver sein!“
„Mehr Umsatz!“
„Weniger Kosten!“
„Schneller, höher, weiter!“

Viele von uns kennen solche und ähnliche Ansagen.

Vor einigen Tagen las ich in einem Buch, das auf den ersten Blick gar nichts mit HR oder Management zu tun hat, sondern sich mit Humor und Clownerie in Glaubensthemen beschäftigt, einen Satz, der mich innehalten ließ:

Wenn man immer nur bergauf läuft, kommt man außer Atem.

Wir brauchen bei allem Druck, den wir uns selbst machen, den uns unser Konkurrenz macht, den uns Führungspersonen machen, auch Pausen.

„Als weida“ sagt man hier in der Gegend, in der ich wohne. Nicht stehenbleiben, nicht in der Sonne sitzen (oder im Schatten), nicht nachlassen. Aber kann das wirklich funktionieren?

Ich meine, nein. Gras wächst nicht schneller, wenn man daran zieht, und bei allem Wachstum und allen Zukunftsplänen sollten wir Pausenzeiten und Regenerationsmöglichkeiten mit bedenken. Das ist auch eine Form von Wertschätzung, wenn die 120% Leistung nicht als Standard gefordert werden, sondern gut genug einfach gut genug ist.

Schritt für Schritt kommt man auch auf den Berg. Und hat dann auch noch genügend Luft, sich umzuschauen und nach neuen, lohnenden Zielen Ausschau zu halten. Wer zu sehr damit beschäftigt ist, erst einmal zu Atem zu kommen, oder den Berg gar nicht erst schafft, der tut weder sich noch seinem Business einen Gefallen.

Die Geschichte vom Holzfäller, der sich mit der stumpfen Axt abplagt, weil er „keine Zeit“ habe, sie zu schärfen, denn er müsse ja Bäume fällen, ist schon ziemlich alt. Angeblich soll bereits Abraham Lincoln gesagt haben, wenn er acht Stunden Zeit hätte, um einen Baumzu fällen, würde er sechs Stunden lang die Axt schärfen. Da könnte man kritisch anmerken, er solle mal an seiner Schärftechnik arbeiten, damit das nicht so viel Zeit in Anspuch nimmt, aber worauf es mir ankommt, ist, dass Zeit auch und gerade auf dem Weg zu Arbeit 4.0 oder New Work oder in die digitale Zukunft immer noch ein Wert ist, der nicht hoch genug geschätzt werden kann.

Wenn Sie Führungskraft sind, halten Sie mal inne. Schwingen Sie nicht ständig die Peitsche, rufen Sie nicht täglich nach mehr Leistung, sondern geben Sie Ihrem Team Zeit für Pausen. Zeit, Atem zu holen. Dann klappt das auch mit dem Aufstieg auf den Berg.

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A question of perspective

Last week I wrote about the „international“ part of the HR management congress in Berlin and mentioned my session on enhancing cultural awareness.

Whether you’re working in a diverse or rather uniform team, an important skill from my point of view is the willingness and ability to change perspective from time to time. The world is not just black and white and we should acknowledge that there’s not always a „right“ and a „wrong“ way of doing or looking at things.

In last week’s blog post, I introduced a simple method to make this change of perspective tangible and visible:

A group of people around a table looking at lettes E, M, W and number 3

Different ways of looking at the „same thing“

You don’t need a lot of preparation or tools and this is a great eye-opener and easy to understand.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Even when you speak the same language, communication isn’t always straightforward, depending on your own perspective and what you hear and understand.

Here’s a story to illustrate this:

There was a man riding a balloon. And as it happens, the wind takes him to somewhere he doesn’t recognise. He’s never been there before, neither on the ground nor in the air.

 

But he’s lucky. Down below, there’s a shepherd tending to the flock. The shepherd will surely know where he is.

 

So he plucks up his courage and calls down.

 

„Where am I?“

 

It’s a simple, straightforward question.

 

Or is it?

 

The shepherd looks up and answers.

„You are in a balloon!“

 

Well.

 

Yes.

 

 

Of course the shepherd’s answer is „right“ – the man is in a balloon. But that’s obviously not what the man wanted to hear.

Now, it can be hard having a conversation shouting to and fro, but this little story shows that sometimes communication needs more than just a „simple question“. Instead of getting angry at the shepherd (or the colleague who never understands what he needs to do), we can try and find out the other’s perspective and continue communicating and asking questions with an open mind. Most of the time the other person doesn’t want to annoy us when giving an unexpected answer.

Keep exploring and stay curious!

 

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Freitagsgedanke: Wertschätzung

Für manche ist Wertschätzung schlicht ein weiteres Buzzword in der aktuellen Diskussion um die Zukunft der Arbeit und neue Wege der Zusammenarbeit im Team, oder ein sozialpädagogisches Konzept, das man im Kontext profitorientierter Unternehmen als Teil der Imagebroschüre schon mal mitnehmen kann, das aber im Alltag keine Relevanz hat.

Ich sehe das anders. Für mich ist Wertschätzung mehr als nur ein Wort, sondern eine Haltung, die nicht auf bestimmte Bereiche beschränkt ist, sondern die meine Arbeit prägt und die mir als Mensch sehr wichtig ist.

Was bedeutet das konkret im Arbeitsalltag?

  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kolleginnen und Kollegen wahrnehmen
  • sie in ihrer jeweiligen Rolle ernstnehmen
  • Informationen (zeitnah) weitergeben
  • Wissen teilen
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Themen, die sie betreffen, nicht übergehen
  • klare Anforderungen stellen
  • zeitnahes direktes Feedback geben
  • Feedback einholen („Wie läuft es bei dir/euch?“)
  • mitdenkende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch mitdenken lassen und nicht unnötig einschränken
  • Freiräume schaffen
  • Änderungen an Aufgaben oder Rollen zeitnah und ehrlich kommunizieren
  • nicht darauf vertrauen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Gedanken lesen können
  • den Erfahrungen und dem Wissen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vertrauen und nicht alles kontrollieren

Diese Liste ist nicht vollständig. Wenn Sie mögen, schreiben Sie mir gerne mit Ideen, Gedanken und Fragen.

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Freitagsgedanke: Rohdiamanten

Regelmäßig höre ich in Diskussionen über Personalauswahl, wir Personalerinnen und Personaler sollten nicht immer „so streng“ sein, sondern allen Menschen eine Chance geben, denn schließlich könnte sich hinter jeder Bewerbung ein Rohdiamant verbergen, den wir übersehen würden, wenn wir in der Auswahl zu enge Kriterien anwenden würden.

Nun ist es mit Rohdiamanten ja so, dass sie nicht so bleiben, wie sie sind, sondern geschliffen und somit verändert werden. Und aus manchen wird auch kein glitzernder Hingucker auf dem Verlobungsring, sondern sie landen als Industrieware auf einer Schleifscheibe. Die Vertreter der Rohdiamantenthese in der Personalauswahl legen allerdings meist großen Wert darauf, dass wir alle Individuen sind und als solche gesehen und behandelt werden sollen. Für mich passt da das Bild der Diamanten jedoch nicht so ganz – Schliff, Veränderung, ich schrieb es bereits.

Diamanten entstehen durch großen Druck und hohe Temperaturen. Bei Menschen funktioniert das indes nicht. Wird großer Druck auf uns ausgeübt, reagieren die wenigsten mit einer Verwandlung in einen glänzenden Kristall. Viel eher ziehen wir uns zurück, werden demotiviert und manchmal sogar krank. Starker, dauerhafter Druck ist im Umgang mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alles andere als zielführend. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, sollte man meinen, doch wird häufig gerade in Stresssituationen von Führungskräften Druck ausgeübt, in der Hoffnung, das Team würde dann besser funktionieren. Das mag ein Weilchen sogar gut gehen, ist aber kein sinnvolles Konzept für die Zukunft.

Ich suche in der Personalauswahl nicht nach Rohdiamanten oder anderen glitzernden Steinen. Ich bin Personalerin, keine Goldschürferin. Deshalb geht es mir um Menschen – wobei Sie, liebe Leserinnen und Leser, natürlich einwenden könnten, dass wir auch nichts weiter als „Kohlenstoffeinheiten“ seien und sich somit der Kreis zu den Diamanten wieder schließt. Aber das ist eine Diskussion, die an anderer Stelle besser aufgehoben wäre.

Wenn Sie Tipps zum Bewerben oder zum Finden der passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben möchten, kontaktieren Sie mich gerne.

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Say what?! – Personalmanagementkongress 2018

It’s that time of the year again. I’m off to Berlin to attend the HR management congress and this year, I will not only attend the congress, but I’m also a speaker.

At 11:45am on Wednesday, 27th of June, I will talk about ideas and tools to enhance cultural awareness. Of course, during a 30-minute-slot I can’t dig too deep into this very exciting topic, but I hope to be able to give some input and introduce the audience to a few games and concepts they might find useful.

My session will be in English and in the next few months, I will share some of the contents here on the blog.

If you can’t attend the congress, but would like to know more about the topic, please get in touch. I’m looking forward to hearing from you!
I’m also available for in-house-workshops and trainings.

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