Delegating & sharing HR tasks

There are quite a lot of people who would love to get rid of the HR function – HR is perceived is being rather useless except maybe for payroll, but there are different opinions on whether payroll is part of HR at all. Most HR people I know love to see payroll as part of accounting, whereas my accounting colleagues tell me it should be part of HR. But that’s another topic.

What I want to talk about today is if and how we could delegate and share some of our HR tasks to others. I’m not an advocate for „zero HR“ because I think HR tasks and role remain, whether you have someone with „HR“ in their job title or not. And I strongly believe that we should open our doors and stop being protective of our tasks and expertise. If we want HR to be more than the internal payroll provider or compliance watchdog or even nanny department, we need to be transparent about what we do and why and how we do it.

It’s perfectly possible to involve team managers and leaders in recruiting, performance management, development and training. Bringing different viewpoints together can be very enlightening, and what good would a training concept do that has been written in the HR department without talking to people what they need? You might think it’s standard and good practice to talk to people before developing trainings and workshops, but that’s not the case everywhere.

So, make sure that you communicate with your internal customers and that you know what their challenges are. Ask them if and how they would like you to get involved. But don’t let them delegate things they don’t want to do upon you! Some leaders are eager to drop the ball and let HR pick it up when they don’t want to conduct difficult conversations with team members.

On the other hand, when it comes to delegation of HR tasks, only give away what you feel comfortable with. However, if you think you can’t delegate anything, leave your comfort zone for a while. It is worth it. Most of our colleagues trust us, so we can trust them to handle the tasks in a good way. And when I talk about delegating, I don’t mean to just give a task to someone without preparing them to deal with the task. Don’t fall into the trap of thinking that „everyone“ can do recruiting. Help leaders and team members to develop the necessary skills and to use the relevant tools. Come together and talk about and try out ways of moderating meetings, leading discussions, preparing a talk or a learning session. Help your colleagues bring in personal experiences and let them share their knowledge.

Think about what you could delegate, and then find a way to do this without putting too much additional work on someone’s desk. It doesn’t help to force a person to do overtime to work on an HR topic.

Maybe you can try and swap desks with someone for a few hours per week. While your colleague from the sales team uses 2 hours to conduct a workshop or train new team members, you could help them out by talking to clients or whatever it is that needs doing. This approach might not work everywhere and not immediately, but it’s worth giving it a try.

And who knows, you might have someone in the company who would be a great addition to the HR team and you just didn’t know about it. Or you might discover a new passion in technical support or marketing. Some people never try something new because they fear they might like it. I would like to encourage you to be open and to explore the possibilities. In my experience, you can’t lose.

Whatever the outcome, you will be richer.

Oh, and by the way, other colleagues might appreciate your work a lot more once they’ve experienced parts of it themselves. Good HR is not as simple as it seems, and by involving others and by being transparent, we can show what we’re actually doing each day and why our work is relevant. And even if the experiment results in your HR team being dissolved and the work being distributed in the company, there will still be a role for you. Don’t be afraid of this change.

Be active and curious and open those office doors.

If you like, drop me a line and tell me about your experiences. Or contact me if you would like to know more or need some nudging to start delegating.

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Bewerbungstipp (49): Fragen über Fragen

Dass in Vorstellungsgesprächen Fragen gestellt werden, ist allgemein bekannt. Es gibt in der Weite des Internet Sammlungen mit angeblich besonders guten oder besonders schlechten Fragen, es gibt Tipps für die besten Antworten, und es gibt, aus gutem Grund, auch Informationen zu unzulässigen Fragen.

Wer nicht erst seit gestern im Recruiting tätig ist, weiß, was gefragt werden kann und was nicht. Oder sollte es zumindest wissen.

Kürzlich war ich auf einer Veranstaltung zur DS-GVO (ja, das Thema Datenschutz ist immer noch und immer wieder aktuell). Es waren Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer anwesend, Personalerinnen und Personaler, ein paar Juristen. Eine bunte Mischung also, aber die meisten, mich eingeschlossen, zählte ich zur Gruppe berufs- und lebenserfahrener Menschen – graue Haare und Fältchen lassen grüßen.

Da sollte man meinen, es gäbe Konsens darüber, welche Fragen im Vorstellungsgespräch gestellt werden können. Doch weit gefehlt. In einem Kleingruppengespräch wurde Unverständnis darüber geäußert, dass Bewerberinnen und Bewerber zu persönlichen Themen wie Gesundheitszustand und Behinderung schweigen dürfen. Es sei ein Anzeichen von mangelndem Vertrauen, wenn jemand auf eine solche Frage nicht wahrheitsgemäß antworte.

Nun ist es in kleinen und/oder inhabergeführten Unternehmen oft so, dass man vieles von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weiß, das über rein berufliche Themen hinaus geht. In einem Familienunternehmen in meiner Region legt die Chefin großen Wert darauf, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern z.B. zum Hochzeitstag zu gratulieren – das kann sie natürlich nur, weil sie die Informationen auch hat und weil die, die dort arbeiten, nichts dagegen haben und das auch einfordern.

Trotzdem haben wir im Vorstellungsgespräch nicht das Recht, Fragen aus allen Lebensbereichen zu stellen. Oft wird der Bewerbungsprozess mit einem Flirt verglichen. Und da erzählt man ja auch nicht gleich beim ersten Date, dass man ein Morgenmuffel ist oder fürchterlich schnarcht. Wer diese Offenheit möchte und beim Gegenüber auch schätzt, darf selbstverständlich sagen, was er will, und auch auf Fragen antworten, die nichts im Vorstellungsgespräch zu suchen haben.
Aber wer nicht gleich über alles reden will, darf Dinge auch für sich behalten.

Wenn Sie sich gerade im Bewerbungsprozess befinden und Vorstellungsgespräche wahrnehmen, lassen Sie die Gespräche nicht nur im Hinblick auf die Atmosphäre und die Gesprächspartner Revue passieren, sondern auch im Hinblick auf die Art der Fragen, die gestellt wurden. Das kann in der Entscheidungsfindung hilfreich sein.

 

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New Work: im Bällebad der Gefühle?

Neulich saßen wir in kleiner Runde beisammen, ich war die einzige Personalerin, die anderen waren IT-ler, teilweise in großen Konzernen arbeitend, teilweise als Berater unterwegs, eine bunte Mischung.

Die Gesprächsthemen waren vielfältig und irgendwann fiel das Stichwort „New Work“.

Daraufhin platzte einem aus der Runde der Kragen und er rief:

Lass mich bloß mit dem Kram in Ruhe. Wir machen im Konzern ja auch agil, und immer wenn wir das machen, geht alles schief. New Work kann nur noch schlimmer sein.

Es hatte niemand Lust, weiter darüber zu diskutieren und so wandte sich die Runde schnell wieder anderen Themen zu. Eigentlich schade, denn ich hätte gerne mehr erfahren, wie das denn so ablief und was konkret „alles“ schiefgegangen war und was sich derjenige im Vorfeld erwartet und erhofft hatte.

Nun weiß ich also nicht, ob „agil“ schiefgegangen ist, weil das Projekt so oder so schiefgegangen wäre, weil die Methode nicht passend war, weil die Methode gar nicht vollständig angewandt wurde (weil man es also nur agil nannte, aber z.B. nicht nach Scrum arbeitete), und ich weiß auch nicht, ob es anders tatsächlich funktioniert hätte oder insgesamt besser gewesen wäre. Oder ob man mit einer anderen Herangehensweise einfach nur ein besseres Gefühl gehabt hätte.

Agil ist nicht gleich New Work, aber für viele Menschen sind beides Schlagworte aus einer Welt, die sich ihnen noch nicht so recht erschließen mag und der sie skeptisch gegenüber stehen.

Ist New Work einfach nur ein großes, buntes Bällebad, in dem wir uns alle lieb haben und die besten Freunde sind und diejenige zur Chefin gewählt wird, die das Kickerturnier dreimal hintereinander haushoch gewonnen hat?

Brauchen wir kuschelige Sitzecken, Wandbegrünung und Kickertische, um „New Work“ zu gestalten und zu leben? Oder kommt es im Grunde gar nicht so stark auf diese Äußerlichkeiten an?

Wenn die Grundlagen nicht stimmen, sind Sofas und bunte Kissen tatsächlich nur Fassade und können auf Außenstehende fast schon albern wirken.

Für mich sind die Grundlagen Transparenz, Wertschätzung, Kommunikation und Ermöglichung von Zusammenarbeit. Dahinter steht zunächst eine innere Haltung. Diese kann sich nach außen zeigen durch besondere Gestaltung der Büroräume und der Arbeitsplätze, aber wenn ich diese Grundlagen nicht leben kann oder will, nützt mir der schönste Kickertisch und das beste gemeinsame Kochen nichts.

Ich kann diese Haltung nicht verordnen. Es gibt keine Pillen, die ich nur dreimal täglich schlucken muss und schon arbeite ich bereichsübergreifend zusammen, teile Wissen und entwickle neue Ideen.
Aber ich kann diese Haltung vorleben. Ich kann helfen, diese Haltung umsetzen und leben zu können, indem ich entsprechende Strukturen schaffe und ermögliche, und indem ich Gelegenheit gebe, das immer wieder zu üben. Eine Veränderung der eigenen Herangehensweise passiert selten von heute auf morgen, aber wer gleich beim ersten Hindernis das Handtuch wirft und sich darauf zurückzieht, dass er es ja gleich gesagt habe, dass der neumodische Kram nicht funktioniert, der verpasst die große Chance, die in dieser Veränderung liegt.

Es geht nicht alleine im stillen Kämmerlein. Kommunikation und Transparenz sind für manche auch nur Buzzwords und fast schon ein rotes Tuch, aber ich bin davon überzeugt, dass sie der Schlüssel für erfolgreiche und dauerhafte Zusammenarbeit sind.

„Die Mitarbeiter mitnehmen? Ich bin doch kein Bus!“

Das war einmal der Stoßseufzer einer Führungskraft. Doch die Mitarbeiter alleine auf die Reise zu schicken und ihnen nur zu winken und zu erwarten, dass sie Postkarten schicken und man dann schon weiß, was sie tun und wie es ihnen geht, ist keine Lösung. Sich selbst in den Sportwagen zu setzen und vermeintlich schneller ans Ziel zu kommen, ist ebenfalls keine Lösung. Was, wenn ein Umweg nötig wird?

Letztendlich kommt es weniger darauf an, wie ich meine Haltung nenne und ob ich dafür eine lexikontaugliche Definition habe. Es kommt vielmehr darauf an, wie ich im Arbeitsalltag mit Mitarbeitern, Themen und Strukturen umgehe, ob ich offen und lernbereit bin oder meine Weisheit schon gefunden habe und ob ich weiß, was meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bewegt und wie ich darauf eingehe.

Fragen Sie doch einmal, was sich Ihre Kolleginnen und Kollegen unter agilem Arbeiten oder unter New Work vorstellen, und seien Sie neugierig und gespannt auf das, was kommt. Warten Sie allerdings nicht erst darauf, dass jemand sagt, dass das alles großer Quark ist, damit Sie dann entweder zustimmend nicken oder vehement widersprechen können. 😉

Wenn Sie Lust haben, mir zu erzählen, was für Sie die „neue Arbeit“ ist, oder wenn Sie einen anderen, vielleicht auch gegensätzlichen Impuls zu meinen Ideen und Gedanken haben, tun Sie das gerne. Hier im Blog, per E-Mail oder gerne auch persönlich.

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Bewerbungstipp (48): lassen Sie die Glaskugel im Schrank

Eine Bewerbung und ein Neuanfang bei einem anderen Arbeitgeber ist immer mit einem gewissen Risiko verbunden. Ein Risiko, das manche sehr gerne eingehen und manche doch eher scheuen. Wie Ihre persönliche Risikobewertung aussieht, weiß ich nicht. Ich bin jemand, die nicht gleich bei den ersten Problemen an einem neuen Arbeitsplatz wieder beginnt, Stellenanzeigen zu lesen, sondern versucht, in Ruhe zu bewerten und zu entscheiden. Dass ich mal ganz spontan gekündigt hätte, weil ich auf gut deutsch die „Faxen dicke“ hatte, ist bisher noch nicht vorgekommen. Aber es könnte durchaus mal passieren.

Nun bringen Sie und ich also all diese Erfahrungen von früheren Arbeitgebern, Chefinnen, Kollegen, Standorten, Branchen mit und wollen vielleicht nicht vom Regen in die Traufe kommen. Absolut verständlich!

So manche Arbeitgeberbewertungsplattform möchte uns weismachen, einen Einblick darüber bekommen zu können, wie das Unternehmen so tickt. Quasi hinter die Kulissen zu schauen. Und wäre es nicht schön, vorher zu wissen, ob der Kollege, neben dem man sitzen wird, ein Choleriker ist oder eine Schnarchnase? Wie viel Wahrheit in den Hochglanzbroschüren und den auf der Website kommunizierten Unternehmenswerten steckt?

Gibt es eine Möglichkeit, im Rahmen des Bewerbungsverfahrens herauszufinden, wie es „wirklich“ ist?

Schließlich behaupten ja auch so manche Unternehmensvertreter, sie könnten aus den Bewerbungsunterlagen herauslesen oder erspüren, was der Bewerber oder die Bewerberin für ein Mensch sei. Persönlichkeitsmerkmale anhand des Schreibstils oder der verwendeten Schriftart oder der Gestaltung der E-Mail-Adresse erkennen, oder so. Das müsse es dann für Unternehmen auch geben.

Meine Meinung dazu: vergessen Sie’s. Weder besteht professionelle Personalauswahl darin, eine Person in all ihren Facetten allein durch das Lesen ihrer Bewerbungsunterlagen erfassen zu wollen, noch lässt sich ein Unternehmen und seine Kultur als Ganzes erleben, so lange man noch nicht Teil desselben ist.

Selbst wenn Sie die Möglichkeit haben, einen oder mehrere Schnuppertage mit Ihren künftigen Kolleginnen und Kollegen zu verbringen, ist das keine Garantie dafür, dass das, was Sie da erleben, im Alltag immer und vor allem unveränderlich genau so ist und nicht anders.

Menschen ändern sich, Unternehmen ändern sich. Ein Arbeitsplatzwechsel birgt das Risiko, dass es schief geht. Niemand hat eine Glaskugel, die ihm zweifelsfrei Auskunft darüber gibt, ob dieser Wechsel „gut“ oder „schlecht“ sein wird.

Überlegen Sie vorher, was Ihnen wichtig ist. Machen Sie sich Gedanken, welche Fragen Sie stellen könnten, um entsprechende Antworten zu bekommen. Bedenken Sie aber auch, dass nicht nur Sie sich im Bewerbungsverfahren „verkaufen“ und bestmöglich präsentieren wollen, sondern auch der Arbeitgeber. Hören Sie genau hin, hinterfragen Sie alles, was Ihnen nicht klar ist oder zu allgemein klingt.

Aber versuchen Sie nicht, die Möglichkeit des Scheiterns (der neue Arbeitsplatz ist nicht so perfekt, wie Sie gehofft hatten und Sie wollen oder müssen wieder neu suchen) komplett zu verbannen. Damit würden Sie vermutlich scheitern. Und vor allem setzen Sie sich selbst mehr als nötig unter Druck. So zumindest meine Meinung und Erfahrung.

Ich freue mich auf Ihre Kommentare!

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Aus meinem Bücherschrank: Agiles Arbeiten im Unternehmen

Agilität und Arbeitsrecht sind auf den ersten Blick kein Traumpaar. Denn gerade das deutsche Arbeitsrecht hat den Ruf, für die moderne Arbeitswelt und 4.0 und New Work eher hinderlich zu sein. Zu starr, zu unflexibel, zu… wenig agil halt.

Trotzdem müssen wir in der Praxis damit umgehen und sinnvolle Lösungen finden.

Britta Redmann hat sich diesem Thema angenommen. „Agiles Arbeiten im Unternehmen. Rechtliche Rahmenbedingungen und gesetzliche Anforderungen“ heißt ihr bei Haufe erschienenes Buch (ISBN 978 3 648 09516 4, auch als ebook erhältlich).

Auf mehr als 200 Seiten werden unterschiedliche Aspekte agilen Arbeitens beleuchtet und durch die juristische Brille betrachtet. Dabei liegt der Fokus nicht auf dem, was nicht geht, sondern darauf, welche Möglichkeiten der Gestaltung und Umsetzung es gibt. Und das sind eine ganze Menge. Gut für alle, die im Unternehmen einen Betriebsrat haben: auch die mitbestimmungspflichtigen Fragestellungen werden für jeden Themenbereich beschrieben und Lösungsvorschläge unterbreitet.

Von Arbeitsort über Arbeitsmethoden bis zu Performance Management bietet das Buch eine Fülle von Informationen und Empfehlungen und ist eine tolle Fundgrube für alle, die sich im Unternehmen mit der Umsetzung von Agilität beschäftigen und dabei auch rechtlich auf sicherem Grund stehen wollen. Interviews aus der Praxis sowie Expertenbeiträge runden das Buch ab.

Durch die klare Gliederung kann man innerhalb des Buches problemlos springen und liest einfach das, was man gerade braucht. Ein prima Nachschlagewerk, bei dem mir besonders gut gefällt, dass nicht mit erhobenem Zeigefinger argumentiert wird, sondern sachlich, pragmatisch und realitätsnah.

 

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Eingeordnet unter Bücherschrank, Personalarbeit

Montagsimpuls: HR Manager oder doch eher Facilitator?

HR ist ein Gebiet, in dem sich viel bewegt. Das ist einer der Gründe, warum ich so gerne in diesem Bereich arbeite. Es gibt so viel zu entdecken und die Herausforderung, gleichzeitig Altbewährtes zu bewahren und Neues auszuprobieren und einzuführen, ist immer wieder spannend.

Wofür steht HR? Traditionell meint HR Human Resources, seit einiger Zeit aber auch Human Relations. Weil es um Menschen geht und darum, wie sie gut und sinnvoll miteinander arbeiten können, weil Netzwerke eine wichtige Rolle spielen, und vielleicht auch, weil „Ressourcen“ recht mechanistisch klingt.

HR soll nicht die Kuschelecke des Unternehmens sein, und Kritiker des „Human Relations“-Ansatzes werfen diesem gerne vor, die ebenfalls wichtige zahlen- und faktenbasierte HR-Arbeit zu stark in den Hintergrund zu drängen.

Aus meiner Sicht müssen sich Human Resources und Human Relations nicht ausschließen. Und da, wo Fakten regieren und Entscheidungen ausschließlich auf der Grundlage von Kennzahlen getroffen werden, täte eine stärkere Konzentration auf die Menschen, auf das H von HR, durchaus gut.

Wenn wir aber von HR als Human Relations sprechen, sollten wir uns fragen, ob die Bezeichnung HR Manager weiterhin passt. Denn Netzwerke und Arbeitsbeziehungen lassen sich nicht so einfach „managen“.

Ich möchte in Bezug auf Human Relations eher von HR Facilitation als von HR Management reden.

Es geht um

  • ermöglichen statt erzeugen
  • ermutigen statt erkämpfen
  • entdecken statt erobern
  • entwickeln statt erzwingen

Das Bild vom Gärtner kommt in den Sinn. Wir ziehen nicht am Gras, damit es schneller wächst, sondern wir unterstützen dabei, ein passendes Umfeld zu schaffen, in dem Wachstum möglich ist.

Aber ebenso wie mein Kollege Dirk Ollmann möchte ich davor warnen, in die Nanny-Falle zu tappen. HR Facilitation bedeutet nicht, alle einfach an die Hand zu nehmen und Sorgen, Nöte und Probleme fernzuhalten oder sich aufs weiche Sofa zu setzen und sich nicht (mehr) um die Themen zu kümmern, die das Business voranbringen. Aber diese Sichtweise einzunehmen und sich die Rolle als Ermöglicher wahrzunehmen und auch anderen Führungskräften und vor allem den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei zu helfen, sich auf den Weg zur Arbeit 4.0 oder 5.0 oder 5.1 zu machen, hat für mich eine Menge Charme und trägt mit dazu bei, HR weiterzuentwickeln und voranzubringen.

Was meinen Sie? Ich freue mich über Kommentare!

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Eingeordnet unter Meinung, Personalarbeit

Aus meinem Bücherschrank: Agile Teams

Geht es Ihnen auch manchmal so? Sie finden ein Buch, das interessant sein könnte, kaufen es, fangen an zu lesen und sind enttäuscht. Weil es nicht das ist, was Sie erwartet haben, weil Sie nichts Neues entdecken, weil der Schreibstil nicht „passt“ und so weiter. So ging es mir neulich mit einem Buch zur Teamentwicklung, von dem ich mir einiges erhoffe hatte und das auch gute Kritiken bekommen hat, aber mir leider gar nicht gefiel.

Um dieses Buch geht es heute nicht.

Sehr angetan war ich von „Agile Teams. Neue Herausforderungen fokussiert meistern“ von Jörg Bahlow und Gerhard Kullmann, erschienen im Business Village Verlag mit der ISBN 978 3 86980 369 2.

Mit knapp 225 Seiten und einem A5-ähnlichen Format ist es kompakt und lesefreundlich gehalten.

Im ersten Kapitel geht es um die Frage: „Was heißt agil?“. Dabei wird nicht nur auf Agilität im Umfeld der Softwareentwicklung eingegangen, sondern auch aufgezeigt, wie andere (um nicht zu sagen alle) Unternehmen von agilen Prinzipien in der Zusammenarbeit profitieren können.

Die weiteren Kapitel befassen sich mit den Grundlagen agiler Teamarbeit, mit agilen Arbeitsweisen, mit Werkzeugen und Praktiken und vielem mehr. Ein „agiler Notfallkoffer“ mit Lösungswegen für Probleme darf nicht fehlen, und obwohl man in jeder Zeile merkt, wie begeistert die Autoren von ihrem Thema sind, werden Schwierigkeiten in der Umsetzung nicht verschwiegen, und es wird auch kritischen Anmerkungen Raum gegeben.

Ein Kapitel über agiles Arbeiten und Gesundheit, geschrieben von Martin Helfer, rundet das Buch ab.

Bilder und Grafiken sind sparsam verteilt, aber gut gemacht.

Wer bereits Profi in Sachen Agilität ist, wird vielleicht die ersten beiden Kapitel überspringen wollen. Ich empfehle, sie dennoch zu lesen. Ich habe jedenfalls viel daraus mitgenommen und mich nicht gelangweilt.

Besonders gut gefällt mir, dass das Buch so praxisnah ist. Dass Workflows nicht einfach nur befolgt, sondern verstanden werden müssen, um zu funktionieren, dürfte sich so mancher Prozessmanagementguru mal auf einen Notizzettel schreiben und diesen neben den Badezimmerspiegel hängen. Dass Menschen nicht einfach durch Fehler lernen, sondern durch das Nachdenken über das Vorgehen und dessen Erfolg oder Misserfolg und dass folglich ein Meeting zur Reflektion eines Projekts keine verlorene Zeit ist, ist ebenfalls ein wichtiger Punkt, der gut herausgearbeitet wird.

Last but not least kann ich auch hier wieder den Bogen schlagen zu meinem Plädoyer, es auch mal langsamer angehen zu lassen, heißt es doch im Schlusskapitel, dass es nicht sinnvoll ist, sich zu viel vorzunehmen und Zielen hinterher zu laufen, die bei Lichte betrachtet schlicht nicht machbar sind. Weniger ist mehr, auch und gerade in agilen Teams.

 

 

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