Montagsimpuls: HR Trends und Diversity

Nun ist das „neue“ Jahr auch schon ein paar Tage alt und 2019 zu schreiben fühlt sich nicht mehr ganz so ungewohnt an.

Auch dieses Jahr hat der BPM wieder 10 HR Trends veröffentlicht. Nummer 6:

Diversity wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor

Dabei geht es nicht nur um Männer und Frauen, sondern um ein breites Verständnis von Vielfalt.

So weit, so gut. Dennoch muss ich heute unter dem Stichwort Diversity eine Männer-und-Frauen-Geschichte aus einem Unternehmen erzählen und mir ein paar Gedanken dazu machen.

Das Unternehmen ist die Tochter eines großen Unternehmens aus einem unserer Nachbarländer. Auch in Deutschland ist die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vierstellig. Mir war immer mal aufgefallen, dass es für die zentrale Niederlassung in Deutschland regelmäßige Ausschreibungen für HR Business Partner gab. Hm, dachte ich, ist die Fluktuation dort so hoch, oder wächst die Personalabteilung und bekommt mehr Aufgaben?

Dann lernte ich einen Mitarbeiter dieses Unternehmens kennen. Er ist nicht in HR und fragte mich im Verlauf unseres Gesprächs, wie lange es denn üblicherweise dauern würde, bis eine an HR gemeldete Änderung auch auf der Lohnabrechnung oder in der Akte sichtbar würde. Ich gab ihm meine Einschätzung und er erwiderte, es wäre ja schön, wenn die Kolleginnen in seiner HR-Abteilung auch professionell arbeiten würde. Das traue er ihnen jedoch nicht zu.

Das machte mich neugierig, und er erzählte mir dann, dass das Unternehmen vor einer Weile einen neuen Personalchef eingestellt hätte. Dieser hätte dann begonnen, seine Abteilung neu aufzustellen. Ältere, erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seien nun nicht mehr da; dafür bestünde die Abteilung nun aus Berufsanfängerinnen. Sein Eindruck sei, dass man diese fragen könne was man wolle, eine Antwort hätten sie nicht.

Ob es tatsächlich so schwarz-weiß ist wie es in unserem Gespräch rüberkam, weiß ich natürlich nicht. Ob die Kolleginnen wirklich keine Ahnung haben, kann ich nicht beurteilen, und glaube auch nicht, dass es so ist. Was aber klar ist: jemand, der relativ neu im Job ist, verfügt noch nicht über entsprechende Erfahrung und konnte sich auch noch kein „intuitives Wissen“ aufbauen, was über das reine Theoriewissen hinaus geht. In einem solchen Umfeld kann es schwierig sein, schnelle oder fundierte Antworten auf Fragen zu geben.

Berufsanfängerinnen und Berufsanfänger einzustellen ist wichtig. Ich arbeite sehr gerne in gemischten Teams aus „alten Hasen“ und „jungen Hüpfern“. Die Mischung macht’s. Man braucht Zeit, um sich Erfahrungswissen anzueignen. Nicht alles steht in schlauen Büchern oder ist bei eloquenten Bloggerinnen und Bloggern nachzulesen.

Wie wohl andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen aus der Geschichte über die Veränderungen denken? Ich werde es kaum erfahren. Für mich wirft die Geschichte jedenfalls Fragen auf. Kann ein solch junges Team auf Dauer funktionieren? Können sie gemeinsam wachsen und irgendwie voneinander lernen? Wäre es nicht auch eine Möglichkeit gewesen, nicht das komplette Team zu ersetzen, sondern z.B. die erfahreneren Kolleginnen und Kollegen als Mentoren für die Jüngeren zu nutzen? Was ist wohl mit dem impliziten Wissen passiert? In HR weiß man, wenn man eine Weile dabei ist, ja oft mehr über die Strukturen und Besonderheiten im Unternehmen als das, was in den Akten steht. Selten wird dieses Wissen beim Weggang von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgefragt.

Viele Fragen, die offen bleiben werden. Aber es lohnt sich, immer neu darüber nachzudenken, wie wir Diversity im Arbeitsalltag definieren und leben. Nicht nur für HR-lerinnen und HR-ler.

Kommen Sie gut in die neue Woche!

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AIDA in der Personalabteilung

AIDA. Wer denkt da nicht an Opernhäuser, Schiffsreisen, Attention-Interest-etc. oder auch Asteroid Impact Deflection Assessment. Ein wunderbares kleines Wort, das viele Bedeutungen hat.

Gestern las ich einen Artikel der t3n, in dessen Teaser es hieß, 39% der Arbeitszeit der Personaler bestünde aus Administration und für andere Dinge bliebe keine Zeit. Im Artikel selbst ging es dann um diese anderen Dinge, für die all diejenigen wenig Zeit haben, die sich an zwei von fünf Tagen mit Administration beschäftigen.

Also machen wir heute mal AIDA in der Personalabteilung: Abspecken in der Administration.

Die eleganteste Lösung ist die Anschaffung und Nutzung einer ordentlichen Software. Eine Software mit Schnittstellen für die Lohnabrechnung (und Zeiterfassung, wo nötig), die auf hiesige Bedürfnisse zugeschnitten ist. Es gibt da auch für kleine Unternehmen tolle Varianten. Noch besser ist es, wenn die Software neben den genannten Schnittstellen auch den Self-Service durch Mitarbeiterinnen und Führungskräfte zulässt. Es sollte Standard sein, dass Mitarbeiterinnen ihre persönlichen Daten (z.B. Adressänderung nach Umzug) selbst aktualisieren können und dass Urlaubsanträge nicht mehr in Papierform mit dreifachem Durchschlag in die Genehmigungsschleifen gehen müssen. Viele Prozesse der Personalarbeit lassen sich digital abbilden. Dazu gehört aber auch, dass diese Prozesse im Unternehmen definiert sind, sonst gilt leider das GIGO-Prinzip („garbage in, garbage out“, meist scherzhaft gemeint, doch mit einem Körnchen Wahrheit).

Wer keine Software anschaffen kann, muss sich anders helfen. Auch da gibt es Möglichkeiten.

Personalakte:
Weg vom Prinzip des „viel hilft viel“. Überlegen Sie, was Sie wirklich brauchen und in welcher Form. Nicht alles muss in Papierform in die Akte. Es gibt digitale Speichermöglichkeiten, die Sie nutzen können (aber bitte Regeln und Best Practices zur Informationssicherheit beachten). Entscheiden Sie, ob Sie mit einer Akte arbeiten wollen oder ob es Haupt- und Nebenakten geben soll. Entsprechend sortieren Sie die bestehenden Akten und vernichten alles, was nicht gebraucht wird. Auch wenn Sie auf Aufbewahrungsfristen achten, werden Sie vermutlich feststellen, dass Sie die Aktenberge kleiner machen können.

Laufwerke:
Hand aufs Herz, wie viele HR-relevante Ordner und Unterordner haben Sie auf Ihrem Rechner und auf den Netzlaufwerken? Wie viele davon nutzen Sie regelmäßig? Wie viele haben Sie schon vergessen (weil „irgendwo“ abgelegt oder selten gebraucht)? Schaffen Sie eine schlanke, logische Struktur, die zu Ihrem Unternehmen passt. Löschen Sie alte Versionen von Dokumenten oder stellen Sie anderweitig sicher, dass diese nicht mehr genutzt werden. Geben Sie den Dokumenten verständliche Namen und halten Sie sich an die Nomenklatur. Auch die Sucherei nach „Vertragszusatz_2018_Müller_M“ oder „M_Müller_Zusatzvertrag“ kostet Zeit und ist unnötig.

Formblätter, Dokumente, Anleitungen:
Personalarbeit beinhaltet Papierkram, ob wir wollen oder nicht. Auch hier können wir uns und den Kolleginnen die Arbeit erleichtern. Halten Sie Formulare (intern wie extern) griffbereit und stellen Sie so viele wie möglich auf allgemein zugänglichen Laufwerken zur Verfügung. Schreiben Sie verständliche Anleitungen und Nutzungshinweise, wo nötig. Wenn es im Unternehmen ein Intranet gibt, nutzen Sie dieses.

Vorbereitende Lohnabrechnung:
In vielen Unternehmen wird die monatliche Lohnabrechnung nicht inhouse erledigt, sondern durch einen Dienstleister, z.B. das Büro des Steuerberaters. Gewöhnen Sie sich an, Änderungen zu dokumentieren, wenn diese passieren. So vermeiden Sie die Hektik kurz vor dem Abrechnungszeitraum, wenn der Dienstleister „plötzlich“ alle Informationen haben möchte und Sie dann suchen müssen und am Ende auch noch etwas vergessen. Meine Erfahrung ist, dass Sie locker einen Tag Arbeit sparen, wenn Sie täglich (oder wöchentlich) Ihre Änderungsliste pflegen und nicht nur einmal im Monat. Natürlich wäre das mit einer entsprechenden Software noch einfacher, aber das sagte ich ja bereits.

Apps & Co.:
Auch wenn Sie keine HR-Software haben, nutzen Sie Onlineangebote und Apps, so oft es geht. Wenn Sie z.B. Mitarbeiterbefragungen durchführen wollen, tun Sie das nicht papierhaft. Schauen Sie sich um, was es auf dem Markt gibt und probieren Sie auch mal etwas aus.

Ich bin ein sehr strukturiert arbeitender Mensch. Administration macht mir Spaß und geht mir schnell und leicht von der Hand. Trotzdem darf das niemals Selbstzweck sein! Überlegen Sie immer, welchen Papiertiger Sie tatsächlich reiten müssen und ob es nicht auch anders geht. Wenn Sie keine Idee haben, fragen Sie ruhig auch mal die Kolleginnen. Denn die schauen nicht mit der HR-Brille und können wertvolle Anregungen geben. Sagen Sie bitte auch nicht sofort, dass etwas nicht erlaubt ist. Nicht alles, was wir noch nicht ausprobiert haben, ist verboten. Wir müssen eine ordentliche, korrekte Administration sicherstellen, gar keine Frage. Aber wir müssen unseren Tagesablauf als Personalerinnen nicht von der Administration diktieren lassen.

Mein persönlicher Zeitfresser in Unternehmen ohne entsprechende Software ist übrigens das Recruiting, genauer gesagt die Verwaltung der Bewerbungen. Wenn Sie dafür nur eine Excel-Liste haben, ist das zwar besser als nichts, Sie kommen damit aber nie so richtig in Schwung.

Wenn Sie also 2019 endlich eine Software anschaffen wollen, nehmen Sie eine, die nicht nur Administration kann, sondern auch ein gutes Recruitingmodul hat. Am Anfang braucht es etwas Zeit, bis alles läuft und die eigenen Prozesse entsprechend abgebildet sind, aber es lohnt sich.

Für Fragen, weitere Anregungen und Unterstützung beim Aufräumen kontaktieren Sie mich gerne!

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Eingeordnet unter Personalarbeit

Neues im neuen Jahr, oder bleibt alles beim Alten?

Nun ist es da, das neue Jahr. 2019. Wie lange es wohl diesmal dauert, dass ich nicht mehr 2018 schreibe?

Vielfach ist dieser Tage wieder zu lesen, dass wir nicht stehenbleiben sollen, dass wir neue Wege gehen sollen, dass das neue Jahr zu nutzen sei und möglichst viel passieren muss, weil wir ja alle so dynamisch und agil und vor allem digital sind.

Nun ja.

Ich habe zwar eine Menge Pläne für dieses Jahr und wie immer mehr Ideen als meine Tage Stunden haben, aber irre machen lasse ich mich davon nicht. Ein Schritt nach dem anderen führt auch zum Ziel, vorausgesetzt, das Ziel ist bekannt. Aber auch beim geruhsamen Schlendern ohne klare Vorstellung des Wohin lässt sich etwas entdecken.

Ich bin gespannt, was ich 2019 erleben, lernen, beobachten, beschreiben und lesen werde, wen ich treffen werde und wie sich meine neuen beruflichen Tätigkeiten entwickeln werden. Ich will versuchen, hier wieder mehr von mir lesen zu lassen und freue mich auch in diesem Jahr über Kommentare, Anmerkungen und Gedanken.

Happy new year, bonne année, gleðilegt nýtt ár 🙂

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Jahresend-Entspannung, „staade Zeit“ oder doch Abschlusshektik?

Noch eine Woche bis Heiligabend, eine weitere Woche bis zum Korkenknallen an Silvester. Die „Ich bin bereits im Urlaub“-Meldungen häufen sich.

Wie sieht es bei Ihnen aus, liebe Leserinnen und Leser? Sind Sie schon in der Entspannungsphase angekommen, oder haben Sie nach wie vor alle Hände voll zu tun?

Die Zeit auf Weihnachten hin wird in einem meiner heimatlichen Dialekte gerne als die „staade Zeit“ bezeichnet. Innehalten, sich auf die Festtage vorbereiten, Advent feiern, ganz geruhsam und mit Bedacht. Es gibt Jahre, da schaffe ich das sehr gut. Dieses Jahr war jedoch etwas mehr los. Nicht nur, dass ich „kurz vor Schluss“ noch eine berufliche Veränderung herbeigeführt habe, ich war auch musikalisch ausgesprochen aktiv und habe als Solistin und als Begleiterin eine Handvoll Konzerte gehabt. Zeit zum Durchatmen musste ich mir da bewusst nehmen, habe das aber gut geschafft.

Meist schon im November, aber spätestens im Dezember beginne ich meinen neuen Papierkalender fürs nächste Jahr zu füllen. Ich liebe meinen Taschenbegleiter. Mir hilft es bei der Planung sehr, eine Übersicht auf Papier zu haben, und für schnelle Notizen nehme ich am liebsten einen Stift und nicht das Smartphone – auch wenn es immer dabei ist.

Das Jahr 2018 ist zwar noch nicht ganz vorbei, aber ich kann jetzt schon sagen, dass es ein sehr spannendes und tolles Jahr für mich gewesen ist. Manches lief ganz anders, als ich mir das vor einem Jahr gedacht hätte, aber mit holprigen Wegen kenne ich mich ja aus. Ich bekam von unterschiedlichen Menschen Unterstützung und Zuspruch, aber auch kritische Rückmeldungen und habe fachlich und persönlich viel gelernt.

So bin ich jetzt auch gespannt auf das, was 2019 bringen wird und freue mich auf Begegnungen, Impulse und Neues.

Allen, die hier ab und zu oder auch regelmäßig reinschauen, sage ich danke fürs Lesen und wünsche für die letzten beiden Wochen des Jahres eine gute Zeit! Im Januar geht es hier hoffentlich frisch und munter weiter 🙂

 

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Eingeordnet unter Meinung

Unter 20 oder über 40? Nicht die Zielgruppe…

Aus Gewohnheit und auch aus Interesse lese ich jeden Samstag die Stellenanzeigen in unserer Lokalzeitung.

Bei manchen Formulierungen schmunzle ich, manchmal twittere ich auch darüber, so wie hier. Und manchmal muss ich heftig den Kopf schütteln und was mir durch selbigen geht, ist mehr, als die 280 Zeichen bei Twitter hergeben.

So las ich:

Wir suchen Sie für unser junges Team!

Nun ja, darüber hätte ich ja noch hinweglesen können, wäre da nicht unter „Anforderungen“ dieser Passus gewesen:

Sie sind zwischen 20 und 40 Jahre alt.

Das stand nicht in einem Nebensatz. Das stand da ganz prominent als erste Anforderungen an Bewerberinnen und Bewerber (immerhin hatte man tatsächlich gegendert).

Wir schreiben das Jahr 2018. Das AGG kommt ins beste Teenageralter und selbst besagte Lokalzeitung thematisierte dessen Inhalte bereits. Wusste dieser Arbeitgeber tatsächlich nicht, dass es „out“ ist, in Stellenausschreibeungen Altersangaben zu machen? Was ist mit dem 19-jährigen Bewerber, mit der 41-jährigen Bewerberin? Oder mit dem Bewerber, der gerade noch 40 Jahre alt ist, aber nächste Woche seinen 41. Geburtstag feiert? Was sagt das Alter dieser Personen über ihre fachliche Eignung aus?

Mit viel Wohlwollen unterstelle ich diesem Arbeitgeber eine gewisse Blauäugigkeit in Sachen Personalgewinnung. Und ich hoffe natürlich, dass man an das eigentliche Kerngeschäft nicht so naiv herangeht.

Auf die Anzeigen der nächsten Samstagsausgabe bin ich bereits heute gespannt.

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Delegating & sharing HR tasks

There are quite a lot of people who would love to get rid of the HR function – HR is perceived is being rather useless except maybe for payroll, but there are different opinions on whether payroll is part of HR at all. Most HR people I know love to see payroll as part of accounting, whereas my accounting colleagues tell me it should be part of HR. But that’s another topic.

What I want to talk about today is if and how we could delegate and share some of our HR tasks to others. I’m not an advocate for „zero HR“ because I think HR tasks and role remain, whether you have someone with „HR“ in their job title or not. And I strongly believe that we should open our doors and stop being protective of our tasks and expertise. If we want HR to be more than the internal payroll provider or compliance watchdog or even nanny department, we need to be transparent about what we do and why and how we do it.

It’s perfectly possible to involve team managers and leaders in recruiting, performance management, development and training. Bringing different viewpoints together can be very enlightening, and what good would a training concept do that has been written in the HR department without talking to people what they need? You might think it’s standard and good practice to talk to people before developing trainings and workshops, but that’s not the case everywhere.

So, make sure that you communicate with your internal customers and that you know what their challenges are. Ask them if and how they would like you to get involved. But don’t let them delegate things they don’t want to do upon you! Some leaders are eager to drop the ball and let HR pick it up when they don’t want to conduct difficult conversations with team members.

On the other hand, when it comes to delegation of HR tasks, only give away what you feel comfortable with. However, if you think you can’t delegate anything, leave your comfort zone for a while. It is worth it. Most of our colleagues trust us, so we can trust them to handle the tasks in a good way. And when I talk about delegating, I don’t mean to just give a task to someone without preparing them to deal with the task. Don’t fall into the trap of thinking that „everyone“ can do recruiting. Help leaders and team members to develop the necessary skills and to use the relevant tools. Come together and talk about and try out ways of moderating meetings, leading discussions, preparing a talk or a learning session. Help your colleagues bring in personal experiences and let them share their knowledge.

Think about what you could delegate, and then find a way to do this without putting too much additional work on someone’s desk. It doesn’t help to force a person to do overtime to work on an HR topic.

Maybe you can try and swap desks with someone for a few hours per week. While your colleague from the sales team uses 2 hours to conduct a workshop or train new team members, you could help them out by talking to clients or whatever it is that needs doing. This approach might not work everywhere and not immediately, but it’s worth giving it a try.

And who knows, you might have someone in the company who would be a great addition to the HR team and you just didn’t know about it. Or you might discover a new passion in technical support or marketing. Some people never try something new because they fear they might like it. I would like to encourage you to be open and to explore the possibilities. In my experience, you can’t lose.

Whatever the outcome, you will be richer.

Oh, and by the way, other colleagues might appreciate your work a lot more once they’ve experienced parts of it themselves. Good HR is not as simple as it seems, and by involving others and by being transparent, we can show what we’re actually doing each day and why our work is relevant. And even if the experiment results in your HR team being dissolved and the work being distributed in the company, there will still be a role for you. Don’t be afraid of this change.

Be active and curious and open those office doors.

If you like, drop me a line and tell me about your experiences. Or contact me if you would like to know more or need some nudging to start delegating.

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Eingeordnet unter Leadership, Personalarbeit

Bewerbungstipp (49): Fragen über Fragen

Dass in Vorstellungsgesprächen Fragen gestellt werden, ist allgemein bekannt. Es gibt in der Weite des Internet Sammlungen mit angeblich besonders guten oder besonders schlechten Fragen, es gibt Tipps für die besten Antworten, und es gibt, aus gutem Grund, auch Informationen zu unzulässigen Fragen.

Wer nicht erst seit gestern im Recruiting tätig ist, weiß, was gefragt werden kann und was nicht. Oder sollte es zumindest wissen.

Kürzlich war ich auf einer Veranstaltung zur DS-GVO (ja, das Thema Datenschutz ist immer noch und immer wieder aktuell). Es waren Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer anwesend, Personalerinnen und Personaler, ein paar Juristen. Eine bunte Mischung also, aber die meisten, mich eingeschlossen, zählte ich zur Gruppe berufs- und lebenserfahrener Menschen – graue Haare und Fältchen lassen grüßen.

Da sollte man meinen, es gäbe Konsens darüber, welche Fragen im Vorstellungsgespräch gestellt werden können. Doch weit gefehlt. In einem Kleingruppengespräch wurde Unverständnis darüber geäußert, dass Bewerberinnen und Bewerber zu persönlichen Themen wie Gesundheitszustand und Behinderung schweigen dürfen. Es sei ein Anzeichen von mangelndem Vertrauen, wenn jemand auf eine solche Frage nicht wahrheitsgemäß antworte.

Nun ist es in kleinen und/oder inhabergeführten Unternehmen oft so, dass man vieles von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weiß, das über rein berufliche Themen hinaus geht. In einem Familienunternehmen in meiner Region legt die Chefin großen Wert darauf, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern z.B. zum Hochzeitstag zu gratulieren – das kann sie natürlich nur, weil sie die Informationen auch hat und weil die, die dort arbeiten, nichts dagegen haben und das auch einfordern.

Trotzdem haben wir im Vorstellungsgespräch nicht das Recht, Fragen aus allen Lebensbereichen zu stellen. Oft wird der Bewerbungsprozess mit einem Flirt verglichen. Und da erzählt man ja auch nicht gleich beim ersten Date, dass man ein Morgenmuffel ist oder fürchterlich schnarcht. Wer diese Offenheit möchte und beim Gegenüber auch schätzt, darf selbstverständlich sagen, was er will, und auch auf Fragen antworten, die nichts im Vorstellungsgespräch zu suchen haben.
Aber wer nicht gleich über alles reden will, darf Dinge auch für sich behalten.

Wenn Sie sich gerade im Bewerbungsprozess befinden und Vorstellungsgespräche wahrnehmen, lassen Sie die Gespräche nicht nur im Hinblick auf die Atmosphäre und die Gesprächspartner Revue passieren, sondern auch im Hinblick auf die Art der Fragen, die gestellt wurden. Das kann in der Entscheidungsfindung hilfreich sein.

 

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