Talent hoch x?

Erinnern Sie sich noch an den „War for talents“? Irgendwie spricht heute kaum noch jemand davon – wenn, dann hören und lesen wir vom Fachkräftemangel. Aber Talente sollen immer noch gefunden und eingestellt werden.

„Darf’s auch ein bisschen mehr sein?“ ist eine Frage, die man, zumindest bei uns aufm Dorf, im Laden ab und zu mal hört (wenn die Waage mehr anzeigt als die Kundin verlangt hat). In Bezug auf Talent wird das nicht so häufig gefragt.

Einerseits sind viele Stellenausschreibungen sehr ausführlich und verlangen von einer Person so viel wie anderswo ganze Teams leisten, aber andererseits stelle ich immer wieder fest, dass „zu viel“ oder „zu unterschiedlich“ in Bezug auf Fähigkeiten und Begabungen („Talent“) nicht überall positiv gesehen wird.

„Fokussiere dich!“

„Kein Bauchladen, konzentrier dich auf eine Sache!“

„Erzähl bloß nicht zu viel von deinen anderen Themen.“

Das sind Ratschläge, die ich im Laufe der Jahre gehört habe.

Ich kann mehr als eine Sache gut. Ich bin eine, so hoffe ich, einigermaßen gute Personalerin. Ich bin aber auch eine gute Sängerin, eine engagierte Trainerin, eine begeisterte Speakerin, eine vielseitige Instrumentalistin und außerdem in der Lage, an unseren Oldtimer-LKW nicht nur einen Reifen zu wechseln, sondern auch die Ventile einzustellen und die Öl- und Kraftstofffilter zu tauschen.

Würde ich alles, was ich in meinem bunten Arbeitsleben bereits gemacht habe, in meinen Lebenslauf schreiben, dann wäre er tatsächlich länger, als ich es selbst haben möchte. Ich kann mich da durchaus fokussieren und entsprechende Bereiche mehr hervorheben und ausführlicher beschreiben als andere. Aber ich möchte nicht in einer einzigen Schublade sitzen oder mich dort hineinstecken lassen, nur weil „man das halt so macht“ oder weil „es komisch aussieht, wenn man zu viel gemacht hat“.

Es gibt Menschen, die sehr vielseitig sind. Und ich glaube, wir können von einer solchen Vielseitigkeit auch profitieren, wenn wir uns darauf einlassen. Ich will jetzt nicht das Loblied der Quereinsteiger singen, denn zu einem erfolgreichen Quereinstieg oder Umstieg gehört nicht nur, dass man dafür offen ist und sich etwas zutraut, sondern auch, dass man nicht aufhört zu lernen und dass man die Kompetenz der anderen wahrnimmt und wertschätzt und nicht gleich alles umkrempeln möchte, aber ich möchte dazu ermuntern, bunte oder zerklüftete Lebensläufe eben nicht direkt wegzulegen und statt nach einem roten Faden einfach nach verschiedenen Fäden zu schauen und dann zu entscheiden, ob die Person nicht doch etwas mitbringt, was uns in unserer aktuellen Situation weiterbringen kann.

Ich bin heute in der glücklichen Lage, dass ich fast alle meiner Begabungen ausleben und nutzen kann. Sie können mir also nicht nur bei einer HR-Veranstaltung begegnen, sondern auch bei einem Oldtimertreffen oder bei einem Konzert. Fragen Sie mir gerne im jeweiligen Thema Löcher in den Bauch. Aber fragen Sie mich bitte nicht, ob ich mich nicht lieber nur auf eine Sache konzentrieren möchte 😉

In diesem Sinne wünsche ich allen eine vielseitige und spannende Zeit und freue mich, wenn Sie wieder hier vorbeischauen.

 

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Ein paar Gedanken zu Führung

Es haben sich schon viele kluge Menschen Gedanken zum Thema Führung gemacht. Bücher dazu füllen viele Regalmeter in großen und kleinen Bibliotheken, und auch in meinen Bücherregalen findet sich einiges an Lesestoff. Und mehr als einmal habe ich hier im Blog etwas dazu aufgeschrieben, z.B. über Platzhirsche und hinkende Vergleiche oder über die Beförderung der „richtigen“ Personen.

Nun bin ich, wie manche meiner Leserinnen und Leser wissen, nicht nur Personalerin. Ich bin auch Musikerin, Sängerin, Trainerin, und Gesellschafterin einer GmbH. Gründet man eine GmbH, wird man freudig in den Kreis der IHK-Mitglieder aufgenommen. Also, meist freut sich die IHK und die Unternehmerin wundert sich, falls sie von der automatischen Mitgliedschaft noch nichts gehört hat. Also wird das Unternehmen da halt Mitglied und wenn man mag, kann man ein regelmäßig erscheinendes Magazin beziehen.

Die aktuelle Ausgabe kam letzte Woche bei uns an, und als ich das Titelbild sah, hätte ich fast meine gute Kinderstube vergessen, wie mein Tweet von diesem Tag zeigt.

Zu sehen ist eine junge Frau in dunkelgrauem Kostüm – die Haare im Nacken zum Dutt zusammengesteckt, und natürlich mit High Heels, in denen ich zugegebenermaßen keine fünf Minuten überleben würde. Sie hält einen riesigen Hammer und zielt damit auf den Kopf eines Herrn mit Brille und Halbglatze, der entsprechend erschrocken guckt. Weitere Herren sind zu sehen, ebenfalls im Boden befindlich. Teilweise schauen nur Kopf und Schultern heraus, teilweise noch der Oberkörper. Die junge Frau hat einen Gesichtsausdruck, der wohl Entschlossenheit zeigen soll.

Schlagzeile dazu:

Quote oder Selbstvertrauen – Was brauchen Frauen für den Eintritt in Chefetagen?

Mein erster Gedanke: alles, bloß nicht solche Bilder!

Mein zweiter Gedanke: wer hat sich dieses Bild ausgedacht, und vor allem, wer hat es ausgewählt und freigegeben? Hat sich überhaupt jemand etwas dabei gedacht?

Vor etwas mehr als einem Jahr hatte ich ein Bild vom Draufhauen hier im Blog. Immer feste druff? hieß im Februar 2018 einer meiner Freitagsgedanken. Aber es wäre mir nicht in den Sinn gekommen, das Draufhauen als etwas Erstrebenswertes darzustellen.

Welches Führungsbild schwebte der Redaktion des Wirtschaftsmagazins vor, als sie dieses Titelbild wählten? Welches Menschenbild hat man dort? Welches Frauenbild?

Und vor allem: warum geht es (schon wieder) darum, ob oder wie Frauen anders werden könnten oder sollten, um Führungspersonen sein oder werden zu können? Im Heft selbst wird u.a. die These vertreten, dass Frauen ja einen mehr oder weniger großen eigenen Anteil daran hätten, dass sie in der Führungsriege nicht so häufig dabei seien. Ich halte das für viel zu kurz gedacht.

Niemand ist eine Insel.

Das sagte ein von mir sehr geschätzter Vorgesetzter einmal zu mir, als wir über Führungsthemen sprachen. Niemand agiert völlig frei vom System, in dem er oder sie unterwegs ist. Welcher Führungsstil bei meinem Arbeitgeber gewollt und gefördert wird, das kann ich mir als Individuum oft gar nicht aussuchen.

Über den kleinen Unterschied und ob und was das Geschlecht mit Führungsqualitäten zu tun hat, habe ich vor einer Ewigkeit (2014) gebloggt. Heute möchte ich dazu noch eine kleine Geschichte erzählen, die ich einmal erlebt habe. Ich hatte einen erfahrenen Kollegen um Rat gebeten, weil ich das Gefühl hatte, als Führungskraft immer wieder gegen die Wand zu laufen. Ich halte mich durchaus für eine selbstbewusste Frau und kenne meine fachlichen Qualitäten recht gut. Auch weiß ich, dass ich manchen Menschen zu direkt bin und dass meine Art, schnell zu denken, nicht bei allen positiv ankommt. Wir saßen also so zusammen und ich erzählte, was mich bewegte und was ich dazu beobachtet hatte. Er hörte mir zu und sagte dann: weißt du, du bist eine unserer besten Projektleiterinnen. Du bringst alles mit, was du für den Job brauchst. Du hast Mut, du kannst entscheiden, du lässt andere teilhaben, du kennst dich mit dem Thema aus. Aber es gibt eines, was du nicht hast. Denn du bist eine Frau. Und als Frau wirst du hier bei uns nie so akzeptiert werden. Denn alles, was ich bei dir an positiven Eigenschaften wahrnehme, nehmen andere negativ wahr, weil sie diese Eigenschaften nicht als weiblich empfinden. Und deshalb wirst du hier weiterhin gegen Wände laufen, egal, wie gut du bist.

Ob er mit dieser schwarz-weißen Interpretation vollumfänglich oder auch nur zu Teilen recht hatte, weiß ich nicht. Vieles spricht aber dafür, dass es Systeme gibt, in denen Frauen so gut sein können wie es nur geht und in denen sie dennoch nicht weiterkommen. Dann aber zu sagen, Mensch, Frauen, ändert euch, schaut euch was ab, lernt, anders zu sein, das ist keine Lösung.

Quote oder Selbstvertrauen, das ist auch keine Lösung. Mit Verlaub: das ist Quark.

Eine mögliche Lösung wäre vielmehr, zu überlegen, wie wir zusammenarbeiten wollen und wie wir einander führen wollen, egal, zu welchem Geschlecht wir uns zuordnen. Frauen sind Frauen und Männer sind Männer und vor allem sind Menschen einfach nur Menschen. Mit allen Ecken und Kanten. Und wo Menschen zusammenkommen und zusammenarbeiten läuft nicht immer alles glatt.

Doch die Führungskraft (männlich, weiblich, wieauchimmer), die meint, einen großen Hammer zu benötigen, um ihren Job erfolgreich zu machen, die tut mir leid. Das ist, Quote hin oder her, jedenfalls nicht das, was ich als Führungsperson anstrebe.

Ich freue mich auf Kommentare, Zustimmung, Kritik und aufs Wiederlesen hier im Blog oder drüben bei Twitter.

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Freitagsgedanke: der nie versiegende Bewerberbrunnen?

„Tipps“ und „Insiderinformationen“ zum Thema Bewerbungen und Personalgewinnung gibt es im Netz zuhauf. Ich schreibe absichtlich in Anführungszeichen, weil es regelmäßig vorkommt, dass mich diese Beiträge kopfschüttelnd oder ein wenig ratlos zurücklassen. Denn ich gewinne den Eindruck, dass der/die Verfasser/in entweder keine Ahnung von der Praxis im Unternehmen hat, oder dass es immer noch Kolleginnen und Kollegen gibt, die glauben, dass der Bewerberbrunnen, an dessen Sprudeln sie sich über die Jahre gewöhnt hatten, niemals versiegen wird.

Oder wie soll ich mir sonst erklären, wenn ein „Blick hinter die Kulissen der Personalabteilung“ verrät, Bewerberinnen und Bewerber sollten ein „kreatives Anschreiben“ verfassen und bloß kein Standardlayout für den Lebenslauf wählen. Und sich natürlich auch niemals vertippen und vor allem aus jeder Zeile die eigene Persönlichkeit durchschimmern, nein, strahlen lassen.

Da kann ich nur ganz laut rufen: Hört auf, Euren Bewerberinnen und Bewerbern bange zu machen!

Und macht Eure Hausaufgaben!

Wer Personal sucht und auswählt, für den darf Candidate Experience kein leeres Buzzword sein. Wer Personal sucht und auswählt, sollte wissen, welche Beurteilungskriterien für welchen Teil der Bewerbung sinnvoll sind und hinter welchen Tipps nur liebgewonnene Mythen und Legenden stecken (z.B., dass jemand, der Rechtschreibfehler im Anschreiben hat, schludrig arbeitet, oder dass jemand, der seinen Lebenslauf nicht ganz individuell und in extrem seltener Schriftart gestaltet hat, ein Langweiler ist, oder dass jemand, der Handball spielt, gut im Team arbeiten kann).

Wer Personal sucht und auswählt, darf nicht davon ausgehen, dass der Brunnen heute und in drei Wochen und nächstes Jahr schon genügend Bewerberinnen und Bewerber nach oben bringt und dass sich diejenigen, die sich bewerben, doch bitteschön ganz viel Mühe geben müssen.

Wer Personal sucht und auswählt, möge aufhören, Bewerberinnen und Bewerbern Steine in den Weg zu legen, sondern möge aus diesen Steinen Brücken bauen – oder ein Viadukt oder einfach das, was die Bewerbung leicht macht. Wer sich bewirbt, gibt sich in den meisten Fällen sowieso Mühe. Da muss man nicht auch noch testen, wie leidensfähig diese Person tatsächlich ist.

Liebe Leserinnen und Leser, wenn Sie sich gerade bewerben, wünsche ich Ihnen viel Erfolg und drücke die Daumen, dass Sie auf Arbeitgeber stoßen, die sich tatsächlich über Ihre Bewerbung freuen. Wenn Sie auf der anderen Seite des Tisches sitzen, wünsche ich Ihnen ein gutes Händchen (und Köpfchen) bei der Auswahl und wenn Sie mehr wissen oder diskutieren wollen, schreiben Sie gerne einen Kommentar oder nehmen direkt Kontakt auf.

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Eile mit Weile

Wann merken Sie, liebe Leserinnen und Leser, dass Sie Personalbedarf haben? Immer dann, wenn jemand gekündigt hat? Wenn plötzlich ein zusätzliches Projekt akquiriert wurde? Wenn jemand in Rente ging? Wenn…?

Nicht alles kann ich im Leben planen, und tatsächlich ergibt sich mitunter ein zusätzlicher Personalbedarf vergleichsweise kurzfristig oder spontan. Wenn ich allerdings nur auf diesen spontanen Bedarf reagiere, habe ich mittelfristig und häufig auch kurzfristig ein Problem. Denn: oft muss es dann ganz schnell gehen. Aber dass ich die gesuchten Personen auch schnell finde, dafür gibt es keine Garantie. Und wenn ich grundsätzlich eher reaktiv unterwegs bin, dann bin ich langsam, obwohl ich doch so gerne schnell sein will und schnell sein muss.

An einem Haus in einem Dorf in meiner Gegend steht ein Spruch:

Gott schuf die Zeit. Von Eile hat er nichts gesagt.

Alle, die gerade in hektischer Betriebsamkeit Personal suchen und Druck haben, Stellen zu besetzen, werden jetzt vermutlich den Kopf schütteln und sagen: aber ich habe doch keine Zeit!

Wenn ich gerade denke, keine Zeit zu haben, kann es erst recht sinnvoll sein, einmal innezuhalten und zu überlegen, was ich tun kann und tun sollte, um mein Problem zu lösen.

Ja, natürlich will ich offene Stellen möglichst schnell besetzen. Aber wie wäre es zusätzlich mit einem Plan? Einem Plan, der aufgrund der bekannten Faktoren Hinweise darauf gibt, wie viele Stellen ich in den nächsten Monaten oder im laufenden Jahr wohl besetzen muss, und welche das sind. Dieser Plan kann Raum lassen für den „ad hoc Bedarf“, z.B. wenn eine Person kündigt – gleichzeitig ist es hilfreich, sich Gedanken zu machen, wie sich eine Kündigung abfangen lässt. Wenn ich jederzeit damit rechnen muss, dass Menschen das Unternehmen verlassen, sollte ich eine Idee haben, was diese Menschen tun, wen sie, solange sie da sind, anlernen oder fördern könnten, und welche dieser Menschen besonders schwer zu ersetzen sind. Dann werde ich auch in entsprechende Bindungsmaßnahmen investieren.

In vielen Unternehmen wird ganz viel geplant und vorbereitet und überlegt. Warum also nicht auch bezüglich des Personalbedarfs? Es muss nicht immer wie ein Regenschauer über uns kommen, dass wir rekrutieren müssen.

Und was ich dabei auch wichtig finde, ist, dass es eben nicht immer schnell gehen kann. Gerade in engen Märkten, wo es vielleicht nicht so viele Menschen mit den gesuchten Qualifikationen und/oder Erfahrungen und/oder Talent/Potenzial gibt, brauche ich zusätzliche Mittel und Wege, um geeignete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden. „Post & Pray“ bringt mich nicht weiter. Standardtexte an potentielle Kandidaten zu streuen bringt ebenfalls nur Verdruss.

Von Eile ist nicht die Rede, wenn es um den Aufbau eines Netzwerks geht. Investieren Sie diese Zeit! Machen Sie sich nicht nur über Vakanzen Gedanken, sondern auch über Talente. Vielleicht begegnen Sie heute oder morgen jemandem, der gerade nicht zu einer Ihrer offenen Stellen passt – aber was ist in sechs Monaten? In einem Jahr? In zwei Jahren? Sagen Sie nicht: „Das nützt mir jetzt im Moment nix, wenn der erst in einem Jahr mit dem Studium fertig ist.“ – ja, vielleicht nützt es Ihnen für die Vakanz, die Sie zum 1.3. besetzen sollten, nichts. Aber Sie werden später weitere Vakanzen haben. Bauen Sie Ihr Netzwerk auf, und denken Sie dabei nicht in rein zeitlichen Dimensionen. Setzen Sie die Leute nicht unter Druck, nur weil Sie selbst unter Druck stehen.

Ich mag das Bild des Grashalms, der nicht schneller wächst, wenn man daran zieht. Aber ich weiß auch, dass es im stressigen Alltag schwierig sein kann, auch Ruhe und Muße und das Warten zulassen zu können. Dennoch zeigt mir meine Erfahrung, dass es sich lohnt.

Wenn Sie Personalerin oder Personaler sind, empfehle ich Ihnen zum Netzwerken einen Blick zum Bundesverband der Personalmanager (BPM)

Dort können Sie auch Mitglied werden, wenn Sie keine Leitungsfunktion im HR inne haben – und die Möglichkeiten, sich zu vernetzen, sind vielfältig.

Und sagen Sie jetzt nicht, dass Ihnen das für die Besetzung Ihrer offenen Stellen nicht hilft – vielleicht hat eine Kollegin oder ein Kollege, den Sie beim nächsten Stammtisch treffen, gerade eine ähnliche Suche und kann Ihnen jemanden empfehlen, der bei ihm oder ihr nicht ganz gepasst hat, aber ja vielleicht bei Ihnen.

Ich wünsche bei allen aktuellen und künftigen Stellenbesetzungen viel Erfolg! Und wenn Sie mögen, hinterlassen Sie einen Kommentar oder schreiben Sie mir oder sprechen mich auf einer Veranstaltung an. Ich freue mich darauf, Sie kennen zu lernen.

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Montagsimpuls: HR Trends und Diversity

Nun ist das „neue“ Jahr auch schon ein paar Tage alt und 2019 zu schreiben fühlt sich nicht mehr ganz so ungewohnt an.

Auch dieses Jahr hat der BPM wieder 10 HR Trends veröffentlicht. Nummer 6:

Diversity wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor

Dabei geht es nicht nur um Männer und Frauen, sondern um ein breites Verständnis von Vielfalt.

So weit, so gut. Dennoch muss ich heute unter dem Stichwort Diversity eine Männer-und-Frauen-Geschichte aus einem Unternehmen erzählen und mir ein paar Gedanken dazu machen.

Das Unternehmen ist die Tochter eines großen Unternehmens aus einem unserer Nachbarländer. Auch in Deutschland ist die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vierstellig. Mir war immer mal aufgefallen, dass es für die zentrale Niederlassung in Deutschland regelmäßige Ausschreibungen für HR Business Partner gab. Hm, dachte ich, ist die Fluktuation dort so hoch, oder wächst die Personalabteilung und bekommt mehr Aufgaben?

Dann lernte ich einen Mitarbeiter dieses Unternehmens kennen. Er ist nicht in HR und fragte mich im Verlauf unseres Gesprächs, wie lange es denn üblicherweise dauern würde, bis eine an HR gemeldete Änderung auch auf der Lohnabrechnung oder in der Akte sichtbar würde. Ich gab ihm meine Einschätzung und er erwiderte, es wäre ja schön, wenn die Kolleginnen in seiner HR-Abteilung auch professionell arbeiten würde. Das traue er ihnen jedoch nicht zu.

Das machte mich neugierig, und er erzählte mir dann, dass das Unternehmen vor einer Weile einen neuen Personalchef eingestellt hätte. Dieser hätte dann begonnen, seine Abteilung neu aufzustellen. Ältere, erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seien nun nicht mehr da; dafür bestünde die Abteilung nun aus Berufsanfängerinnen. Sein Eindruck sei, dass man diese fragen könne was man wolle, eine Antwort hätten sie nicht.

Ob es tatsächlich so schwarz-weiß ist wie es in unserem Gespräch rüberkam, weiß ich natürlich nicht. Ob die Kolleginnen wirklich keine Ahnung haben, kann ich nicht beurteilen, und glaube auch nicht, dass es so ist. Was aber klar ist: jemand, der relativ neu im Job ist, verfügt noch nicht über entsprechende Erfahrung und konnte sich auch noch kein „intuitives Wissen“ aufbauen, was über das reine Theoriewissen hinaus geht. In einem solchen Umfeld kann es schwierig sein, schnelle oder fundierte Antworten auf Fragen zu geben.

Berufsanfängerinnen und Berufsanfänger einzustellen ist wichtig. Ich arbeite sehr gerne in gemischten Teams aus „alten Hasen“ und „jungen Hüpfern“. Die Mischung macht’s. Man braucht Zeit, um sich Erfahrungswissen anzueignen. Nicht alles steht in schlauen Büchern oder ist bei eloquenten Bloggerinnen und Bloggern nachzulesen.

Wie wohl andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen aus der Geschichte über die Veränderungen denken? Ich werde es kaum erfahren. Für mich wirft die Geschichte jedenfalls Fragen auf. Kann ein solch junges Team auf Dauer funktionieren? Können sie gemeinsam wachsen und irgendwie voneinander lernen? Wäre es nicht auch eine Möglichkeit gewesen, nicht das komplette Team zu ersetzen, sondern z.B. die erfahreneren Kolleginnen und Kollegen als Mentoren für die Jüngeren zu nutzen? Was ist wohl mit dem impliziten Wissen passiert? In HR weiß man, wenn man eine Weile dabei ist, ja oft mehr über die Strukturen und Besonderheiten im Unternehmen als das, was in den Akten steht. Selten wird dieses Wissen beim Weggang von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgefragt.

Viele Fragen, die offen bleiben werden. Aber es lohnt sich, immer neu darüber nachzudenken, wie wir Diversity im Arbeitsalltag definieren und leben. Nicht nur für HR-lerinnen und HR-ler.

Kommen Sie gut in die neue Woche!

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AIDA in der Personalabteilung

AIDA. Wer denkt da nicht an Opernhäuser, Schiffsreisen, Attention-Interest-etc. oder auch Asteroid Impact Deflection Assessment. Ein wunderbares kleines Wort, das viele Bedeutungen hat.

Gestern las ich einen Artikel der t3n, in dessen Teaser es hieß, 39% der Arbeitszeit der Personaler bestünde aus Administration und für andere Dinge bliebe keine Zeit. Im Artikel selbst ging es dann um diese anderen Dinge, für die all diejenigen wenig Zeit haben, die sich an zwei von fünf Tagen mit Administration beschäftigen.

Also machen wir heute mal AIDA in der Personalabteilung: Abspecken in der Administration.

Die eleganteste Lösung ist die Anschaffung und Nutzung einer ordentlichen Software. Eine Software mit Schnittstellen für die Lohnabrechnung (und Zeiterfassung, wo nötig), die auf hiesige Bedürfnisse zugeschnitten ist. Es gibt da auch für kleine Unternehmen tolle Varianten. Noch besser ist es, wenn die Software neben den genannten Schnittstellen auch den Self-Service durch Mitarbeiterinnen und Führungskräfte zulässt. Es sollte Standard sein, dass Mitarbeiterinnen ihre persönlichen Daten (z.B. Adressänderung nach Umzug) selbst aktualisieren können und dass Urlaubsanträge nicht mehr in Papierform mit dreifachem Durchschlag in die Genehmigungsschleifen gehen müssen. Viele Prozesse der Personalarbeit lassen sich digital abbilden. Dazu gehört aber auch, dass diese Prozesse im Unternehmen definiert sind, sonst gilt leider das GIGO-Prinzip („garbage in, garbage out“, meist scherzhaft gemeint, doch mit einem Körnchen Wahrheit).

Wer keine Software anschaffen kann, muss sich anders helfen. Auch da gibt es Möglichkeiten.

Personalakte:
Weg vom Prinzip des „viel hilft viel“. Überlegen Sie, was Sie wirklich brauchen und in welcher Form. Nicht alles muss in Papierform in die Akte. Es gibt digitale Speichermöglichkeiten, die Sie nutzen können (aber bitte Regeln und Best Practices zur Informationssicherheit beachten). Entscheiden Sie, ob Sie mit einer Akte arbeiten wollen oder ob es Haupt- und Nebenakten geben soll. Entsprechend sortieren Sie die bestehenden Akten und vernichten alles, was nicht gebraucht wird. Auch wenn Sie auf Aufbewahrungsfristen achten, werden Sie vermutlich feststellen, dass Sie die Aktenberge kleiner machen können.

Laufwerke:
Hand aufs Herz, wie viele HR-relevante Ordner und Unterordner haben Sie auf Ihrem Rechner und auf den Netzlaufwerken? Wie viele davon nutzen Sie regelmäßig? Wie viele haben Sie schon vergessen (weil „irgendwo“ abgelegt oder selten gebraucht)? Schaffen Sie eine schlanke, logische Struktur, die zu Ihrem Unternehmen passt. Löschen Sie alte Versionen von Dokumenten oder stellen Sie anderweitig sicher, dass diese nicht mehr genutzt werden. Geben Sie den Dokumenten verständliche Namen und halten Sie sich an die Nomenklatur. Auch die Sucherei nach „Vertragszusatz_2018_Müller_M“ oder „M_Müller_Zusatzvertrag“ kostet Zeit und ist unnötig.

Formblätter, Dokumente, Anleitungen:
Personalarbeit beinhaltet Papierkram, ob wir wollen oder nicht. Auch hier können wir uns und den Kolleginnen die Arbeit erleichtern. Halten Sie Formulare (intern wie extern) griffbereit und stellen Sie so viele wie möglich auf allgemein zugänglichen Laufwerken zur Verfügung. Schreiben Sie verständliche Anleitungen und Nutzungshinweise, wo nötig. Wenn es im Unternehmen ein Intranet gibt, nutzen Sie dieses.

Vorbereitende Lohnabrechnung:
In vielen Unternehmen wird die monatliche Lohnabrechnung nicht inhouse erledigt, sondern durch einen Dienstleister, z.B. das Büro des Steuerberaters. Gewöhnen Sie sich an, Änderungen zu dokumentieren, wenn diese passieren. So vermeiden Sie die Hektik kurz vor dem Abrechnungszeitraum, wenn der Dienstleister „plötzlich“ alle Informationen haben möchte und Sie dann suchen müssen und am Ende auch noch etwas vergessen. Meine Erfahrung ist, dass Sie locker einen Tag Arbeit sparen, wenn Sie täglich (oder wöchentlich) Ihre Änderungsliste pflegen und nicht nur einmal im Monat. Natürlich wäre das mit einer entsprechenden Software noch einfacher, aber das sagte ich ja bereits.

Apps & Co.:
Auch wenn Sie keine HR-Software haben, nutzen Sie Onlineangebote und Apps, so oft es geht. Wenn Sie z.B. Mitarbeiterbefragungen durchführen wollen, tun Sie das nicht papierhaft. Schauen Sie sich um, was es auf dem Markt gibt und probieren Sie auch mal etwas aus.

Ich bin ein sehr strukturiert arbeitender Mensch. Administration macht mir Spaß und geht mir schnell und leicht von der Hand. Trotzdem darf das niemals Selbstzweck sein! Überlegen Sie immer, welchen Papiertiger Sie tatsächlich reiten müssen und ob es nicht auch anders geht. Wenn Sie keine Idee haben, fragen Sie ruhig auch mal die Kolleginnen. Denn die schauen nicht mit der HR-Brille und können wertvolle Anregungen geben. Sagen Sie bitte auch nicht sofort, dass etwas nicht erlaubt ist. Nicht alles, was wir noch nicht ausprobiert haben, ist verboten. Wir müssen eine ordentliche, korrekte Administration sicherstellen, gar keine Frage. Aber wir müssen unseren Tagesablauf als Personalerinnen nicht von der Administration diktieren lassen.

Mein persönlicher Zeitfresser in Unternehmen ohne entsprechende Software ist übrigens das Recruiting, genauer gesagt die Verwaltung der Bewerbungen. Wenn Sie dafür nur eine Excel-Liste haben, ist das zwar besser als nichts, Sie kommen damit aber nie so richtig in Schwung.

Wenn Sie also 2019 endlich eine Software anschaffen wollen, nehmen Sie eine, die nicht nur Administration kann, sondern auch ein gutes Recruitingmodul hat. Am Anfang braucht es etwas Zeit, bis alles läuft und die eigenen Prozesse entsprechend abgebildet sind, aber es lohnt sich.

Für Fragen, weitere Anregungen und Unterstützung beim Aufräumen kontaktieren Sie mich gerne!

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Neues im neuen Jahr, oder bleibt alles beim Alten?

Nun ist es da, das neue Jahr. 2019. Wie lange es wohl diesmal dauert, dass ich nicht mehr 2018 schreibe?

Vielfach ist dieser Tage wieder zu lesen, dass wir nicht stehenbleiben sollen, dass wir neue Wege gehen sollen, dass das neue Jahr zu nutzen sei und möglichst viel passieren muss, weil wir ja alle so dynamisch und agil und vor allem digital sind.

Nun ja.

Ich habe zwar eine Menge Pläne für dieses Jahr und wie immer mehr Ideen als meine Tage Stunden haben, aber irre machen lasse ich mich davon nicht. Ein Schritt nach dem anderen führt auch zum Ziel, vorausgesetzt, das Ziel ist bekannt. Aber auch beim geruhsamen Schlendern ohne klare Vorstellung des Wohin lässt sich etwas entdecken.

Ich bin gespannt, was ich 2019 erleben, lernen, beobachten, beschreiben und lesen werde, wen ich treffen werde und wie sich meine neuen beruflichen Tätigkeiten entwickeln werden. Ich will versuchen, hier wieder mehr von mir lesen zu lassen und freue mich auch in diesem Jahr über Kommentare, Anmerkungen und Gedanken.

Happy new year, bonne année, gleðilegt nýtt ár 🙂

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